Booking av lokaler i Asker kommune
Asker kommune har gjort mange lokaler tilgjengelige i bookingsystemet BookUp, og vi legger fortløpende ut nye. Du kan blant annet booke lokaler på innbyggertorg, selskapslokaler, idrettshaller og skoler.
Opprette personlig konto
Skal du booke lokaler på vegne av deg selv må du ha en personlig brukerkonto. Dersom du ikke allerede har en konto i vårt bookingsystem, er første steg å opprette din personlige konto.
For å opprette en personlig konto trykker du på linken under, logger inn med Vipps og fyller inn feltene med informasjon som etterspørres. Trykk så på "Lagre".
Opprett en personlig konto i utleiesystemet
Se video som viser hvordan du oppretter en konto.
Opprette konto eller booke på vegne av forening eller foretak
Skal du booke på vegne av en forening eller et foretak legger du til en konto for forening/foretak.
Det er viktig at foreninger og foretak har en egen konto og at man booker lokaler fra denne- ikke fra personlig konto. På denne måten får alle som tilhører organisasjonen mulighet til å se søknader og status.
Booke på vegne av en forening/foretak
Dersom du både har personlig konto, og en konto for forening/foretak, er det viktig at du påser at du velger riktig konto når du booker. Hvis det er andre enn deg selv som skal åpne døren er det også viktig at deres mobilnummer legges inn i bookingen, slik at alle som skal ha tilgang får SMS med digital nøkkel.
Tilgang til lokalene – digital adgangskontroll
Når du har booket et lokale og fått godkjent bookingen får du umiddelbart tilsendt en SMS.
OBS! Dersom flere skal ha tilgang til en dør i booket tid, MÅ vedkommendes mobilnummer legges til i selve bookingen som er gjort. Av sikkerhetsmessige hensyn er det ikke mulig å kun videresende SMS til andre, uten at mobilnummeret er registrert i bookingen. De vil da få beskjed om at de ikke har en gyldig booking, og ingen mulighet til å åpne døren.
Når du klikker på lenken i SMS blir du videresendt til Vipps for verifisering. Deretter vil du bli sendt tilbake til lenken som har en «åpne dør» knapp. Døren kan åpnes via lenke under hele bookingen samt 10 minutter før booket tid, og 10 minutter etter booket tid.
Hvis døren ikke åpner seg, sjekk følgende:
- Sjekk at du står utenfor riktig dør
- Har du foretatt flere bookinger må du sjekke at du bruker riktig SMS og lenke.
- Hvis det er andre enn deg som har foretatt bookingen må du kontakte disse slik at de kan gå inn i bookingen, legge til mobilnummer, og videresende SMS med lenke.
(For kulturskolens elever og foresatte har de mottatt egen veiledning for digital adgang. Ta kontakt med administrasjonen ved kulturskolen ved spørsmål).
Se video som viser hvordan du deler en digital nøkkel på en aktiv booking.
Krav til markedsføring
Hvis du bruker lokalet til en åpen aktivitet til lokalbefolkningen, som for eksempel en strikkekveld, folkemøte eller konsert, må du sørge for at flere har mulighet til å delta. Bruk aktivitetskalenderen Hva skjer i Asker for å synliggjøre det.
Husk at alt du formidler i forbindelse med leieforholdet og egen markedsføring, er ditt ansvar. Så vær nøye med rettigheter til bilder, musikk og film.
Melde ifra om avvik, feil eller mangler
Når du ankommer lokalet skal du sjekke at alt er i orden. Finner du et lokale hvor det er avvik fra beskrivelsen, feil, mangler eller hærverk, skal dette meldes fra om umiddelbart. Dette gjør du via din booking.
Dersom det ikke er meldt fra om feil eller mangler, vil siste leietaker kunne bli holdt ansvarlig for feil eller mangler som kommunen oppdager etterpå.
Se video som viser hvordan du melder avvik.
Trenger du hjelp?
Hvis du ikke finner svar på dine spørsmål, eller du trenger hjelp til å booke et lokale kan du kontakte et av innbyggertorgene.
Du finner også kontaktinformasjon for de enkelte utleielokalene i bookingsystemet.