Velkommen som bruker av Asker kommune sine lokaler. For å låne eller leie (booke) kommunens lokaler, må du lese disse retningslinjene og godkjenne dem i bookingsystemet vårt.
1. Formål
Retningslinjene viser hvilke regler Asker kommune har for lån eller leie av
kommunale lokaler i Asker. Målet er at alle Askerbøringer skal få tilgang til gode steder å møtes og delta aktivt i sitt nærmiljø. Lokalene er lokalsamfunnets felleseie, og alle skal kunne bruke dem til å skape meningsfylte aktiviteter i nærmiljøet.
2. Lokaler som kan lånes og leies
Disse retningslinjene gjelder for alle lokaler som Asker kommune låner eller leier ut.Hvilke lokaler som kan bookes framgår av kommunens bookingsystem, som finnes på https://booking.asker.kommune.no. Prinsippene i disse retningslinjene gjelder både for engangsbooking og sesongbooking. Det kan være mer spesifikke regler for bruk av det enkelte lokale. Disse framgår av bookingsystemet.
3. Prioritering og prinsipper for tildeling
- Når Asker kommune prioriterer mellom aktører som ønsker tilgang til
samme type lokale i samme tidsrom, for eksempel ved sesongtildeling, vil følgende aktiviteter og aktører bli prioritert:- Inkluderende aktiviteter som bidrar til et likeverdig aktivitetstilbud for innbyggere i Asker kommune. I kommunale lokaler skal alle føle seg velkomne og kunne delta. Likeverdig tilbud betyr at hvis flere aktører ønsker det samme lokalet, vil Asker kommune prioritere de aktivitetene som gir et større mangfold av type aktivitet eller arrangement i det aktuelle nærmiljøet.
- Aktiviteter som støtter opp under nærdemokratiet, eller bidrar til
lokalt samarbeid og frivillighet. - Aktører og frivillige fra nærområdet til det aktuelle lokalet.
- Aktiviteter som sikrer at innbyggere med ulike funksjonsnivå,
språkferdigheter og kulturell bakgrunn kan delta.
- Ved engangsbooking prioriteres den som først reserverer tid.
- Kommunedirektøren har fullmakt til å vedta mer detaljerte retningslinjer for prioritering i hvert enkelt lokale.
4. Hvem kan låne eller leie lokaler?
Arrangører deles inn i tre kategorier:
- Kommunale virksomheter
- Ikke-kommersielle aktører
- Kommersielle aktører og private arrangementer
a. Kommunale virksomheter
Kommunale virksomheter som trenger å bruke egne eller andres lokaler til aktiviteter for innbyggerne, kan gjøre det. Virksomhetene kan enten legge inn en forespørsel i bookingsystemet eller melde inn faste tider ved sesongtildeling. Bruken av lokaler for denne kategorien er gratis, med mindre lokalene er spesielt tilrettelagt for kommersielle aktiviteter. Kommunedirektøren bestemmer hvilke lokaler dette gjelder.
b. Ikke-kommersielle aktører
Kategorien omfatter frivillige organisasjoner, frivillige enkeltpersoner og grupper. Andre aktører som har sosiale og ideelle mål, i motsetning til økonomisk gevinst, kan også falle inn under denne kategorien etter en konkret vurdering. Det er avdelingen som styrer bookingen som vurderer dette. Aktørene må enten ha adresse i Asker kommune, eller hoveddelen av sin aktivitet i Asker kommune for Asker sine
innbyggere. Disse aktørene låner lokaler gratis, med følgende unntak:
- Lokaler som er spesielt tilrettelagt for kommersielle aktiviteter.
- Det er egne regler for aktiviteter på idrettsanlegg og andre flater, som omfattes av tildelt treningstid.
c. Kommersielle aktører og private arrangement
Denne kategorien omfatter aktører som drifter med mål om økonomisk gevinst, og private arrangementer som for eksempel konfirmasjon, bryllup og sosiale sammenkomst. Disse aktørene må betale for leie. For mer informasjon om hvilke lokaler dette gjelder, se informasjon i bookingsystemet. Se prislisten for mer informasjon og priser for leie av lokaler.
Unntak for privat arrangement er barnebursdager. Alle barn i grunnskolen i Asker skal ha mulighet til å feire sin bursdag gratis på sin skole.
5. Booking og søknadsfrister
Lokalene i Asker kan enten lånes fast gjennom et skoleår (sesongbooking), eller engangsbooking;
a. Engangsbooking
Dette gjøres via kommunens bookingsystem. Avdelingen som er ansvarlig for utleie av lokalet vil svare på henvendelsen så raskt som mulig. Husk å være ute i god tid. Enkeltbookinger for neste skoleår kan legges inn fortløpende etter at sesongtildelingen er gjennomført.
b. Sesongbooking (fast regelmessig lån eller leie av lokaler)
Frivillige organisasjoner, aktører og kommunale tjenester kan søke om å låne
kommunale lokaler for neste skoleår. Hva som regnes som et skoleår defineres av skoleruta for Asker kommune. Søknaden sendes via Asker kommune sitt bookingsystem. Søknadsfristen er 1. april hvert år, og endelig fordeling av tid vil være klar senest 31. mai. Fast treningstid fordeles etter Askermodellen.
6. Leietakers ansvar
Den som låner eller leier lokaler i Asker kommune forplikter seg til å følge disse
retningslinjene. Dette inkluderer følgende:
- Brannsikkerhet og HMS: Leietaker må sette seg inn i og følge brannrutiner og andre helse-, miljø- og sikkerhetsbestemmelser for det aktuelle lokalet. Utløst brannalarm med utrykning vil bli fakturert til leietaker.
- Verifisering med BankID og aldersgrense: Aldersgrense for å leie lokaler er 18 år, og det må til enhver tid være en ansvarlig person over 18 år tilstede i lokalet. Leietaker signerer avtale ved å verifisere seg med BankID.
- Økonomisk ansvar: Leietaker står ansvarlig for at lokalet ikke brukes på feil måte eller ødelegges. Dersom kommunen får utgifter til ekstra vasking, rydding, reparasjoner, utrykning av vaktpersonell eller andre, eller lignende, kan kommunen holde leietaker økonomisk ansvarlig for dette og/eller sperre leietaker for videre lån/leie av lokale.
- Feil og mangler: Leietaker må selv gå over lokalet ved overtakelse, og må melde fra om eventuelle feil eller mangler før lokalet tas i bruk. Dette gjøres direkte i bookingsystemet. Lokalet skal tilbakeleveres i samme stand som det ble overtatt. Dersom det ikke er meldt fra om feil eller mangler, vil siste leietaker kunne bli holdt ansvarlig for feil eller mangler som kommunen oppdager etterpå.
- Overholdelse av lover og regler: Aktiviteter i kommunens lokaler må
gjennomføres innenfor gjeldende lovgivning og regler gitt av kommunen. - Ikke fremleie: Det er ikke lov å leie ut lokalene videre til andre.
- Opprydning: Leietaker må selv ta med seg søppel, hvis ikke det er tilrettelagt for noe annet. Leietaker må også selv sørge for at lokalene er tilfredsstillende rengjort ved endt leie. Forlat lokalet i minst like god stand som da du tok det i bruk.
7. Krav til markedsføring
Når kommunale lokaler brukes til en åpen aktivitet til lokalbefolkningen, som for eksempel en strikkekveld, folkemøte eller konsert, skal flere ha mulighet til å delta. Leietaker må derfor legge aktiviteten inn i aktivitetskalenderen på hvaskjeriasker.no Arrangører som ønsker å bruke Asker kommunes bilder, logoer eller annet visuelt materiale, må få tillatelse av kommunen til dette, og må følge kommunens veileder for bruk av logo/kommunevåpen. Leietaker er selv ansvarlig for all formidling i forbindelse med leieforholdet og for egen markedsføring, inkludert korrekt håndtering av personvern og rettigheter til bilder, musikk og film.
8. Avvisning
Kommunen kan avvise følgende leieforhold:
- Leieforhold som ikke lar seg forene med lokalenes vanlige bruk.
- Aktiviteter som er i strid med norsk lov.
- Leietakere som tidligere har brutt disse retningslinjene eller regler gitt i
samsvar med disse retningslinjene.
9. Avbestilling
Leietaker som ikke skal bruke lokalet likevel, må avbestille lokalet i bookingsystemet så raskt som mulig. Ved sen avbestilling må leietaker betale følgende:
- Avbestilling mellom 3 og 6 uker før leiedato: 50 % av avtalt leiesum.
- Avbestilling senere enn 3 uker før leiedato: Hele leiesummen.
Leietaker som normalt skal ha lokalene gratis, må huske på å avbestille i god tid. Ved gjentatt manglende avbestilling, kan leietaker bli utestengt etter reglene i punkt 8. Asker kommune kan i sjeldne tilfeller flytte eller avlyse leieforholdet. Hvis det skjer, skal kommunen gi beskjed så tidlig som mulig, og senest tre uker før leiedato.
10. Tilgang til lokalene
Leietaker får e-post med bekreftelse på at leieforholdet er godkjent, som også inneholder beskjed om hvordan man får tilgang til lokalet. Denne informasjonen ligger også tilgjengelig i bookingsystemet. Noen dører åpnes via kode fra SMS, mens andre steder må leietaker hente nøkler for å få tilgang. Hvis lokalet har en fysisk nøkkel, må leietaker selv hente den på angitt sted og levere den tilbake etter bruk. Digitale nøkler gir tilgang til lokalet 10 minutter før leieforholdet starter. Leietaker må selv sørge for å ha reservert nok tid til å kunne rydde og sette i stand lokalet etter endt aktivitet.
11. Overnatting
Asker kommune tilrettelegger for overnatting på noen skoler eller idrettshaller. På grunn av sikkerhet kan ikke kommunen tillate overnatting i andre lokaler. Kommunen har egne regler for overnatting på kommunale skoler og idrettshaller. Det framgår i bookingsystemet hvor det er mulig med overnatting, og hvilke regler som gjelder der.