Nyhetsbrev til alle ansatte i Hurum, Røyken og Asker: Kjære alle sammen. Nå er det igjen tid for å orientere om hvor langt vi har kommet - og hva som skjer fremover i forberedelser og planlegging av nye Asker kommune.

Vi er godt i rute med arbeidet. Utgangspunktet for arbeidet er intensjonsavtalen og styringsdokumentet, sammen med de formelle og lovpålagte regler som gjelder ansatte i store endringsprosesser i kommunal virksomhet. Medbestemmelse i alle faser ivaretas gjennom samarbeid med tillitsvalgtapparatet og i tråd med regelverk.  

Vi har en meget kompetent prosjektorganisasjon som har fått oppgaven med å utrede både politiske og administrative oppdrag, og som sørger for medvirkningsprosesser med ansatte og tillitsvalgte.  Som mange kjenner til, sitter prosjektlederne samlet på prosjektkontoret ved Kulturhuset i Asker sentrum. Her sitter også de tre rådmennene én dag i uka.

Jeg minner også om at hovedkanalen vår for samlet informasjon om alt som skjer i forbindelse med prosjektet, er nye Askers nettsider: www.nyeasker.no . Her kan du følge med på fremdriften, på aktivitetene, de politiske prosessene og hvilke saker som er til behandling i fellesnemnda.

I dette nyhetsbrevet ønsker jeg å gi alle en tidslinje for hovedaktivitetene i det videre arbeidet: hva skjer, når det skjer og noen av de viktigste prinsippene som gjelder de ansatte i endringsprosessen.

Vi er fortsatt tidlig i prosessen og må ta forbehold om at det kan skje endringer. Husk likevel at:

1. Denne kommunesammenslåingen vil berøre ansatte i ulik grad:
Kun ca. 20 prosent vil være direkte berørt, ved at de enten får ny stilling, andre arbeidsoppgaver, annen organisasjonsenhet eller annen lokalisering. De som blir direkte berørt, er stillinger innen administrasjon og ledelse, og stillinger eller funksjoner som det finnes to eller tre like av. De fleste, ca. 80 prosent av de ansatte, vil ikke bli direkte berørt, fordi de innplasseres i den samme stedbundne tjenesten som i dag (barnehager, sykehjem, skoler mm).

2. Ingen mister jobben som del av sammenslåingsprosessen:
Ved etableringen av den nye kommunen skjer det en virksomhetsoverdragelse hvor alle ansatte i de tidligere kommunene overføres til den nye kommunen. Ingen ansatte blir sagt opp i forbindelse med kommunesammenslåingen. De ansatte mister heller ikke sine lønns- og arbeidsvilkår. Det kan imidlertid bli endringer i arbeidsoppgaver og arbeidssted for enkelte.

3. Omorganisering skjer kun på direktør- og virksomhetsledernivå fram til 2019:
I første omgang skal det etableres en overordnet organisasjonsplan som definerer rådmannens toppledergruppe (kalt «direktører» i Asker og «kommunalsjefer» i Røyken og Hurum) i den nye kommunen. Deretter skal virksomhetsledernivået (kalt «enhetsledere» i Røyken) defineres. Alt dette skjer i løpet av 2018.  Ansatte under virksomhetsledernivå vil ikke bli berørt før i 2019, når innplassering i arbeidssted og stillingsoppgaver er definert. Det vil kunne bli aktuelt å foreta organisasjonsendringer tidligere for de som jobber sentralt i administrasjon og ledelse i de tre kommunene.

Milepæler i sammenslåingsprosessen

Sammenslåingsprosessen er inndelt i fire faser, med følgende milepæler:

1: Forberedende fase

November 2017: Grunnlagsdokument med mål og retning
Fram til november er vi i den forberedende fasen, der ti administrative prosjekter forbereder byggingen av nye Asker. Deres hovedoppgaver er å innhente tilstrekkelig kunnskap om de tre kommunene til å utarbeide et grunnlagsdokument som beskriver mål og retning for tjenesteutvikling og fremtidig administrativ organisering. Representanter for de ansatte (tillitsvalgte) sitter både i styrene og i arbeidsgrupper i disse prosjektene. Grunnlagsdokumentet skal leveres til fellesnemnda i november 2017.

November 2017 – februar 2018: Avklaring av selskaper og interkommunale samarbeid:
Det er vedtatt at selskaper innenfor følgende områder skal utredes om fremtidig organisering: Eiendom, brann, kommunaltekniske tjenester, IKT og kemneren. I midten av november vil det foreligge eksterne utredninger av disse selskapene. Disse rapportene vil danne grunnlag for den videre prosessen, som skal behandles i kommunene og til slutt avgjøres i fellesnemnda innen februar 2018.

2: Organisasjonsplan

Februar – mars 2018: På bakgrunn av grunnlagsdokumentet skal de ti administrative prosjektene levere sine forslag til organiseringen av tjenesteområdene i nye Asker. Prosjektene leverer sine forslag innen februar 2018. Derfra skal det fra rådmannen utarbeides forslag til en organisasjonsplan med organisasjonskart for rådmannens toppledergruppe og stillingsbeskrivelser til disse. I organisasjonsplanen ligger også tjenestenes geografiske plassering og dimensjonering. Dette høringsforslaget skal drøftes ved medvirkning og medbestemmelse med tillitsvalgte, både i medbestemmelsesmøte og i Partssammensatt samarbeidsutvalg. Rådmannens overordnede administrative organisering med organisasjonskart skal være behandlet i fellesnemnda i løpet av mars 2018.

3: Rekruttering

April – juni 2018: Rekruttering av rådmannens toppledergruppe
Organisasjonsplanen skal være behandlet og ferdigstilt innen mars 2018, slik at rekrutteringsprosessen for toppledernivået kan starte. Rådmannens toppledergruppe (direktører/kommunalsjefer) skal rekrutteres innen juni 2018.

Sommer - desember 2018: Rekruttering av virksomhetsledere
Når rådmannens toppledergruppe er rekruttert, vil man bruke tiden fra sommeren til årsskiftet med rekruttering av virksomhetsledere/enhetsledere. I denne fasen skal man også forberede, samordne og klargjøre IKT-systemer, og sikre at eventuelle nye lokaler blir klargjort for innflytting.

4: Bemanning og innflytting

Januar 2019 – våren 2019: Bemanning av øvrig organisasjon
Når den nye organisasjonen er definert og ledelsen er rekruttert, vil man kunne påbegynne bemanning av øvrig organisasjon. Dette innebærer også den fysiske innflytting i ny kontorplassering for de som skal bytte arbeidssted. Dette arbeidet er ventet ferdigstilt våren 2019. Det siste drøye halvåret fram til formell etablering av den nye kommunen brukes til nødvendige avviklingsprosesser for de tre kommunene og etableringsprosesser for den nye.

Se også: Omstillingsavtalen     :Kontakt en tillitsvalgt

 

Status for de politiske og administrative prosjektene

Politiske prosjekter: Møteplan for høsten 2017 finner du på prosjektenes nettsider. Møtene er åpne for publikum.

Administrative prosjekter:
Digitale Asker2020:
• Valg av systemportefølje for nye Asker: Prosjektet Digitale Asker 2020 har evaluert de digitale løsningene i de tre kommunene. På bakgrunn av evalueringen har prosjektet anbefalt hvilke av disse løsningene som skal benyttes i den nye organisasjonen. Anbefalingen er besluttet av programledelsen (prosjektrådmann og rådmennene i Røyken og Hurum). Se presentasjon på nye Asker sine hjemmesider for mer detaljer.
• Det anskaffes i disse dager ny felles digital løsning for intern samhandling og kommunikasjon. Utlysning ligger ute på Doffin. Oppstart av innføring er satt til november/desember.
• Det er besluttet en felles digital investeringsportefølje fra 2018. Denne skal innrettes mot gjennomføring av digital aktivitet i nye Asker. Investeringer godkjennes av prosjektstyret for Digitale Asker 2020 og programledelsen.
• IKT i Asker kommune forbereder seg på å overta driften av digitale løsninger i Hurum kommune. Overtakelse vil etter planen skje i løpet av 2017.                                                                                                                                                                                           

Viktige datoer fremover

• 15. september – møte i fellesnemnda, se sakspapirer.
• September 2017 – Kongelig resolusjon (Kongen i statsråd godkjenner formelt at Hurum, Røyken og Asker kommuner får slår seg sammen til en kommune). • November 2017 – Prosjektene leverer grunnlagsdokument til fellesnemnda. • 1. februar 2018 – Prosjektene leverer organisasjonsplan.

Hilsen Lars Bjerke
Prosjektrådmann
Nye Asker kommune
www.nyeasker.no