1. Respekter kollegene dine

 Workplace er et verktøy for å knytte kontakt og for å jobbe sammen. Det du skriver på Workplace, skal du også kunne si ansikt til ansikt til dine kolleger. Workplace er et arbeidsverktøy. Vi deler derfor ikke personlige eller politiske innlegg her.

2. Ikke del sensitiv informasjon

Workplace skal ikke brukes til saksbehandling eller deling av personsensitiv informasjon. Vi deler ikke sensitive opplysninger om vår virksomhet, kolleger eller brukere her.

Saksbehandling skal fortsatt foregå i fagsystemene, slik at vi sørger for korrekt arkivering og personvern. Du skal fremdeles bruke dine vanlige arbeidsverktøy og kommunenes regler og retningslinjer for arkivering, datasikkerhet, personvern og etiske retningslinjer gjelder her som i andre kanaler.

3. Opprett og bli medlem av grupper

Bruk «foreslåtte grupper» for å oppdage og bli med i andre grupper. Les hva gruppen er om og for før du ber om å bli medlem. Ved behov kan du også opprette en ny gruppe, legge til en beskrivelse som forklarer gruppens formål og invitere kolleger.

4. Velg mellom åpne eller lukkede grupper

I åpne grupper kan alle medarbeidere i nye Asker bli medlem og alle kan se hva som legges ut der. I lukkede grupper må administrator godkjenne medlemskap. Lukkede grupper er imidlertid søkbare for alle, og man kan se hvem som er medlem, men ikke hva som er publisert i gruppen.

5. Delta i diskusjoner og del din kunnskap

Workplace handler om samarbeid på tvers av avdelinger og kommunegrenser. Still gjerne spørsmål og del din kunnskap med andre i organisasjonen.

6. «Tag» kollegaer i viktige poster

Ved å skrive en @ foran navnet til en eller flere kolleger vil personen bli «tagget». Personen vil da få et varsel om at vedkommende er blitt nevnt i et innlegg. Oppdater og inkluder kolleger ved å «tagge» dem i innlegg og kommentarer. Det holder hele gruppen involvert og informert.

7. Flytt internkommunikasjonen til Workplace

Workplace er perfekt for samarbeid og deling. Vurder om du kan droppe e-post og flytte internkommunikasjonen der det er hensiktsmessig til Workplace. Der flere enn en person skal få informasjon, bruk Workplace!

8. Tilpass varsler

Du kan selv velge hvordan du får varsel om oppdateringer i grupper du følger eller når du er tagget i et innlegg. Du kan redigere innstillinger ved å velge innstillinger og varsler i menyen øverst til høyre. For å slippe masse e-post anbefaler vi å slå av e-postvarselet.

9. Slik kan du skape innhold

Workplace gir deg muligheten til å skrive innlegg, dele eksterne lenker, opprette arrangementer, legge ut både video og bilder og gjennomføre enkle meningsmålinger. Utforsk verktøyet og bruk det til å bli bedre kjent med organisasjonen.

10. Last ned mobilappene

Forbli pålogget ved å laste ned appene Workplace og Workchat til mobilen din. Tilgjengelig i App Store og Google Play. Et varsel vil komme opp på ikonet på din mobiltelefon hvis det er skrevet et innlegg som du enten er tagget i eller om det er en gruppe eller person du følger.

Retningslinjer og personvern

Her finner du lenker til sider med retningslinjer og e-læringsguider om taushetserklæring, etiske retningslinjer og retningslinjer for bruk av sosiale medier.

Asker

Røyken

Hurum

Personvernombud for Asker, Røyken og Hurum

Astrid Trøstheim
Telefon: 930 45 778/ E-post: astrid.trostheim@royken.kommune.no
Les mer: https://www.royken.kommune.no/personvern/