Lokalisering og Workplace

Lokalisering

Lokaliseringsprosjektet for vår nye kommune er godt i gang. Prosjektet skal vurdere og anbefale egnede lokaler for ansatte som må bytte arbeidssted. Deltakerne i både prosjektstyret og prosjektgruppa er på plass, og prosjektstyret ledes av prosjektrådmann Lars Bjerke.

Lokalisering er viktig for alle ansatte, og for å ivareta medvirkning på en god måte sitter både et hovedverneombud og en ansattrepresentant i prosjektstyret. I tillegg sitter to hovedverneombud og to ansattrepresentanter i prosjektgruppa. Hovedverneombudene og ansattrepresentantene henter inn innspill fra blant annet lokale verneombud og tillitsvalgte på generelle behov knyttet til lokalene. Det planlegges også rapportering på prosessen i arbeidsmiljøutvalgene (AMU) i de tre kommunene og i prosjektrådmannens dialogmøte med ansattrepresentantene og hovedverneombud i felles partssammensatt utvalg (PSU). Det skal også gjennomføres et formelt drøftingsmøte med hovedtillitsvalgte i de tre kommunene.

Lokaliseringsprosjektet skal prioritere følgende områder:

  • Rådhusene – administrasjon og ledelse
  • Innbyggertorg
  • Samfunnsutvikling
  • Nav
  • Tjenestetildelingen (Brukertorg)
  • Struktur for baser og driftsstasjoner (kommunalteknikk og eiendom).

Når prosjektet skal utrede lokaliseringen av «driftsstasjoner» for eiendom og kommunaltekniske tjenester vil representanter for selskapene bli inkludert i prosessen.

Hovedfokus i prosjektet nå er å utarbeide kriterier for lokalisering for alle tjenesteområdene. Kriteriene kvalitetssikres av ledere innen hvert tjenesteområde, og skal være ferdige og forankret hos prosjektstyret innen medio mai. Først når kriteriene er på plass vil prosjektet jobbe med konkrete alternativer for lokalisering for de prioriterte områdene, og innen september i år skal det leveres forslag til lokalisering med en tilhørende logistikkplan.

Som noen har registrert er det gjennomført kartlegging av administrative lokaler i Asker, Røyken og Hurum. Dette er utført for å ha et godt grunnlag når vi mot slutten av mai skal begynne å jobbe med konkrete alternativer for lokalisering.

og om de fire nye prosjektene i «Ny fase i kommunebyggingen»

Workplace

I løpet av juni innfører vi en ny sosial samhandlingsplattform for alle ansatte i Asker, Røyken og Hurum. Workplace er nye Askers felles internkanal.

Workplace blir en ny måte å kommunisere på - i  og på tvers av våre tre kommuner, virksomheter og avdelinger. Her kan vi dele kompetanse, stille spørsmål til kolleger, fange opp gode idéer, bygge relasjon internt, nå raskt ut til kolleger samt informere og dele kunnskap – for å nevne noe. Og ikke minst bli kjent og bygge felles kultur!

I mai starter de første ansatte opp i pilot for å teste funksjonalitet og innhold. Når det nærmer seg lansering for alle ansatte i juni, kommer det mer informasjon til den enkelte ansatte.

Hva er Workplace?

Workplace, som eies av Facebook, er en lukket sosial samhandlingsplattform som kommunen betaler for å benytte, og der kommunen eier alt innhold og alle data. Workplace er en internkanal kun for ansatte i de tre kommunene og er helt adskilt fra vanlig Facebook, som er gratis og avhengig av salg av reklame.

Det er to forskjellige løsninger som krever to forskjellige profiler/brukere. Det er ikke mulig å dele informasjon mellom de to plattformene.

Personvern

Nye Asker kommune har inngått en egen avtale med Workplace som skiller seg fra deres standard brukervilkår. Vi har en egen og strammere databehandleravtale. Dette etter anbefaling fra Datatilsynet og innhenting av erfaring fra andre brukere av løsningen bla DNB, Telenor og Oslo og Bærum kommuner.

I avtalen bekrefter Workplace at de vil oppfylle de nye personvernreglene (GDPR).