Lokaliseringsprosjektet har nå overlevert sin delrapport for fase 1 til ledergruppen i nye Asker. Utfyllende informasjon følger i dette nyhetsbrevet, sammen med beslutninger fra ledergruppen gjort 08. oktober

Viktig å vite:

  • Det kommer en detaljert flytteplan i løpet av desember, for alle virksomheter og avdelinger som skal flyttes – inndelt i kvartalsvis fremdriftsplan for hele året 2020. Det er mange avhengigheter, noen må ut der andre skal inn, og enkelte lokaler må oppgraderes. MERK: Det er ikke slik at alle skal flytte eller samlokaliseres allerede ved nyttår! Flyttingen vil foregå i henhold til logistikkplan utover hele 2020.
  • Det utarbeides en mobilitetsplan som kommer på nyåret. Den skal ivareta en rekke hensyn, blant annet parkering, sykkel, kollektivt og kommunens klimafotavtrykk.

De som flytter før jul:

  • Lønn (allerede flyttet til Sætre, se under)
  • REAS og REU (skal til Røyken Næringshage, se under)
  • Arkiv og informasjonsforvaltning (skal til Røyken rådhus i november)
  • Byggesak og juristene (skal til Knud Askersvei 20, som er innflyttingsklar fra uke 42)
  • Administrative tjenester flytter inn i Asker rådhus i oktober/november

Arkiv og informasjonsforvaltning kan ikke fullt ut samlokaliseres i Røyken rådhus før byggesak har flyttet ut derfra.

Oppsummering av rapport fra Lokaliseringsprosjektets fase 1:

lokalisering_rapport1.JPG

Formålet med arbeidet i denne fasen har vært å gjennomgå arealbehov og illustrere løsningsalternativer som ivaretar de prioriterte og berørtes behov, samt ivaretar føringer i mandatet og beslutningsnotatet om endelig lokalisering.   

Oppdrag for Lokalisering – Gjennomføring

Fase 1: Mulighetsstudie Lokalisering – Gjennomføring:

  1. Utarbeide prinsipper og standard for lokalene som skal bygges om
  2. Utarbeide mulighetsstudier for ombygging
  3. Kostnadsestimering
  4. Finne egnede lokaler til berørte, men ikke prioriterte områder; ref. punkt 4.3.
  5. Utarbeide tidsplan for flytting
  6. Budsjettering og finansieringsløsning
  7. Forhandling leiekontrakter (eksterne lokaler)

Lokaliseringsprosjektet skal først og fremst ivareta organisasjonens behov for samlokalisering i forbindelse med etableringen av ny kommune fra 1.1.2020. På forholdsvis kort sikt (ca 5-7 år) er det planer for etablering av en ny kommunegård i Asker sentrum hvor mange av virksomhetene vil bli samlokalisert. Det vil derfor være uhensiktsmessig å tilrettelegge eksisterende lokaler utover å ivareta kapasitet og forskriftskrav. Den samme problemstillingen gjelder Bankbygget som vil kunne bli transformert i forbindelse med sentrumsutviklingen i Sætre.

Sideprosjekter

Mobilitetsprosjektet

Det er stort fokus på parkeringsbehov.  Det ble derfor meldt inn behov for å etablere et eget delprosjekt som jobber spesielt med dette.   Delprosjekt mobilitet skal gi innspill til rådmannens ledergruppe om hvilke prinsipper som skal gjelde for å løse mobilitetsbehovet ved lokalisering av kommunale arbeidsplasser i nye Asker. Delprosjektet skal også peke på mulige løsninger/tiltak for gjennomføring. Prinsippene og tiltakene skal både ha et kort og et langt perspektiv.  Sideprosjektene ombruk og mobilitet vil ikke avlevere sine fullstendige delrapporter før 1.1.2020.

Ombruksprosjektet

Det er tidligere inngått avtale med «GreenStock» om bruk av digital plattform for registrering av produkter (møbler, kontorskillevegger, dører, belysningsarmaturer, mv).  Det har vært engasjert 2 studenter som har registrert og lagt inn produktdokumentasjon.  Planen er at det også vil bli utarbeidet en sluttrapport som dokumentasjon på arbeidet, inklusiv miljøeffekt.
https://www.asker.kommune.no/nye-asker-kommune/aktuelt-nye-asker-kommune/asker-satser-pa-ombruk/

Flytteprosjektet

Relokator as har bistått i å planlegge avhengigheter, vurdering av bistand ifm flytting, behov for transittlokaler, samt flyttebudsjett. Det legges til grunn at ansatte skal utføre ned og oppakning av alt flyttegods og IT-utstyr selv. Videre er det beregnet minimalt med støtteressurser fra ekstern leverandør til forberedende og etterarbeid grunnet kostnadsfokus.

Lokalisering før årsskiftet

Lønn samlokalisert i Sætre:

Ansatte i lønningsavdelingene ble samlokalisert i Hurum rådhus, Sætre, i september som planlagt.  Inntil videre har de flyttet inn i kontor i 3.etasje, men flytter etter hvert internt til permanente lokaler i 2.etasje.  NAV Modus ble engasjert til selve flytteprosessen.  De tilbakemeldingene som har vært gitt, har vært entydig positive.

Arkiv og informasjonsforvaltning samlokaliseres i Røyken rådhus:

Arkiv og informasjonsforvaltning skal etter planen samlokaliseres i underetasjen i Røyken rådhus ila oktober.  Arbeidene med å ferdigstille lokalene rapporteres å gå etter planen.  Det har vært enkelte utfordringer knyttet til informasjon internt i Røyken rådhus, samt utfordringer knyttet til behov for sikker nettilgang ifm intern rokkering.  Disse erfaringer tar vi med oss i det videre arbeidet.

REAS og REU til Næringshagen ved Røyken rådhus:

Siden etablering av innbyggertorg i nye Asker er prioritert, er det viktig å få samlokalisert NAV Hurum med hhv NAV Asker og Røyken slik at 1.etasje i Hurum rådhus kan bygges om.  Det er tidligere besluttet at NAV skal ha 3 etasjer i Spikkestadveien 90.   REAS og REU flytter derfor ut av 3.etasje i Spikkestadveien 90 til Næringshagen ved Røyken rådhus i månedsskiftet oktober/november. 

Ansatte i VIVA:

Siden VIVA as oppløses fra nyttår og ansatte tilhørende nye Asker overføres, må det prioriteres etablering av arbeidsplasser for disse.  En mulighet vil være at de tillitsvalgte samlokaliseres i 2./3.etasje Gamle Borgenvei 4-6 slik at arbeidsplasser på Jørgenløkka frigjøres.

Transittlokaler

I delprosjektene som har behov for større ombygninger, har det blitt fremmet et behov for transittlokaler i ombyggingsperioden. Disse transittlokalene er ikke definert, og omfanget av behovet er fortsatt uavklart.  Lokaliseringsprosjektet har vurdert at det kan være behov for å videreføre leien av prosjektkontoret med ett år, til 31.12.2020.  Bakgrunnen for dette er særlig innmeldt behov for et sentralt transittlokale for (deler av) Medborgerskap i en ombyggingsperiode av kulturhuset. 

Skilting av formålsbygg:

Det er vedtatt en visuell identitet for nye Asker som ble vedtatt i fellesnemda i juni.  Prinsipper og prosess for implementering har vært behandlet i rådmannens ledergruppe, og som hovedprinsipp ligger ansvaret i linja. Skilting av kommunale bygg er viktig del av den visuelle identiteten.  Ledergruppen har ønsket at skilt på formålsbygg skal være på plass innen 1.1.2020.  

Lokaliseringsprosjektet skal, i samarbeid med EDF, HEKF og REAS, levere en oversikt over aktuelle bygg. Kommunikasjon leverer designplan for hvordan de ulike byggene skal skiltes.

Lokaler til berørte parter:

  • NAV-Modus eller Hjelpemiddeltjenesten foreslås flyttet til i Gamle Borgenvei 4-6 (Asker Produkts lokaler som fraflyttes i desember 2019).  Totalt areal er 1 575 m², ikke kostnadsvurdert. Må vurdere kostnader og behov for oppgradering i egen mulighetsstudie.
  • Tillitsvalgte foreslås flyttet til og samlokalisert i Gamle Borgenvei 4-6, 2./3.etasje.
  • Arealer til Praktisk bistand foreslås oppretthold i Jørgensløkka 66, samt i Røyken rådhus.
  • Helse rehabilitering og mestring (administrasjon) foreslås flyttet til Gamle Borgenvei 4-6, 2./3.etasje.
  • Tjenester til personer med funksjonsnedsettelse er foreslått lokalisert på Erteløkka.
  • Kvalitet og forvaltning samlokaliseres i Lensmannslia 4, 4.etasje, med Tjenester for mindreårige flyktninger og Integrering og migrasjonshelse.
  • Hjemmetjenesten fire avdelinger:
    • Vollenveien 1
    • Åsveien 5, Sætre
    • Hyggenveien 35
    • Ikke inngått leieavtale.  Det jobbes med dette alternativet.

 

Rådmannens ledergruppe 08. oktober

Ledergruppen har mottatt rapporten og sluttet seg til forslaget til lokalisering og kostnadsvurderinger for de aktuelle tjenestene, med følgende presiseringer:

  • Lokalisering av Samfunnstjenester: De ulike alternativene utredes nærmere, og nytt forslag legges frem for ledergruppen i slutten av oktober.
  • Knud Askers vei 24: Det gjennomføres en ny vurdering av kostnader, standard og omfang knyttet til ombyggingen, med mål om å ta ned kostnadene. Nytt forslag legges frem for ledergruppen i slutten av oktober.
  • Erteløkka 7/9: Det legges opp til en ramme for ombyggingen på inntil 7 mill. kroner.
  • Strøket 9/prosjektkontoret: Forslaget om å forlenge leieavtalen vurderes nærmere, og må sees i sammenheng med behovet for å betjene publikum i den perioden hvor biblioteket skal bygges om.
  • Gamle Borgenvei 4 og 6: Det utarbeides en mulighetsstudie om fremtidig bruk av bygget etter at Asker Produkt har flyttet ut, og denne legges frem for politisk behandling. Bygget eies av pensjonskassen.

Kostnader til ombygging flytting finansiers i hovedsak ved omdisponering av avsatte drifts-  og investeringsmidler i tjenesteområdene og felles ressurser eiendom. Det bevilges egne midler i budsjettet for 2020 til de tre nye innbyggertorgene Tofte, Sætre og Slemmestad.