Det har vært mulig å levere byggesøknader digitalt i flere år allerede, men nå lukkes døren helt for e-post, PDFer og brev. Kommunen har forventninger om en enklere arbeidshverdag på byggesaksavdelingens 40 saksbehandlere:
– Vi tror at dette grepet vil føre til en betydelig ressurseffektivisering i kommunen. Hver og en byggesak som til nå har kommet inn på utsiden av det digitale systemet har måttet håndteres manuelt av en saksbehandler. Det har lagt beslag på en god del ressurser i arkivtjenesten vår.
Mål om raskere saksbehandling
Bak løsningen, som rett og slett lyder navnet Byggesøknaden, står eiendomsteknologiselskapene Ambita og Norconsult Digital. Løsningen snakker sømløst med kommunens nye saks- og arkivsystem Elements, som ble levert av Ambitas søsterselskap Sikri i fjor høst.
Markus Thrygg, leder for eiendomsutvikling i Ambita, forteller hvordan Byggesøknaden fungerer:
– Enkelt forklart geleides søkeren gjennom en skjemabasert prosess der vedkommende må fylle ut en del obligatorisk informasjon. Systemet vil ikke la hen sende inn søknaden uten at all nødvendig informasjon er på plass. Dermed sikres kommunen at byggesøknadene som kommer inn er komplette. Med dette oppnås færre mangelfulle søknader, som vil spare kommune og søker for tid, ifølge Thrygg.
– Det er også en økonomisk oppside ved det her. Hver gang det har vært mangler ved innsendte byggesøknader, har vi sendt ut mangelbrev til søkeren. Nå som systemet skal luke ut slike elementære feil, sparer vi denne fordyrende prosessen, legger Bjorøy til.
Gjennomsnittlig behandlingstid på byggesak i Asker kommune er i dag seks til ni uker. KOSTRA-snittet for Asker i 2023 var 26 og 29 dager (3 uker- og 12 ukersaker). Håpet er at med den betydelige ressurseffektiviseringen, særlig på arkivtjenester, vil behandlingstiden gå ned.
– Etter to uker med nye systemer har vi ikke fått noen negative tilbakemeldinger, og det kommer stadig inn nye søknader, forteller Bjorøy.