Med utgangspunkt i den politisk vedtatte intensjonsavtalen, er det utarbeidet utkast til grunnlagsdokument for administrativ organisering.

Dokumentet foreslår mål og strategier for tjenesteutviklingen i nye Asker kommune, og er utarbeidet av de administrative delprosjektene på bestilling fra prosjektrådmannen. Dokumentet vil være gjenstand for revidering og endringer før det skal drøftes ved medvirkning og medbestemmelse i februar 2018, og legges fram til politisk behandling i mars 2018.

Om utkast og prosess: Grunnlagsdokument for den administrative organiseringen i nye Asker.

Bakgrunn 

Hurum, Røyken og Asker vedtok i juni 2016 å slå seg sammen. Den nye kommunen skal være etablert 1. januar 2020, og skal hete Asker. Med 91 000 innbyggere og 6000 ansatte blir nye Asker en av Norges største kommuner. Den felles politiske plattformen for sammenslåingen er definert gjennom en intensjonsavtale mellom de tre kommunene. Intensjonsavtalen ble signert i mai 2016, og slår fast at en politisk fellesnemd skal lede arbeidet med kommunesammenslåingen fram til innbyggerne har valgt et nytt, felles kommunestyre høsten 2019. Fellesnemnda består av tre kommunestyrerepresentanter fra hver av de tre kommunene, og har som oppgave er å forberede, samordne og gjennomføre arbeidet med å etablere og bygge «nye» Asker kommune.

Prosjektrådmannen er den øverste administrative leder i nye Asker kommune, og har som hovedansvar å lede prosjektet med å bygge den nye kommuneadministrasjonen. Det er opprettet en rekke delprosjekter på politisk og administrativt nivå, i tillegg til prosjekter som involverer både politikere og administrasjon.

Det er som del av forarbeidet til byggingen av den nye organisasjonsstrukturen at de administrative prosjektene har utarbeidet sitt utkast til grunnlagsdokument.

Byggingen av den administrative organiseringen i Nye Asker

Sammen med intensjonsavtalen og styringsdokumentet definerer dette dokumentet de overordnede føringer og rammer for arbeidet med ny administrativ organisasjonsplan. Det endelige forslaget til organisering skal fremlegges i mars 2018, men et solid forarbeid er en forutsetning for å kunne gjennomføre en ansvarlig fusjonsprosess med mer enn 6000 ansatte.

Bred involvering

Dette dokumentet er grundig forankret i de tre kommunene gjennom bred involvering av medarbeidere, ledere og ansattrepresentanter. Det beskriver forslag til satsingsområder, mål og strategier for tjenesteutviklingen i nye Asker kommune. Prosjektgruppene bruker dokumentet som utgangspunkt for sin videre prosess for å foreslå administrativ organisering av tjenesteområdene.

Drøfting, medvirkning og medbestemmelse

Grunnlagsdokumentet og organisasjonsplanen skal foreligge som høringsforslag i februar 2018, og drøftes ved medvirkning og medbestemmelse med tillitsvalgte, både i medbestemmelsesmøte og i Partssammensatt samarbeidsutvalg fram til mars 2018.

Politisk behandling

Rådmannens overordnede administrative organisering med organisasjonskart skal behandles i fellesnemnda i mars 2018. Som vedlegg til organisasjonsplan vil jeg legge ved en redigert og forkortet versjon av grunnlagsdokumentet. Det vil komme endringer underveis.

Foreløpig utkast

Denne foreløpige versjonen er derfor å regne som et utkast levert til meg som prosjektrådmann. Med dette som utgangspunkt vil jeg utarbeide en revidert og endelig kortversjon som skal opp til politisk behandling. Grunnlagsdokumentet vil også være ett av flere innspill til det politiske arbeidet med kommuneplan for nye Asker kommune.

Den administrative organiseringen skal også gjenspeile den politiske organiseringen i kommunen. Derfor vil det også være nødvendig å gjøre administrative tilpasninger når den politiske organiseringen er vedtatt.

Rådmannen takker for solid arbeid!

- Jeg vil gjerne få takke alle som har bidratt i utarbeidelsen av dette dokumentet. Først og fremst til prosjektstyrene, prosjektlederne og prosjektgruppene, ledere, ansatte og tillitsvalgte. Dere har gjort et solid arbeid preget av engasjement, deltagelse og involvering. Deres innspill og kritiske blikk blir minst like viktige nå som vi går videre inn i arbeidet med administrativ organisasjonsplan.

- Så tusen takk, og lykke til videre i arbeidet med denne spennende reisen vi har begynt på.

Lars Bjerke
Prosjektrådmann