En rekke nye fagsystemer skal tas i bruk som følge av at vi blir ny kommune. Noen kommer på plass i løpet av høsten, mens andre vil drøye til ut i 2020 før de er på plass. Her kan du finne fremdrift og opplæringsplaner for de ulike systemene.

Generelt om opplæring

Det er ikke planlagt opplæring for ansatte som kjenner systemer fra "gammel" kommune (gjelder innenfor medborgerskap, bibliotek, kulturskole, samfunnstjenester).

Der det har vært tidlig start av enkelte systemer - noe som har gitt tidlige kurs og mange er derfor ferdig.

Det legges ekstra vekt på nye, store og omfattende systemer – Public 360 (nytt saksbehandlingssysten), Vigilo oppvekstsystem, Lydia for eiendomsforvaltning og ulike politikerløsninger. 

Overgang til ny kommune i praksis

PC ‘en må settes opp på nytt for at den skal komme inn i nye Askers løsninger. Dette vil bli organisert av IKT Asker og du vil motta informasjon om hvordan dette vil foregå i forkant av overgangen.

Allerede nå kan du forberede deg på endringen, ved å sikre at det ikke er lagret informasjon som du trenger i nye Asker lokalt på din PC ( C:\ , eller i Mine dokumenter). Når din PC settes opp på nytt slettes alt på lokal PC.

Dette vil følge prosessen med etablering av virksomhetene i nye Asker. Det er flere virksomheter som samles før 1. januar, og for en del av disse vil maskiner og ansattkontoer flyttes inn i nye Asker. Fra midten av november begynner arbeidet med å flytte e-post fra gammel kommune til Asker kommune. Når e-posten er flyttet vil den ansatte kunne motta e-post sendt til gammel og ny adresse, men kun kunne sende fra @asker.kommune.no selv om man formelt fortsatt jobber i Hurum eller Røyken.

Ansatte som ikke omfattes av det som står over vil også få endringer. Det kommer nye systemer som forutsetter at ansatte har en e-postadresse i nye Asker. Derfor blir e-postadressen for nye Asker opprettet for alle ansatte i Røyken og Hurum. Dette skjer også i midten av november. Denne adressen vil være virksom ved at e-post som kommer til denne adressen sendes videre til hoved e-postadressen til den ansatte i Røyken og Hurum.

Data som ligger på hjemmeområdene (H:\ i Røyken og U:\ i Hurum) samt alle fellesområder blir overført til nye Asker.

Skolene flytter relevant data over til felles team disk i Google

Hva bør jeg gjøre for å forberede meg?

De fleste av oss tar vare på mye unødig e-post og filer for å være på den sikre siden. Mye av denne informasjonen skulle vært arkivert som en del av saksbehandling. Derfor bør alle ansatte rydde i egen e-post og filer:

  1. Gå igjennom e-post for å sikre at viktig dokumentasjon blir overført til kommunens system for saksbehandling.
  2. Vurder deretter hva du trenger av all e-posten for å få gjort jobben din i nye Asker kommune. Slett det du ikke trenger.
  3. Gå igjennom ditt personlige filområde så du sikrer at det ikke ligger informasjon der som skulle vært dokumentert.
  4. Rydd og slett gammel informasjon som ikke lenger er relevant. Det er spesielt viktig å slette gamle bilder og video da dette tar mye plass.

Status og opplæringsplaner fagsystemer


Klikk i bildet for å få en større versjon.

E-læringsguider

Her finner du alle e-læringsguider som er opprettet for ulike kurs og funksjoner.

Opplæringsplan for Public 360

  • Klasseromskurs for ULIKE roller i uke 46, 47, 49 og 50. Kursene holdes av leverandør.
    Påmelding i Obisoft.
  • Politisk sekretariat har startet produksjon i Public 360. To workshop'er ble gjennomført i september.
  • Det er gjennomført eget opplegg for saksbehandlere som skal skrive saksframlegg til første politiske møter.
  • Etter 1. januar 2020: Superbrukere og Dokumentsenteret holder kurs.
  • E-læring tilbys som supplement til klasseromskurs.
  • Ingen får tilgang til Public 360 uten å ha gjennomført kurs!

Mer om Public 360

Les mer om hva Public 360 er, hva det skal brukes til og hvem som skal bruke det på egen nettside her.

Opplæringsplan Documaster (Arkiv)

  • Kun noen få arkivarer på Dokumentsenter og noen få på IKT som skal bruke løsningen. Opplæring av disse vil bli gitt løpende/ved behov av leverandør/systemansvarlig.

Regnskapssystem - UBW/Agresso 

Kursplan eies av Økonomi og regnskap etter avtale med prosjektets eiere

  • E-handel
    • Kurs for innkjøpere fra Røyken og Hurum avholdes i september og november på Kunnskapssenteret
    • Kurs for anvisere fra Røyken og Hurum avholdes i desember på Kunnskapssenteret
    • E-læringsguider ligger i Obisoft
  • Nye brukere i UBW/Agresso
  • Regnskapsmedarbeidere med behov for opplæring
    • Hovedsakelig ansatte fra Hurum som trenger ekstra opplæring. De vil fra høsten 2019 jobbe ukentlig med regnskapsoppgaver i Agresso

Opplæring i personalsystem - HRM

  • Lønnsmedarbeidere - Visma kurs og sidemannsopplæring (september - november). Samlokalisert i Hurum fra september
  • Nye brukere - ledere med personalansvar
    • Innkalles til obligatorisk kurs 19., 20. og 21 november på Kunnskapssenteret i Asker
  • Eksisterende brukere - ledere
    • Tilbys kursing etter kritisk periode av sammenslåing (fra 1.kvartal 2020)
  • E-læringsguider
    • Alle skal over på web-løsning, slik at også eksisterende brukere må forventes å ha behov for noe støtte. Vismas egne e-læringsguider er anskaffet og vil bli tilgjengeliggjort i HRM-løsningen.

Opplæringsplan i turnussystem (Gat)

  • Informasjonspakke for kursing og oppgaveliste i forbindelse med overgang ble sendt til virksomhetsledere og avdelingsleder i august
  • Aktuelle virksomhetsledere og avdelingsledere får opplæring / deltar i workshop i uke 48 (25. - 29. november) på Kunnskapssenteret i Asker. Alle skal lage vaktkoder og legge inn arbeidsplaner
  • Produksjonsettes (delvis) etter uke 48 - ekstra vedlikehold for avdelingene frem til 01.01.2020

Klikk her for å melde deg på til kurs i Gat.

Opplæring i Tidregistrering - TidBank

  • For ansatte med fleksibel arbeidstid - kursbehovet er vurdert som begrenset
    • Enkel og intuitiv løsning for brukere, videreføres som den er. Integrasjoner planlagt til 2020
    • Superbrukere bistår sin avdeling ved oppstart
  • Kurs superbrukere
    • Systemansvarlig gir opplæring/oppdatering når superbrukere er identifisert (oktober/november)
  • Nye ledere
    • Superbruker bistår ved behov
    • Systemansvarlig bistår ved behov

Her finner du e-læringsguide.

Opplæring i rekrutteringsløsning (Webcruiter)

I forbindelse med kommunesammenslåingen innføres Webcruiter som nytt rekrutteringssystem for ansettelser til nye Asker kommune. Webcruiter planlegges implementert i november 2019.

  • Ved alle ansettelser med oppstartdato f.o.m. 01.01.20 skal det nye rekrutteringssystemet benyttes.
  • Ansettelser med oppstartdato i 2019 skal gjennomføres i eksisterende rekrutteringssystemer i de tre kommunene.

Opplæringen er planlagt gjennomført i to deler:

  • Del 1: Visning og gjennomgang av systemet.
  • Del 2: Workshop hvor den enkelte leder kan få bistand i bruken av verktøyet ut i fra individuelt behov.

For ledere med ansettelsesmyndighet som forventer å rekruttere til stillinger med oppstart i løpet av 1. kvartal 2020, settes det opp opplæring i nye Webcruiter fra oktober 2019. Del 1 må gjennomføres før påmelding på del 2. Del 2 er i oppstartsperioden forbeholdt de som har reelle stillinger som skal utlyses innen 1 måned.

Påmelding gjøres i Obisoft:

Ledere i Røyken og Hurum må benytte følgende lenker for påmelding i Obisoft:

Deretter vil det jevnlig bli satt opp flere opplæringer utover våren 2020.

Opplæringsplan for kompetansesystemet (Obisoft)

  • Integrasjon mot HRM - overføring av ansatte inn i Obisoft i november / desember
  • Nye ledere/ledere fra Røyken og Hurum - fleksibelt kursopplegg - klasseromskurs med workshop (Asker, Hurum og Røyken)
  • Kursing starter hovedsakelig i februar 2020, men systemansvarlig tilrettelegger hvis det er behov tidligere
  • E-læring for ansatte, ledere og kursholdere

Klikk her for å melde deg på til kurs i Obisoft.

Opplæringsplan for kontraktssystem / anskaffelser (Contiki)

  • Målrettet kommunikasjon mot aktuelle brukere
  • Proffbrukere og ledere kurses i februar 2020 (påmelding i Obisoft)
  • Kursing av øvrige brukere (faggruppemedlemmer, kontraktsoppfølgere, med flere) kurses i mars / juni 2020
  • E-læringsguider vurderes

Opplæringsplan for nytt kvalitetssystem (Simpli)

Det nye kvalitetssystemet består av tre moduler

  • Verktøy for å registrere og behandle avvik og forbedringer
  • Verktøy for å analysere og håndtere risiko og muligheter
  • Beskrivelse av kommunens prosesser og rutiner

Hvis du vil ta en titt, se her: https://sharepoint.asker.kommune.no/sites/SimpliAK/Manage/default.aspx
(Alle medarbeidere i Nye Asker skal ha tilgang, men hvis du har problemer kontakt Johan Frantsvåg på e-post: Johan.Frantsvag@asker.kommune.no)

Verktøy for å registrere og behandle avvik og forbedringer:
Askerdialogen og avvikshåndtering i Compilo vil bli erstattet av et nytt verktøy avviksbehandling fra og med 1.1.2020.

Det er behov for følgende ferdigheter:

  • Alle medarbeidere skal kunne rapportere hendelser, avvik eller forbedringsforslag.
  • Alle ledere skal kunne saksbehandle og følge opp saker i avviks og forbedringssystemet.

Med ledere mener vi virksomhetsledere og avdelingsledere og evt. andre som behandler avvik i dagens avvikssystem.

For ledere er det satt opp kurs i Obisoft (varighet 1,5 t)

  • 13. og 15. november på Kunnskapssenteret
  • 19. og 21. november i Kommunestyresalen i Røyken
  • 26. november i Storsalen i Hurum
  • 2. og 12. desember på Kunnskapssenteret

Meld dere på kurset Avvikshåndtering i nytt kvalitetssystem via Obisoft sammen med eventuelle avdelingsledere og andre som behandler avvik i dagens avvikssystem.

For medarbeidere generelt er det ikke vurdert at det behov for klasseromsundervisning og det vil bli laget e-læringsguide som beskriver hvordan man melder avvik og forbedringer.

Verktøy for å analysere og håndtere risiko og muligheter:

  • Opplæring vil bli gitt på nyåret

Prosesser og rutiner

  • Det jobbes i høst med å beskrive og harmonisere prosesser.
  • Det er satt ned arbeidsgrupper på tvers av tidligere kommunegrenser som jobber med å beskrive de nye prosessene.
  • Opplæring vil bli gitt på nyåret.


Klikk i bildet for å få en større versjon.

Opplæringsplan Vigilo

  • Mesteparten og kurs og workshops er gjennomført på våren
  • Kurs for SFO, samt noen funksjonskurs på barnehage og skole i høst
  • Kursene er holdt som klasseromskurs av leverandør.
  • Workshopene er holdt på datarom/klasserom av systemansvarlige og superbrukere.
  • Nye workshop ved behov – mer aktuelt etter utsatt start
  • Train the trainer prinsipp: Alle enheter sender ressurspersoner på kurs - som kurser videre på sin enhet
  • Opplæring må være gitt før ansatt skal bruke systemet.
  • Det er laget opplæringsfilmer og kursmateriell som barnehagene og skolene har tilgang til
  • Påmelding til kurs via Google skjema
  • Kommunikasjon og support: Workplace barnehage, workplace skole, egen nettside, kundesupport hos Vigilo


Klikk i bildet for å få en større versjon.

Opplæringsplaner innen Velferd

  • HsPro helsestasjonFor det meste ferdig. 
  • HsPro Familie, miljø og nettverkstjenester Ikke avklart hvilke datoer, men det blir i forbindelse med oppstart i februar 2020 
  • SocioOpplæring ferdig
  • Gerica: Seks opplæringsdager for Hurum i sept – kunnskapssenter
  • Visma Fly/Vo (kjent i Hurum og Røyken, nytt i Asker): Ikke avklart, men ønsker å være i gang fra nyttår, så man må regne med å få opplæring for Asker i løpet av høsten 2019.
  • Visma Familia - kjent i alle kommuner
  • Visma SamPro - kjent i alle kommuner

 


Klikk i bildet for å få en større versjon.

Opplæringsplan LYDIA

  • Grunnopplæring: september til oktober
  • Opplæring i spesialfunksjoner: oktober – januar
  • Opplæring tilpasses til OU-prosess og avklaring av nye arbeidsprosesser
  • Til sammen 13 kurs og 2 workshops i tidsrommet 24. sept. – 15. jan.