Kjære alle ansatte. Vi er godt i gang med planlegging av nye Asker kommune. Mange store og viktige forutsetninger har blitt avklart og vedtatt – og som er avgjørende for å tilrettelegge arbeidet med innplassering av ansatte i den nye kommunen, når tiden er inne.

De mest avgjørende forutsetningene er:

Ansette toppledere i nye Asker

Rekrutteringen av de syv direktørene til toppledergruppen er i gang. Lars Joakim Tveit er ansatt som organisasjonsdirektør og Per Morstad som samfunnsutviklingsdirektør. De vil delta i planleggingen av den nye kommunen, men fortsetter som rådmenn i sine kommuner frem til 1.januar 2020. Når det gjelder de fem ytterligere direktørstillingene, er fire direktørstillinger lyst ledige for ansatte i rådmennenes ledergrupper, mens direktør for medborgerskap er utlyst eksternt, fordi dette er en ny og helt unik stilling som vi ikke har i dag.

Ny arbeidsgiverenhet

Vi skal sørge for at de ansattes rettigheter og plikter blir ivaretatt, vi skal gi god informasjon, sikre medvirkning og medbestemmelse og skape best mulig forutsigbarhet for ansatte som blir berørt.  Derfor skal vi opprette en HR-enhet for nye Asker som skal være i drift allerede til høsten. HR-enheten skal ivareta arbeidsgiverområdet med tilhørende prosesser som berører ansatte i basiskommunen og i selskapene. Rådmannen vil følge opp og revidere omstillingsavtalen i samarbeid med de tillitsvalgte og konkretisere arbeidet i en omstillingsveileder for fusjonsprosessen. 

Endring av organisering som berører selskaper

Fellesnemnda har vedtatt å avvikle Røyken Eiendom AS, Hurum Eiendomsselskap KF og VIVA IKS (interkommunalt selskap for vei, vann og avløp). I tillegg er det vedtatt at Røyken brann og redning og Hurum brannvesen samorganiseres med Asker og Bærum brannvesen IKS. Nye Asker kommune som arbeidsgiver skal søke å likebehandle alle ansatte som blir berørt av fusjonsprosessen i selskapene og i basisorganisasjonen, så langt lov og avtaleverk tillater dette. Gjennomføringsplan for omorganisering av tjenester i disse selskapene, må sees i sammenheng med gjennomføringsplan for organisering av tjenester som i dag er i basisorganisasjonen i de tre kommunene. Gjennomføringsplanen vil bli utarbeidet når direktørene for de respektive tjenesteområdene er ansatt.

Administrativ organisering av tjenesteområdene

I løpet av mai vil alle de nye direktørene være ansatt og arbeid med å vurdere den administrative organiseringen i tjenesteområdene starter. Etter at virksomheter og enheter er definert vil rådmannen drøfte dette med tillitsvalgte og deretter endelig beslutte den administrative organisering av samtlige tjenesteområder. Dette er grunnlaget for å kunne starte rekruttering og innplassering av virksomhetsledere og mellomledere. Det vil kunne bli aktuelt å overføre hele virksomheter eller enheter fra de nåværende kommunene direkte inn nye Asker kommune. Som grunnlag for denne prosessen ligger reglene om virksomhetsoverdragelse i arbeidsmiljøloven. Det er gitt en jobbgaranti i omstillingsavtalen til alle fast ansatte, men noen vil måtte få nye stillinger, arbeidsoppgaver og arbeidssted. Prosessen med rekruttering og innplassering av virksomhetsledere og mellomledere starter høsten 2018.

Nye lokaler

Det er satt i gang et eget lokaliseringsprosjekt for å utrede behovet for nye lokaler på kort og lengre sikt. I første omgang skal det avklares hvilke administrative funksjoner som skal legges til de tre rådhusene. I tillegg skal lokalisering av syv innbyggertorg, NAV-kontorene, brukertorgene og plan- og bygningstjenestene vurderes.  Nærmere plassering av driftsstasjoner for eiendom og kommunaltekniske tjenester i den nye kommunen skal også vurderes. Det skal utarbeides en konkret fremdrifts- og innflyttingsplan når det gjelder alle disse virksomhetene.

Harmonisering av tjenester og ressursfordeling

Økonomi, bemanning, tjenestestandard og dekningsgrad er ulik i de tre kommunene i dag. Målet er at nye Asker skal tilby samme kvalitet og standard på tjenester uavhengig av hvor man bor i kommunen. Vi har foretatt en foreløpig kartlegging og vil arbeide videre for å utarbeide felles standard, tjenestenivå og ressursfordeling. Vi vil ta i bruk nasjonal tjenestekatalog som et elektronisk verktøy i dette arbeidet. Vi vil også utrede nødvendige overgangsordninger og tilpasninger slik at prosessen kan gjennomføres på en akseptabel og formålstjenlig måte.

Nye delegeringsreglementer

Den nye kommunen skal ha reglementer og rutiner i tråd med lover, forskrifter og politiske vedtak. Fellesnemnda har fått sitt reglement og oppdrag fra de tre kommunestyrene – og de har behandlet og vedtatt reglement for rådmannen og hans fullmakter og myndighet. Nå skal det utarbeides nye delegeringsreglementer for tjenesteområdene, som blir fortløpende oppdatert i tråd med vedtak og lov og forskriftendringer.

Gevinstrealisering

Fellesnemnda har vedtatt å legge FNs bærekraftsmål til grunn for planlegging og bygging av den nye kommunen, som den første av norske kommuner. De 17 bærekraftsmålene er globale, men nasjonale, regionale og lokale myndigheter er gjensidig avhengige av hverandre og må ta sin del av ansvaret ved å utvikle demokrati, samfunn og tjenesteutvikling for å oppnå de langsiktige målene. Sammen med norske myndigheter som Utenriksdepartementet (UD), Kommunal og regional departementet (KMD) og kommunenes arbeidsgiver- og interesseorganisasjon (KS) skal vi utarbeide en metodikk for å måle ønsket effekt og resultater av utviklingsarbeidet vårt. Vi gjennomfører ståstedsmåling i 2019, og gjentar målingene i 2022, 24 og 26. Vi vil også inngå avtale om følgeforskning, slik at vi kan lære underveis i prosessen og gjøre forbedringer og justere kurs om nødvendig.

Stor satsing på digitalisering

Intensjonsavtalen sier at digitalisering og IKT skal være et høyt prioritert satsingsområde for den nye kommunen. Dette er en avgjørende faktor for at sammenslåingsprosess mellom de tre kommunene skal bli vellykket – og med stor risiko. Derfor må vi finne den rette balansen mellom stabil drift på den ene siden og digitalt løft og utvikling på den andre siden. Det er spesielt etablering av felles arkitektur, infrastruktur og teknisk plattform som er kostnadskrevende. Mens vi drifter nåværende kommuner, skal felles IKT-porteføljen på over 100 IKT-systemer etableres. Vi har satt av hele 101,5 millioner til dette, fordelt på 61,0 mill. i 2018 og 40,5 mill. kroner i 2019. Investeringsomfanget er ambisiøst, men nødvendig for å sikre den digitale gjennomføringen, samtidig som digitale tjenester skal leveres til de tre kommunene frem til sammenslåingen er gjennomført.

Nytt felles lederutviklingsprogram i 2019

Vi er i gang med å forberede et stort organisasjons - og ledelsesutviklingsprogram for nye Asker. Målgruppen er direktører og virksomhetsledere /seksjonsledere og avdelingsledere, i alt ca. 300 ansatte. Hovedmålet for programmet er å bygge felles identitet og kultur i nye Asker, hvor samspillet mellom ledere og medarbeidere er sentralt og skal bidra til en innovativ, dynamisk og lærende organisasjon. Programmet gjøres i samarbeid med direktoratet for IT og forvaltning (Difi), som har ansvaret for modernisering av offentlig sektor.

Samarbeid med folkevalgte og tillitsvalgte

Utviklingen av nye Asker er en utviklingsprosess basert på et trepartssamarbeid med tett dialog mellom folkevalgte, rådmannen og de ansattes representanter med tillitsvalgte og vernetjenesten. Vi har faste møtepunkter hvor vi diskuterer og avklarer nødvendige beslutninger og sørger for fremdrift i viktige og avgjørende saker. Vi identifiserer utfordringer og muligheter sammen - og finner gode løsningene for kommunen, organisasjonen og ansatte. Tillitsvalgte er viktige samarbeidspartnere, støttespillere, gode lytteposter, de bringer inn nye perspektiver - og er noen ganger er de også et nyttig korrektiv for rådmannen.

Arbeidet med ny kommune etter nyttår har vært omfattende - og store viktige beslutninger er vedtatt av våre folkevalgte i fellesnemnda. Vedtakene er fattet på grunnlag av gode saksutredninger om prinsipielle og lovmessige forhold, med utgangspunkt i intensjonsavtalen og andre forutsetninger – og med gode innspill og ideer fra mange ansatte som har blitt invitert inn i arbeidet og til høringsmøter. Vi har kommet et viktig steg videre i planen med å realisere vår nye kommune.

Nå er det snart tid for en velfortjent ferie for alle dere som holder hjulene i gang i våre tre kommuner – og for alle som har som oppdrag å forberede arbeidet med nye Asker.

Jeg ønsker dere alle en riktig god påske, enten dere velger å tilbringe den på fjellet, ved sjøen eller i byen!

Hilsen Lars, rådmann