Den 8. november publiseres de eksterne evalueringene av kommunaltekniske tjenester, eiendom og brannvesen. Les rådmannens sak om beslutningsprosessen for fremtidig organisering.

Saken behandles i Fellesnemndas møte den 10. november.
Se sakspapirene her  

Prosess for beslutning om fremtidig organisering av kommunaltekniske tjenester, brannvesen og eiendomsfunksjon

Rådmannens forslag til vedtak:

1. Rådmannens redegjørelse for prosess for beslutning om fremtidig organisering av kommunaltekniske tjenester, brannvesen og eiendomsfunksjon tas til orientering.

2. Røyken og Hurum kommuner anmodes om å sende Viva IKS varsel om mulig uttreden av selskapet, med forbehold om etterfølgende politisk behandling og godkjenning av organiseringen av kommunaltekniske tjenester i nye Asker kommune.

1. Saken gjelder

Fellesnemnda må vedta organisering av tjenesteområdene kommunaltekniske tjenester, brannvesen og eiendomsfunksjonen for nye Asker. I dag organiseres disse funksjonene ulikt i de tre kommunene, og det er derfor nødvendig å bli enige om den beste måten å organisere hver av disse funksjonene på etter 1.1.2020. Beslutningsprosessen berører ikke bare de tre kommunene, men også flere selskaper organisert utenfor kommunen og nabokommuner som er medeiere i interkommunale selskaper (IKS ). Dette gjør både prosessen frem mot beslutning og gjennomføringen frem mot ny organisering komplisert.

Denne saken har til hensikt å beskrive en forutsigbar og realistisk fremdriftsplan, der flere viktige forhold ivaretas. Det ene forholdet er behovet for framdrift i selve sammenslåingsprosessen. Organiseringen av disse tjeneste - og funksjonsområdene vil ha innvirkning på den administrative organisasjonsplanen. Denne planen må være klar før rådmannen kan rekruttere sin nærmeste ledergruppe. Dette er planlagt å skje i løpet av våren 2018.

Et annet viktig forhold som må ivaretas på en god måte er involvering av berørte parter underveis i beslutningsprosessen, både i og utenfor kommunenes egne organisasjoner.

Figuren under viser rådmannens forslag til frem driftsplan for prosessen frem til vedtak om organisering av kommunaltekniske tjenester, brannvesen og eiendom i nye Asker kommune.

Tidslinje for prosess

Under følger en mer utfyllende gjennomgang av punktene i fremdriftsplanen.

Ekstern utredning/anbefaling

Som tidligere varslet har rådmannen bestilt eksterne vurderinger med faglige råd om hensiktsmessig og anbefalt organisering på de tre tjenesteområdene. Disse rapportene blir publisert på nye Askers hjemmesider 8. november.

Informasjonsbrev

I forbindelse med offentliggjøringen av rapportene vil rådmannen informere fellesnemnda, felles PSU, delprosjekt A/P 3 «EIS» samt ledelsen i de berørte selskapene og for de berørte kommunale enhetene i eget informasjonsbrev.

Medbestemmelse

Rådmannen forutsetter at ledere for de berørte enhetene, både i og utenfor egen organisasjon, ivaretar arbeidsgivers plikt etter lov og avtaleverk om å informere egne ansatte og involvere tillitsvalgte i den pågående prosessen.

De berørte selskapene og kommunale enhetene vil bli bedt om å gi sine innspill til anbefalingene gitt i de eksterne rapportene. Fristen for dette er satt til 29. november 2017.

Orienteringssaker

Rådmannen vil legge frem egen sak for behandling i felles PSU og fellesnemnda 15. desember. Saken vil sammenfatte utredningsrapportene, samt rådmannens foreløpige vurderinger av hvordan overnevnte tjenester bør organiseres i nye Asker. Saken vil bli lagt frem til orientering i delprosjekt A/P 3 «EIS» 11. desember.

Varsel om betinget oppsigelse

Asker og Bærum brannvesen IKS og Viva IKS er interkommunale selskaper med flere eiere, herav flere av nabokommunene til nye Asker. Fellesnemndas beslutning om fremtidig organisering av brannvesen og kommunaltekniske tjenester kan innebære at nye Asker kommunen ønsker å trekke seg ut fra ett eller begge disse IKS-ene. Oppsigelsesfristen nedfelt i selskapsavtalene for begge selskapene er 2 år, gjeldene fra 1. januar påfølgende år. De øvrige eierkommunene må derfor varsles innen 31. desember 2017, dersom vedtatt fremtidig organisering i nye Asker skal gjelde fra 1.1.2020.

Fellesnemnda vil imidlertid treffe vedtak om dette først i sitt møte 14. februar 2018. Rådmannen foreslår derfor at man innen utgangen av året sender de berørte nabokommunene varsel om mulig uttreden, betinget av den etterfølgende politiske behandlingen. Rådmannen understreker at dette på ingen måte er en forskuttering av fellesnemndas konklusjon om organisering. Det er kun å anse som en formell fristavbrytelse.

Formannskapet i Asker kommune har allerede gitt fullmakt til å varsle uttreden til forhandlingsutvalget som skal i dialog med Bærum kommune om muligheten for å videreføre Asker og Bærum brannvesen IKS (se avsnitt brannvesen i punkt 2. nedenfor).

Sak til formannskapene og kommunestyrene

Rådmannen legger fram egen sak til behandling i de tre formannskapene 23. januar som går videre til kommunestyrene 30. januar. I saken vil rådmannen redegjøre for sin foreløpige vurdering av fremtidig organisering for de tre tjenesteområdene.

Rådmannens innstilling i saken

Rådmannens vil legge fram egen sak med sin endelige innstilling om fremtidig organisering av de tre tjenesteområdene for endelig behandling i felles PSU og fellesnemnda 16. februar. Saken vil bli lagt frem til orientering i delprosjekt A/P 3 «EIS» 7. februar.

2. Bakgrunn for saken

I intensjonsavtalen punkt 7.5 «Eierskapspolitikk» står det at det skal gjøres en gjennomgang av kommunenes selskaper og ulike typer interkommunale samarbeid i perioden fram til ny kommune. I tillegg skal det utarbeides en felles aktiv og profesjonell eierskapspolitikk med tydelig styring av kommunale selskaper og foretak.

Etter en nærmere gjennomgang, er det noen sentrale drifts - og tjenesteområder som er vitale for en sikker drift og tjenesteproduksjon i den nye kommunen. Disse områdene er brannvesen, eiendom, IKT, kommunaltekniske tjenester og kemneren. Fellesnemnda har fulgt opp dette gjennom sitt mandat til delprosjekt A/P 3 «Eierskap og interkommunale samarbeid», hvor det plant annet står ( sak 14/17 ): «Utrede endringer i selskapsstruktur/samarbeid. Kommunen har ulik organisering av den kommunale tjenesteproduksjonen. For tjenester som har en ulik organisering, skal det foretas en gjennomgang med hensyn til fremtidig organisering med virkning fra 2020. Følgende områder er så langt aktuelle:
a. Felles brannvesen
b. Eiendom
c. IKT
d. Kommunaltekniske tjenester
e. Kemner»

Det er også bestilt eksterne utredninger på de overnevnte områdene, unntatt for kemner. Hensikten med utredningene er et faglig uavhengig råd, som en del av et kunnskapsgrunnlag, når ny fremtidig organisering skal besluttes.

Under følger en kort beskrivelse av hvordan de fem overnevnte tjenestene er organisert i Hurum, Røyken og Asker kommuner i dag.

Kommunaltekniske tjenester

Kort oppsummert er de kommunaltekniske tjenestene i dagens Asker kommune organisert som en del av kommunens egen virksomhet, under tjenesteområdet kultur og teknikk. I januar 2015 inngikk Røyken og Hurum et samarbeid med Lier kommune og opprettet selskapet Vestviken interkommunale vei, vann og avløpsselskap (VIVA IKS). I tillegg er Røyken og Hurum medeier i Renovasjonsselskapet for Drammensregionen (RfD IKS), som ivaretar avfallshåndtering gjennom innsamlings- og behandlingskontakter.

Eiendom

Eiendom er organisert ulikt i de tre kommunene. Oppsummert er eiendomsfunksjonen i dagens Asker organisering i en del av kommunens virksomhet, mens Hurum har organisert et kommunalt foretak, Hurum eiendomsselskap KF. I Røyken er den største delen av kommunens eiendomsforvaltning organisert i to Aksjeselskap; Røyken Eiendom AS (REAS) som er et ikke kommersielt sels kap som eier, forvalter, drifter og vedlikeholder bygg til kommunale foretak, og Røyken eiendomsutvikling AS (REU) som er et kommersielt selskap som kjøper, utvikler og selger tomter/bygg, hvor utbytte går til kommunen.

Brannvesen

Asker og Bærum har et interkommunalt samarbeid om felles brannvesen (Asker og Bærum brannvesen IKS). Røyken brann - og redningstjenester og Hurum brannvesen er organisert som kommunale virksomhet i de respektive kommunene. Det er utarbeidet en rapport som har til hensikt å vær e et kunnskapsgrunnlag i den videre behandlingen av fremtidig brannordning for nye Asker kommune. Rapporten ble presentert for fellesnemnda 20. juni. I tillegg er det bestilt en ekstern vurdering som skal gi et faglig råd for hensiktsmessig organisering av brannvesenet i nye Asker. I etterkant av rapporten har Bærum kommune tatt initiativ til forhandlinger om fremtidig brannvesen mellom Bærum og dagens Asker kommune.

På bakgrunn av dette opprettet formannskapet i Asker et forhandlingsutvalg, hvor Lene Conradi (fn), Leif Frode Onarheim (fn) og Marianne Riis Rasmussen (fn) er valgt som medlemmer fra Asker ( sak 103/17 ). I tillegg ble Håvard Vestgren (fn) valgt som observatør for Røyk en og Hurum i fellesnemndas møte 13. oktober (se protokoll fra møte).  

IKT

Dagens Asker kommune har organisert sine IKT-tjenestene som en den kommunale virksomheten. Kommunestyret i Hurum vedtok å si opp avtalen om vertskommunesamarbeid med Lier kommune om Hurum og Lier IKT - tjeneste med virkning innen 1.1.2018 (Sak PS 42/2017 ). Som en følge av dette, drøfter administrasjonen i Hurum og Asker en formalisering av et felles samarbeid om kommunenes IKT-tjenester fram til 1.1.2020.

Røyken kommune har organisert sine IKT tjenester i et interkommunalt samarbeid med Drammen, Sande, Svelvik og Nedre Eiker, etter kommuneloven § 27 (D - IKT). Drammen, Svelvik og Nedre Eiker skal slås sammen til nye Drammen, mens Sande skal slå seg sammen med Hof og Holmestrand. Røyken kommune skal behandle sak om Røykens fremtidige deltagelse i D-IKT, i november 2017. I saken innstiller rådmannen i Røyken at kommunen bør trekke seg ut av D-IKT, og heller inngå i et samarbeid med Asker og Hurum kommuner. Bakgrunnen for rådmannens anbefaling er en helhetsvurdering av risiko og sårbarhet i den forestående digitaliseringsprosessen som nye Asker kommune står ovenfor. For å redusere risikoer knyttet til IKT og digitalisering i sammenslåingsprosessen, bør en eventuell alternativ organisering av IKT, utenfor kommuneorganisasjonen, foretas etter at sammenslåingen er gjennomført og den nye kommunen er oppe og går.

Kemner

Asker kommune ivaretar sine kemnerfunksjoner gjennom Kemneren i Asker og Bærum. Røyken og Hurum har tilsvarende samarbeid med Sande, Svelvik og Drammen under navnet Kemneren i Drammensregionen. Administrasjonen i nye Asker har sendt en likelydende forespørsel til begge de overnevnte kemnerkontorene, og spurt om deres innspill om hvor kemnerfunksjonen i nye Asker bør ligge. Kemneren i Aske og Bærum har svart at de er positive til å overta kemnerfunksjonen for nye Asker, og at skatteoppkreverfunksjonene i Røyken og Hurum kan overføres tidligere enn 1.1.2020, hvis ønskelig. Kemneren i Drammensregionen stiller seg også positive til henvendelsen, men de komme tilbake med sine vurderinger når fellesnemnda i nye Drammen har avklart fremtidig eierskap og interkommunale samarbeid. Rådmannen vil komme tilbake til spørsmål om kemneren når svar fra Kemneren i Drammensregionen foreligger.

3 . Rådmannens vurdering

Rådmannen har i saken skissert en stram fremdriftsplan for å få vedtatt en fremtidig organisering av de tre viktige tjenesteområdene kommunaltekniske tjenester, brannvesen og eiendomsfunksjonen. Slik rådmannen ser det er det viktig å få dette på plass, slik at øvrige prosjekter som er avhengig av disse tjenestenes organisering kan komme videre i sine prosesser. Det er dessuten viktig for de mange berørte ansatte, både i og utenfor egne organisasjoner, at beslutningsprosessen ikke dras ut i tid. Prosessen berører også nabokommunene våre som deleiere av selskaper, og også disse eierkommunene ønsker å få en endelig avklaring.

Rådmannen vil komme tilbake med forslag om hvordan fellesnemndas endelige vedtak om fremtidig organisering av tjenesteområdene kommunaltekniske tjenester, brannvesen og eiendomsfunksjonen skal implementeres. Eventuelle endringer i forhold til dagens organisering vil innebære virksomhetsoverdragelse etter arbeidsmiljøloven for berørte ansatte.

Det er viktig at alle berørte ansatte blir godt ivaretatt gjennom hele prosessen, og at arbeidsmiljølovens bestemmelser om informasjon og drøftelse med de ansattes tillitsvalgte blir ivaretatt, slik at de ansatte får relevant informasjon om alle viktige beslutninger som angår dem.

Lars Bjerke
Prosjektrådmann