Internkontroll for barns helse og miljø – veiledning

Om internkontroll og tilsyn

Internkontroll-system er et system for å ha kontroll internt – sagt på en annen måte er internkontrollen virksomhetens tilsyn med seg selv.

Tilsyn fra miljørettet helsevern i kommunen er et «eksternt» tilsyn, og vil bl.a. vurdere hvorvidt virksomhetens internkontrollsystem er tilstrekkelig for å sikre at trusler mot barns helse, miljø og sikkerhet forebygges og - når uhellet er ute - at det avdekkes og håndteres slik at skaden blir minst mulig. 

Internkontrollen skal være systematisk  

Med systematisk mener man at den skal være helhetlig og ivareta alle sider av virksomhetens drift. Den skal ikke være avhengig av enkeltansatte, ikke bygge utelukkende på hendelser man allerede har opplevd, og ikke kun ta for seg enkelte deler av virksomheten.  

Tilpasset størrelse, egenart og aktiviteter

Internkontroll-systemet må tilpasses virksomheten. En liten familiebarnehage trenger et annet internkontrollsystem enn en stor ungdomsskole, og en skole som ligger landlig til på kysten og driver mye med friluftsliv, må ha et annet system enn en skole som ligger i bysentrum.

Ulike fagtilbud, spesialavdelinger eller linjer medfører også ulike behov i internkontroll-systemet. 

Tilpasset risikoforhold

Internkontrollen må bygge på en helhetlig gjennomgang som avdekker hvilke sider ved virksomhetens fysiske forhold, aktiviteter og drift som kan medføre risiko for barns helse og miljø.  En slik risikovurdering må gjøres av de som er nært virksomheten og kjenner til de faktiske forhold, i samråd med barn og foresatte. 

Internkontrollsystem, steg for steg:

1. Hvem er vi?

Beskrivelse av virksomheten og organisering.  

1. Hvem er eier?
2. Hvem har ansvar for hva?
   - Bygninger, uteområde, drift.
3. Hvordan kommuniserer / koordinerer vi oss?
   - Årlige/månedlige møter, seminarer, felles gjennomganger/sjekkrunder?
4. Hvem er brukerne, hva gjør vi?
   - Antall barn/elever i ulike aldersgrupper, spesielle avdelinger/linjer/fokus?)

2. Hva vil vi?

Målsetning for arbeid med helse og miljø for barna – eventuelt overordnet og mål for året.

3. Hvilke risikoområder har vi?

Systematisk gjennomgang av forhold ved virksomheten (fysiske forhold, driftsmessige forhold eller aktiviteter) som kan medføre situasjoner med helse-/miljø-/sikkerhetsrisiko for elever/barn.

Eksempler på områder som ofte kan identifiseres, er: 

• Inneklima
• Hvile/sovetid (i barnehage)
• Måltid
• Trafikksikkerhet ved virksomheten eller på utflukt
• Svømmeopplæring
• Sløydundervisning
• Matlaging, mat og helse
• Lek i akebakke
• Lek på uteområde/storefri
• Allergi, matallergi
• Turer, utflukter
• Prosjektarbeid (skole)
• Smittesituasjoner
• Brann
• Skadedyr – rotter og mus

Listen er ikke utfyllende - områdene avhenger av de faktiske forhold.

4. Hva kan gå galt?  

Dete knyttes til de ulike risikoområdene

5. Hva kan vi gjøre for å forebygge at dette skjer?  

Dette knyttes til de ulike problemene (se pkt. 4)

6. Hvis det likevel skjer, hva kan vi gjøre for å oppdage det, håndtere det og minimere skaden?  

Dette knyttes til de ulike problemene (se pkt. 4) 
Punktene 3 - 6 kan gjerne settes opp skjematisk for å holde en hovedoversikt, og eventuelt lenkes til egne rutinebeskrivelser hvis det behøves mer plass – se eksempel i tabellen nedenfor.

7. Hvordan sikrer vi at alle som skal, vet om dette?  

Rutiner for opplæring av både ansatte, vikarer og barn/elever etter evne. 

8.Hvis noe går galt eller kunne ha gått galt, hvordan fanger vi det opp?  

System for melding og håndtering av avvik.

9. Når skal systemet oppdateres, og hvordan?  

Plan for gjennomgang av systemet, oppdatering i tråd med eventuelle endringer ved virksomheten. Det bør også være en plan for oppdatering når alvorlige avvik er avdekket. 

10. Hvordan involverer vi barn og foreldre?  

Barn, elever og foreldre kan ha viktige innspill og må kunne melde fra om sine bekymringer/erfaringer og om avvik 

Eksempel

Her ser du et eksempel på hvordan oppsett punkt 3-6 for noen risikoområder og problemer kan se ut. Dette er kun eksempler, og er ikke en utfyllende liste eller fasit.

Det trenger heller ikke å bli satt opp på denne måten hvis annet system passer bedre for virksomheten.