Kapittel 3 i intensjonsavtalen om sammenslåing av kommunene Hurum, Røyken og Asker.

3.1 Fellesnemnda – sammensetning og konstituering

a) Det opprettes en fellesnemnd som skal samordne og ta seg av forberedelsene til en ny kommune, jfr. Inndelingslova § 26 (oppnevnes av og blant kommunestyrenes medlemmer). Frem til fellesnemnda er etablert, fungerer forhandlingsutvalget som en styringsgruppe for arbeidet med kommunesammenslåing.

b) Fellesnemndas arbeid skal bygge på konsensusprinsippet, det vil si at nemnda drøfter seg fram til forslag som kan fremmes med likelydende innstilling til de tre kommunestyrene.

c) Fellesnemda får som mandat å forberede kommunesammenslutningen, og sikre nødvendig samordning mellom de tre kommunene i perioden fra søknad om sammenslåing er sendt, til konstituerende møte er holdt av nyvalgt kommunestyre høsten 2019.

d) Hver av kommunene har i perioden fram til sammenslåing ansvar for sin ordinære drift, men spørsmål som kan ha betydning for den nye kommunen bør drøftes i fellesnemnda før endelig vedtak i de respektive kommunestyrer.

Dette gjelder spesielt tiltak knyttet til kommunens kommuneplan og handlingsprogram/økonomiplan.

Kommuneplanen samordnes gjennom å etablere en felles prosess. Investeringer må vurderes spesielt.

e) Fellesnemnda settes sammen etter minsteantallmodellen (se vedlegg B):

  • 3 representanter med vararepresentanter for Hurum kommune
  • 3 representanter med vararepresentanter for Røyken kommune
  • 3 representanter med vararepresentanter for Asker kommune

Det etableres en referansegruppe bestående av gruppelederne fra alle kommunene som konsulteres i arbeidet.

f) Nemnda konstituerer seg i august 2016 og velger selv leder og nestleder. Frem til kommunesammenslåingen er godkjent i Stortinget, fungerer fellesnemnda som interimnemnd. Vedtak fattes med forbehold om Stortingets godkjennelse.

3.2 Fellesnemnda, myndighet og organisering

Fellesnemnda skal tilstrebe konsensus i alle saker. Fellesnemda skal:

a) Gjennomgå og vurdere alle prinsipielle forhold vedr sammenslåingsprosessen. Videre kan fellesnemda fatte vedtak i alle saker som er nødvendig for å etablere den nye kommunen med mindre dette påvirker en eller flere av de eksisterende kommunene. Nemnda disponerer engangstilskudd og reformstøtte fra staten i forbindelse med kommunesammenslåingen.

b) Utarbeide et utfyllende mandat for ny rådmann og iverksette en ansettelsesprosess i løpet av høsten 2016.

c) Fastsette arbeidsgiverpolitikk for den nye kommunen i tråd med medbestemmelses-ordningen i hovedavtalen og arbeidsmiljøloven.

d) Utgjøre arbeidsgiversiden i felles partssammensatt utvalg.

e) Utarbeide omstillingsdokument som legger grunnlag for arbeidsgiverpolitiske spørsmål under sammenslåingsprosessen.

f) Fremlegge forslag til budsjett og økonomiplan for det nye kommunestyret.

g) Foreslå nye satser for offentlige avgifter, gebyrer og egenbetalinger

h) Foreslå revisor for den nye kommunen til kommunestyrets første møte.

i) Utarbeide forslag til delegeringsreglement som behandles og vedtas av det nye kommunestyret.

j) Utarbeide forslag til politisk reglement, godtgjørelsesreglement og øvrige reglement som skal vedtas av kommunestyret.

k) Fastsette godtgjørelser for fellesnemndas virksomhet og andre oppnevnte utvalg underlagt fellesnemnda.

l) Utarbeide forslag til beredskapsplan for den nye kommunen

m) Ta stilling til organisering av pensjonsordninger for den nye kommunen.

n) Utarbeide en helhetlig kommunikasjonsplan for arbeidet med kommunesammenslåingen.

o) Etablere administrativt prosjektråd bestående av rådmennene. Prosjektrådet bistår fellesnemnda med å ansette prosjektleder og etablere et sekretariat. Prosjektleder rapporterer til fellesnemnda.

3.3 Øvrige utvalg

a) Det etableres i samarbeid med de tillitsvalgte et partssammensatt utvalg som består av:

  • x representanter for fellesnemnda
  • y tillitsvalgte/verneombud

Utvalget innstiller overfor fellesnemnda i arbeidsgiverpolitiske spørsmål.

b) Fellesnemnda kan nedsette arbeidsutvalg for å utarbeide forslag til ulike temaer, blant annet:

a. Ansettelsesutvalg for ansettelse av prosjektleder og rådmann (Dette utvalget vil være partssammensatt med deltagelse fra tillitsvalgte.) 
b. Politisk styringsmodell
c. Symboler
d. Nærdemokratiske ordninger
e. Folkevalgtes arbeidsvilkår.
f. Utvalg som skal vurdere harmonisering av og nivået på avgifter, gebyrer og egenbetaling.

3.4 Administrasjon

a) Den administrative organiseringen bør gjenspeile den politiske organiseringen i kommunen.

b) Rådmannen tilrettelegger for en ansettelsesprosess i tråd med lov- og avtaleverk for rekruttering av kommunens administrative toppledergruppe. Leder av fellesnemnda konsulteres i rekrutering av toppledere.

c) Rådmann delegeres ansvaret for øvrige ansettelser i den nye kommunen.

d) Den administrative organiseringen gjennomføres som effektiv og moderne organisasjonsstruktur med korte avstander, minst mulig hierarki/byråkrati, felles fagmiljøer, full delegasjon, styringsdialog, virksomheter og marked/konkurranse mm.

e) En fremtidig organisering av eiendomsfunksjoner, IKT, forvaltningsoppgaver, anskaffelser og kommunale driftsoppgaver i den nye kommunen utredes særskilt.

f) Flerfaglige og robuste fagmiljøer etableres og utvikles for å understøtte og levere på politikkområdene med særlig vekt på samfunnsutvikling, samordnet areal- og transport, klima og miljø, næringspolitikk, boligpolitikk og gode velferdstjenester (skoleeier / barnehage, barne- og familie, helse / psykiatri / rus / mm), organisasjonsutvikling, tjenesteutvikling, innovasjon og digitalisering mm.

g) Rådmannen iverksetter en prosess for å sikre god kommunal ledelse gjennom lederrekruttering, utvikling og oppfølging. Ledere skal legge til rette for en organisasjons- og arbeidskultur som fremmer gode arbeidsprosesser, godt medarbeiderskap og læring, forbedring og innovasjon. Ledelse innebærer å påvirke prosesser for å nå fastsatte mål. Dette forutsetter både strategisk, faglig, personalmessig og administrativ ledelsesaktivitet.

3.5 Prosesser og prosedyrer i interimperioden

a) Inntil den nye kommunen er etablert er det behov for en koordinert styring av overordnede samfunns- og økonomiplaner. Fellesnemda gis i oppdrag å sikre koordinering gjennom å uttale seg om de tre kommunenes kommune-, økonomi- og handlingsplaner.

b) Det utarbeides et felles styringsdokument for økonomi- og investeringer i interimperioden. Styringsdokumentet behandles i fellesnemda og i de tre kommunestyrene.

c) Det legges opp til et koordinert arbeid med en felles kommunal planstrategi og planprogram for kommuneplanen i den nye kommunen.

d) Kommunenes vedtatte økonomi- og handlingsprogram for 2016 til 2019 videreføres. Vesentlige endringer forutsettes koordinert med de øvrige kommuner.