Fellesnemnda for Nye Asker vedtok i møte fredag 16. desember den overordnede planen for arbeidet framover. En første, innledende drøfting av politisk struktur for den nye kommunen sto også på dagsorden.

- Vi står nå ved en viktig milepæl. Nå begynner selve arbeidet etter at vi har brukt tid og krefter på å planlegge. Vi vet at vi med dette har satt i gang en spennende og kompleks prosess. Men vi har nå, med både styringsdokumentet og kommunikasjonsstrategien, et svært godt grunnlag for arbeidet framover, sier leder av fellesnemnda, Lene Conradi.

Når det gjelder overordnet politisk struktur for den nye kommunen, hadde nemnda en innledende drøfting. Fellesnemnda vil oppnevne medlemmer til et arbeidsutvalg som skal utarbeide et forslag som skal til høring i de tre kommunestyrene, deretter behandles i fellesnemnda og endelig vedtas der etter stortingsvedtak og kongelig resolusjon i 2017.

Planlegging nødvendig

Erfaringer viser at en god planlegging av lignende prosesser reduserer risikoen for uønskede hendelser og bidrar til at man får gjennomført tiltak på en ryddig måte. Dette gir igjen grunnlag for god medvirkning og medbestemmelse. Tidligere kommunesammenslåinger viser at manglende planlegging ofte medfører at målsettinger og gevinster ikke lar seg realisere, og at det blir behov for omorganiseringer i etterkant av fusjonsprosessen. Det overordnede styringsdokumentet legger til rette for å unngå dette.

Formålet med styringsdokumentet for sammenslåingen er å sikre politisk styring av arbeidet med å bygge en ny kommune, og at prosessen skjer i  henhold til intensjonsavtalen, kommuneloven og inndelingslova. Her foreligger også viktige milepæler for arbeidet. Styringsdokumentet revideres og behandles av fellesnemnda hvert tertial.

Saken fortsetter under bildet.

Bilde av Fellesnemnda for Nye Asker kommune.
Fellesnemnda samlet i møte 16. desember 2016.

Ulike delprosjekter, fire faser

På grunn av størrelse og kompleksitet, vil arbeidet bli organisert som et program med underliggende delprosjekter. Oppgavene som skal gjennomføres er av ulik karakter og delprosjektene fordeles i tre kategorier:

  1. Politiske delprosjekter. De politiske delprosjektenes primære oppgave vil være å utarbeide forslag til løsninger/vedtak og lage innstilling til fellesnemnda. I disse delprosjektene vil det opprettet politiske arbeidsutvalg.
  2. Delprosjekter med særskilt behov for koordinering. Arbeidet vil bli gjennomført med en tettere dialog og hyppigere rapporteringspunkter til Fellesnemnda enn de andre administrative prosjektene, samt en tettere politisk involvering.
  3. Administrative delprosjekter. Disse delprosjektene er av mer administrativ karakter, hvor fellesnemnda overlater mer av ansvaret til rådmennene. I disse prosjektene er det særskilt viktig at fellesnemnda blir jevnlig oppdatert om status og framdrift.

Det er viktig å gjøre de riktige tingene til rett tid, og det er viktig for alle involverte å vite hva som skal gjøres når. Derfor skal arbeidet foregå i ulike faser framover.

  • Fase 1: Planlegging - fram til kongelig resolusjon
  • Fase 2: Gjennomføring del 1 - vedta løsning - fra kongelig resolusjon til sommer 2018
  • Fase 3: Gjennomføring del 2  - implementere løsning - sommer 2018 - sommer 2019
  • Fase 4: Avslutning - fra tre til én kommune høsten 2019

Felles Partssammensatt utvalg (PSU)

Det var også møte i felles Partssammensatt utvalg tidlig fredag 16. desember. Blant sakene som ble drøftet der var styringsdokumentet, kommunikasjonsstrategien og rekrutteringsprosess av rådmann for den nye kommunen.

Bilde av Partsammensatt utvalg for ny kommune.
Partssammensatt utvalg, samlet til møte i Hurum 16. desember 2016.

Gruppelederforum

Fredag 16. desember ble også det første møtet i gruppelederforum avholdt. Her møtes fellesnemnda og gruppelederne i de ulike partiene i de tre kommunene. Formålet er blant annet å holde de folkevalgte/partiene i de tre kommunene løpende orientert om prosessen og sentrale problemstillinger i sammenslåingsprosessen. Videre vil det også være et forum hvor de folkevalgte kan opprette dialog på tvers av kommunene.

Det tilrettelegges her for kunnskapsformidling, dialog, informasjon / orienteringer og konsultasjon. Gruppelederforum ga blant annet en rekke gode innspill til arbeidet med fremtidig politisk struktur for den nye kommunen.