Velkommen tilbake fra ferie! Håper alle har hatt en herlig sommerferie, fått slappet av og ladet batteriene. Denne høsten blir å regne som en siste innspurt i et maraton, så nå er det mye som skal på plass før vi en én samlet og ny kommune.

En del av dere er fortsatt engasjerte i sammenslåingsprosjekter som pågår, og mange av dere skal bidra som valgmedarbeidere ute i valglokalene den 9. september. Takk til dere alle for meget god innsats. Her er en kort oversikt over hva som venter oss utover høsten:

Politisk

Fellesnemnda har tre møter igjen før det nye kommunestyret konstitueres den 15. oktober.  Valgdagen er som sagt den 9. september, og de som velges inn som kommunestyrerepresentanter skal gjennomføre et eget program med folkevalgtopplæring.

Administrativt

De største prosessene vi jobber med for tiden er kommuneplanens samfunnsdel, handlingsprogram og budsjett.

Lokaliseringsprosjektet jobber nå med å kvalitetssikre og avklare behov for forberedelser av lokalene som skal brukes. Innen utgangen av oktober skal det foreligge endelige avklaringer om lokaler, logistikk og flytteplaner. De nye lokalene skal oppfylle formelle krav og være arealeffektive, med en nøktern standard. Asker kommune er parallelt i dialog med CityCon, som eier Trekanten senter. Kommunen ønsker å samle flere administrative tjenester og fagmiljøer i en ny «kommunegård» med nærhet til Asker sentrum, kollektivknutepunktet og rådhuset. Det pågår nå en reguleringsprosess og dette kan eventuelt la seg realisere om 5 – 7 år.

I etableringen av ny organisasjon er det viktig at enkelte administrative støttefunksjoner kan begynne å arbeide sammen så snart som mulig. Dette drøftes fortløpende i rådmannens ledergruppe. Det forutsetter at nye lokaler er tilgjengelige for de administrative støttefunksjoner som dette gjelder. Ledergruppen vurderer hvem som kan flyttes på før nyttår, og hvem som må vente til første halvår av 2020. Lønn og Arkiv og informasjonsforvaltning er i prosess for flytting og samlokalisering fra høsten 2019. Det planlegges for flytting av de øvrige i 2020. 

Tjenestene, forvaltningen og publikumsrettede funksjoner skal drives i de respektive kommunene fram til nyttår, og disse skal derfor vente med å berøres til etter årsskiftet. Omlegging av disse tjenestene vil gjøres i 2020 i tråd med flyttelogistikken for resten av organisasjonen og i påvente av ferdigstilling av lokaler. Det vil komme en egen flytteplan med rekkefølgeordning og logistikk i 2019.

Nye Innbyggertorg:

Rådmannen legger fram en egen sak om de nye innbyggertorgene for fellesnemnda 13 sept. Innbyggertorgene er et av kommunens viktigste satsingsområder og virkemidler for å sikre at kommunen kan yte god service og være til stede nær der innbyggerne bor. I 2020 vil vi prioritere etableringen av innbyggertorg i Hurum og Røyken først, med Tofte, Sætre og Slemmestad. Det planlegges trinnvis utvikling av Tofte, der vi starter med å etablere prosjektkontor. I Slemmestad etableres et midlertidig innbyggertorg inntil det permanente etter planen ferdigstilles i 2023. I tillegg vil Heggedal innbyggertorg være ferdigbygd og etablert i 2021. De øvrige innbyggertorgene er estimert etablert innen utgangen av 2023.

Ansettelsesstopp:

Nye Asker har de siste årene vurdert alle nyansettelser ved hjelp av et partssammensatt omstillingsutvalg. Dette utvalget har vurdert om stillinger kan lyses ut eller ikke, og vurdert intern og/eller ekstern utlysning. Formålet har vært å redusere overtallighet av ansatte i kommunen. Det vil fortsatt være behov for å ha styring og kontroll med antall årsverk i den nye kommunen, for å ivareta kommunens egne ansatte og sikre en riktig dimensjonering av enhetene i den nye organisasjonen. Rådmannen vurderer å iverksette ansettelsesstopp fra 1. januar 2020 fram til den nye organisasjonen har satt seg og vi ser alle konsekvenser av sammenslåingen.

Innplassering, arbeidsavtaler og lønn i ny organisasjon:

Alle virksomhetsledere og avdelingsledere er som kjent allerede på plass, og alle ansatte skal nå ha fått beskjed om hvor de innplasseres i den nye organisasjonen. Denne informasjonen skal være gitt i linjeorganisasjonen før sommerferien. Lønnsoppgjøret gjeldende fra 1. mai 2019 gjennomføres på ordinær måte i Røyken, Hurum og Asker kommuner. Det er utarbeidet nye lønns- og stillingsbestemmelser i kapittel 4 for den nye kommunen. Ansatte vil i september motta brev om virksomhetsoverdragelsen, og ny arbeidsavtale eller vedlegg til nåværende arbeidsavtale vil alle ansatte få senest i løpet av januar 2020.

IKT og digitalisering:

Digitaliseringsprosjektet har forberedt de nye systemene slik at de kan tas i bruk i løpet av høsten 2019. Det er viktig at dette planlegges godt og gis nødvendig opplæring, og at det er tilgang på tilstrekkelig brukerstøtte og bistand ved overgangen for å innføre de nye systemene. Prosjektet vil ta ansvar for en koordinert implementering i samråd med direktørene på tjenesteområdene. Kommunen har også en beredskap og backup dersom det forekommer avvik eller driftsforstyrrelser under implementeringen.

Ikke glem de gode ferieminnene fra i sommer, de kan komme godt med som fine avbrekk i en ellers hektisk hverdag som kommer fort på oss nå.

Vi ønsker hverandre en god og produktiv høst!

Med vennlig hilsen

Lars Bjerke

Rådmann