Informasjon om koronapandemien og vaksinering i Asker

Les om smittesituasjonen og registrer deg for vaksinering.

"Tore på kontoret" - vår digitale kollega

Illustrasjon av chatbot-avataren Tore
Foto: Prokom

Tore-Avatar-Main-Procom.png

Asker kommune hadde akkurat vært gjennom en kommunesammenslåing (Asker, Røyken og Hurum kommune slo seg sammen 1.1.2020) da hele samfunnet ble stengt ned grunnet koronapandemien. Med mange nye systemer og kolleger, ny organisasjonsstruktur og nye måter å jobbe på, ble det kanskje enda mer utfordrende da mange av de ansatte måtte jobbe hjemmefra eller ble omdisponert til andre oppgaver.

Behovet for informasjon og hjelp for å komme seg opp på hjemmekontor var derfor stort og det var et enormt trykk på brukerstøtte for å få hjelp til dette.

Med mange ulike informasjonskanaler var det behov for å ha ett sted som gjorde det lett å finne frem til det du trenger eller lurer på.

Chatboten "Tore på kontoret"  ble lansert 

Vår digitale kollega Tore ble lansert 19. mars 2020 og kan svare på det meste. Han har svar på alt fra pålogging, digitale møter, feilmeldinger og reisesatser, til kontaktinformasjon og korona.

Tore på kontoret fungerer som din personlige hjelper og avlaster støttefunksjonene i kommunen. Han jobber døgnet rundt, blir smartere for hver dag og er alltid like blid. Til nå har Tore på kontoret hjulpet over 2000 ansatte med smått og stort. 

Slik har vi gjort det

En arbeidsgruppe ble opprettet på tvers av virksomhetene i Asker kommune. Før vi kunne starte jobben med å utvikle Tore måtte alle i arbeidsgruppa sertifisere seg som AI-trenere.

Ansvaret for å fylle chatboten med innhold er fordelt innenfor fagområdene; IKT, HR, lønn, økonomi, anskaffelser, kommunikasjon, arkiv og informasjonsforvaltning.

Arbeidsgruppa møtes digitalt én gang per uke for status og diskusjon. Vi startet med å opprette intensjoner (spørsmål og svar) på det som de ansatte spurte mest om, slik at Tore kunne svare på de mest vanlige spørsmålene ved lansering.

Hver dag tar vi ut rapport og kan se hva de ansatte har spurt Tore om og hva han har svart. Der ser vi også om det er noe han ikke kan svare på, og da lager vi intensjoner som gir svar på dette. Det lages ingen persondata, så ingen kan spore hvem som har spurt om hva.

Dette har vi lærte og tenker å gjøre videre

Vi har lært masse om organisasjonen og det store behovet for lett tilgjengelig hjelp og informasjon. I dag er det ca. 1/3 av de ansatte som har spurt Tore om hjelp. Men vi ønsker at flere tar Tore i bruk og kommer til å jobbe aktivt med å markedsføre ham i organisasjonen.

Tore er et nyttig verktøy som vi skal jobbe med å utvikle videre sammen med boost.ai og Prokom som har levert løsningen.

Vi ser også på muligheten for å kunne hente ut informasjon fra kommunens interne fagsystemer. Dette kan være kontaktinformasjon til ansatte, vise feriedager til gode og status på brukerstøttesaker. 

Tore bor i dag på intranettet vårt, men snart vil han også være tilgjengelig på vårt interne sammhandlingsverktøy Workplace.

Ønsker du kontakt med oss?

Hanne Huseby Aune

Rådgiver digital brukerdialog- og interaksjon

Hvis du synes dette var spennende, ønsker mer informasjon om hvordan vi jobber med dette eller bare ønsker å ta en prat, ta kontakt med oss.