Vedtatt av kommunestyret 24.05.2011 – sak 11/50

Senere endret av kommunestyret 19.11.2013 – sak 13/87 og 10.11.2015 – sak 15/117

Erstatter/endrer reglement vedtatt av kommunestyret:
19.06.2002 – 02/45
05.10.2004 – 04/80

Kapittel 1 Formål og virkeområde

§ 1-1 Virkeområde

Reglementet regulerer saksbehandling og møtevirksomhet i folkevalgte kommunale organer.

Reglementet gjelder for kommunestyret, formannskapet og andre utvalg og komitéer opprettet i medhold av kommuneloven, og for andre folkevalgte organer så langt det passer.

Bestemmelsene i kommuneloven, forvaltningsloven, offentleglova, arkivlova og andre lover gjelder også for folkevalgte organers virksomhet.

§ 1-2 Møteprinsippet

Folkevalgte organer behandler saker og treffer sine vedtak i møter. Møtene kunngjøres på forhånd på hensiktsmessig måte. Møtene skal være åpne for tilhørere, bortsett fra i særlige tilfelle der møtet vedtas avholdt for lukkede dører, jf. § 3-2.

Møteleder skal sørge for å opprettholde god orden i møtelokalet. Hvis tilhørerne ved meningsytringer eller på annen måte forstyrrer forhandlingene, eller for øvrig opptrer på en måte som strider mot god orden, kan møtelederen vise tilhørerne bort, eller la tilhørerplassene tømmes. Dokumenter, tegninger, plakater og lignende må ikke plasseres eller deles ut i møtelokalet eller tilstøtende rom, uten møteleders samtykke.

Møteleder skal etter anmodning gi tillatelse til å gjøre opptak av eller overføre lyd eller bilde fra åpne møter, såfremt dette ikke virker forstyrrende på gjennomføringen av møtet.

Sakskart, saksframlegg og protokoller som ikke er unntatt offentlighet skal gjøres tilgjengelig for allmennheten. Dokumentene skal behandles i henhold til Asker kommunes bestemmelser om dokumenthåndtering.

§ 1-3 Adgang for andre til å delta i møtene

Ordfører har møte- og talerett i alle kommunale folkevalgte organer, men har bare forslags- og stemmerett hvis han/hun er valgt medlem. Ordfører kan la seg representere av annet medlem av kommunestyret i organer hvor han/hun ikke er medlem.

Rådmannen har møte- og talerett, personlig eller ved en av sine underordnede, i alle kommunale folkevalgte organer unntatt kontrollutvalget.

Kommunale saksbehandlere og særlige sakkyndige kan gi opplysninger til saken under ordskiftet, dersom møteleder eller rådmannen eller hans/hennes stedfortreder i møtet ber dem om det. Utover dette har de ikke anledning til å delta i ordskiftet.

Kapittel 2 Innkalling til møter

§ 2-1 Beramming av møter

Kommunestyret, formannskapet, kommunestyrekomiteene og bygningsrådet holder møter når det er bestemt av kommunestyret. Det skal utarbeides møteplan/møtekalender.

Andre folkevalgte organer holder møte på det tidspunkt som er vedtatt av organet selv. Det skal utarbeides møteplan/møtekalender.

For øvrig holdes møter i folkevalgte organer når lederen finner det påkrevd, eller minst 1/3 av medlemmene krever det.

§ 2-2 Møteinnkalling og sakskart

Lederen setter opp sakskartet for det enkelte møte, i samråd med rådmannen.

Medlemmer og varamedlemmer av organet skal få innkalling til møter med høvelig varsel. Med høvelig varsel menes at innkallingen skal gjøres kjent for medlemmene senest 8 dager før møtedagen. Formannskapets innstilling til handlingsprogram og økonomiplan legges ut til alminnelig ettersyn senest 14 dager før behandling i kommunestyret.

Samtidig med innkallingen skal medlemmene få en oversikt over de saker som skal behandles på møtet (sakskart). Saksframlegg med forslag til vedtak (innstilling) til alle saker skal normalt følge sakskartet.

Unntaksvis kan det til et møte vurderes å ettersende saksframlegg eller sette opp saker på tilleggskart, dersom ordfører og rådmann vurderer at særlige hensyn tilsier det. Organet selv avgjør om sakene skal tas opp til behandling, eller utsettes til neste møte, jf. § 3-3.

Møtelederen kontrollerer at alle saker er forberedt i samsvar med lov, reglementer og andre bindende bestemmelser. Hvis ikke, skal møtelederen sørge for ny forberedelse av saken.

Medlem av folkevalgt organ skal ha tilgang til dokumenter i saker i samsvar med Reglement for folkevalgtes innsynsrett, vedtatt av kommunestyret.

§ 2-3 Møteplikt og innkalling av varamedlemmer

Den som er valgt som medlem av et folkevalgt organ plikter å delta i organets møter, med mindre det foreligger gyldig forfall. Med gyldig forfall menes sykdom eller andre vektige grunner.

Har et medlem eller innkalt varamedlem gyldig forfall til et møte, skal vedkommende uten opphold meddele dette til politisk sekretariat og oppgi forfallsgrunn. Sekretariatet innkaller straks varamedlem for vedkommende. Ved forfall til kommunestyret, skal også gruppeleder varsles. Varamedlemmene møter i den nummerorden de er valgt.

Ved varig forfall eller uttreden av verv, gjelder kommunelovens regler for opprykk og nyvalg.
Må noen på grunn av gyldig forfall forlate møtet under forhandlingene, melder vedkommende straks fra til møtelederen. Varamedlem som er til stede trer inn i stedet for ham/henne.

Et varamedlem viker sete dersom den hvis plass han/hun har inntatt innfinner seg før saken som behandles tas opp til avstemning. Det samme gjelder dersom et varamedlem som i nummerorden står foran ham/henne innfinner seg.

§ 2-4 Inhabilitet

Om inhabilitet gjelder reglene i forvaltningsloven kap II, kommuneloven § 40 nr 3 og Reglement for framgangsmåten ved behandling av spørsmål om inhabilitet, vedtatt av kommunestyret.

Behandlingen av spørsmål om inhabilitet skal protokolleres.

Kapittel 3 Gjennomføring av møter

§ 3-1 Åpning av møte

Møtet ledes av lederen eller nestlederen for organet. Har begge forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg.

Ved åpning av kommunestyremøter refererer ordfører innkomne meldinger om forfall.

Møtelederen roper opp medlemmene og de varamedlemmene som skal møte for fraværende medlemmer med gyldig forfall. Er det lovmessige minste antallet til stede – minst halvparten – erklærer møteleder møtet for vedtaksført og lovlig satt.

Fra dette tidspunkt og til møtets slutt kan ikke organets medlemmer forlate salen uten på forhånd å melde fra til møtelederen. Medlemmer og varamedlemmer som møter etter oppropet, melder seg til møtelederen før de tar sete.

§ 3-2 Møteoffentlighet

Møtene i folkevalgte organ er åpne.

Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det foreligger lovbestemt taushetsplikt, eller når det skal behandle en sak som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold.

Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til personvern krever det, eller hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier det, og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt offentlig innsyn etter offentleglova dersom de hadde stått i et dokument.

Hvis møtelederen eller vedkommende organ krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte.

Når en sak behandles for lukkede dører, plikter de folkevalgte å bevare taushet om opplysninger som etter lov er underlagt taushetsplikt.

§ 3-3 Rekkefølge for behandling av saker, endring av sakskart

Med mindre organet vedtar noe annet, behandles sakene i den rekkefølgen de er oppført på sakskartet. Eventuelle forespørsler til leder skal behandles etter de øvrige sakene som står på sakskartet.

Organet kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak på sakskartet. De kan også behandle og treffe vedtak i sak som ikke er oppført på sakskartet, hvis ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg dette.

§ 3-4 Møteleders redegjørelse

Møteleder leser opp sakens tittel, og viser til innstillingen. Det gjøres oppmerksom på eventuelle dissenser i innstilling som er gitt av andre folkevalgte organer. Møteleder skal opplyse om dokumenter som er registrert på saken etter at innstillingen ble lagt fram. Møteleder tar deretter saken opp til debatt.

§ 3-5 Ordskiftet i kommunestyret

Ved møtets begynnelse, eller før ordskiftet i en sak, kan ordfører foreslå at kommunestyret fastsetter begrensinger i taletiden for å regulere lengden på ordskiftet.

I saker med innstilling fra en kommunestyrekomité, får saksordfører ordet først. Saksordfører skal kort sammenfatte hva saken gjelder, gjengi flertallets avveininger og synspunkter opp mot mindretallets, samt konkludere med komitéflertallets innstilling overfor kommunestyret.

Representantene får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig, avgjør ordfører rekkefølgen.

Den som har ordet retter seg til ordfører, ikke til forsamlingen. Representanten skal holde seg nøye til den sak eller den del av saken som ordskiftet gjelder. Det må ikke sies noe som krenker forsamlingen eller andre. Ordfører skal se til at dette overholdes, og be representanten overholde reglementet, om nødvendig to ganger. Dersom representanten ikke respekterer ordførers advarsler, kan ordfører ta ordet fra vedkommende eller ved avstemning la forsamlingen avgjøre om vedkommende skal stenges ute fra møtet.

Den som har ordet skal ikke avbrytes eller forstyrres. Det er ikke tillatt å lage støy eller uro som uttrykk for misnøye eller bifall. Ordfører skal se til at dette overholdes.

Ordfører må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det skjer for å kreve reglementet overholdt, eller for å rette misforståelser fra talerens side.

Vil ordfører ta del i ordskiftet utover ganske korte innlegg, skal han/hun overlate ledelsen av møtet til varaordfører.

§ 3-6 Framsettelse av forslag

Møtende medlemmer og varamedlemmer kan komme med forslag til vedtak til sakene på sakskartet. Forslag skal fremmes muntlig og også leveres skriftlig på papir eller elektronisk til møteleder før ordskiftet i saken er ferdig. Møtelederen refererer forslaget. Kravet om skriftlighet gjelder ikke når forslaget bare går ut på at saken skal utsettes, sendes et annet kommunalt organ, at innstillingen ikke skal vedtas eller saken gjelder valg eller ansettelse.

Er en sak tatt opp til behandling, kan ikke møtet slutte før saken er avgjort, eller organet ved flertallsvedtak vedtar å utsette forhandlingene.

§ 3-7 Avstemning

Finner organet at saken er drøftet ferdig, kan det med alminnelig flertall vedta å avslutte ordskiftet.

Saken tas opp til avstemning når ordskiftet er avsluttet. Etter at møteleder har tatt saken opp til avstemning, er det ikke adgang til ytterligere ordskifte, og det kan ikke settes fram flere forslag til saken. Det er ikke anledning til å ta andre saker opp til behandling før avstemningen er avsluttet.

Er saken delt opp, eller det skal stemmes over flere forslag, foreslår møtelederen rekkefølgen for avstemningen eller alternativ stemmegivning. Det skal være anledning til å gi uttrykk for så vel prinsipale som subsidiære standpunkter under avstemningen. Blir det ordskifte om avstemningsmåten, skal møteleder se til at de som har ordet holder seg til avstemningsspørsmålet.

Møteleder kan foreslå at det skal foretas prøveavstemning som ikke er bindende før endelig avstemning i en sak. Blir avstemningen oppdelt, bør det i alminnelighet stemmes foreløpig over hvert enkelt punkt, og deretter – i tilfelle også her etter prøveavstemning – over hele innstillingen til slutt.

Avstemning kan gjennomføres på følgende måter:
a) Ved stilltiende godkjenning, når ingen motsetter seg møteleders forslag om dette med spørsmål om noen stemmer mot
b) Ved at møteleder oppfordrer de som er mot et forslag om å avgi stemmetegn. Når møteleder bestemmer det, eller et medlem krever det, holdes kontraavstemning
c) Ved navneopprop. Når møteleder roper opp navnene svares ja eller nei. Nummerorden i møtesekretærens liste følges. Denne avstemningsmåten benyttes når 1/5 av organets møtende medlemmer og varamedlemmer krever det.
d) Ved valg og ansettelser kan det benyttes stemmesedler uten underskrift, dersom et medlem krever det.

Møtende medlemmer og varamedlemmer kan ikke forlate sine plasser når saken er tatt opp til avstemning, og de plikter å avgi stemme. Ved valg og ansettelser er det adgang til å stemme blankt. Ved skriftlig avstemning regnes blank stemmeseddel som avgitt stemme.

Vedtak treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgitt, hvis ikke annet følger av lov.

Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende. Ved stemmelikhet ved valg eller ansettelse, gjelder kommunelovens regler.

Et organ kan bare treffe vedtak i en sak når minst halvparten av medlemmene har vært tilstede under avstemningen og avgitt stemme i saken.

§ 3-8 Protokoll

Det skal føres protokoll (møtebok) over forhandlinger i folkevalgte organer. Protokollen skal inneholde:
• tidspunktet for møtet
• hvem som møtte og hvem som var fraværende
• behandling av forfall og spørsmål om inhabilitet
• hvilke saker som ble behandlet
• framsatte forslag, bortsett fra de som ble trukket før avstemning
• avstemninger og vedtak

Fratrer eller tiltrer et eller flere medlemmer under forhandlingene, protokolleres dette, slik at det fremgår hvem som har deltatt i behandlingen av hver enkelt sak.

Møtelederen – eller utvalget i tilfelle protest blir reist mot lederens bestemmelse – avgjør om protokolltilførsel og stemmeforklaring skal tillates ført inn i protokollen. Eventuell protokolltilførsel eller stemmeforklaring skal varsles umiddelbart etter avstemningen, før neste sak tas opp til behandling. Protokolltilførselen skal leveres skriftlig på papir eller elektronisk til møteleder før møtet heves.

Protokollen føres av møtesekretæren, og legges fram til godkjenning, normalt som første sak på neste møte.

§ 3-9 Deputasjoner

Utsendinger eller grupper som ønsker å gi en muntlig framstilling til en sak som står på sakskartet, og som skal realitetsbehandles i møtet, skal melde fra om dette til lederen senest dagen før møtet.

Organet vedtar om utsendingene skal mottas. Blir de mottatt, møter de utenfor møtelokalet for utpekte medlemmer av organet. Det utpekes en leder for disse. Så vidt mulig bør de forskjellige gruppene være representert blant de utpekte. Etter å ha hørt utsendingene og eventuelt tatt i mot deres framstilling skriftlig, gir den utpekte lederen organet melding om det som utsendingene har anført når saken det gjelder kommer til behandling.

Kapittel 4 Klage, anke og lovlighetskontroll

§ 4-1 Klage

Enkeltvedtak kan påklages av part eller annen med rettslig klageinteresse.

Klage over enkeltvedtak truffet av folkevalgt organ etter delegert myndighet fra kommunestyret, behandles av utvalget før klagen sendes statlig klageorgan eller klagenemnd opprettet av kommunestyret.

§ 4-2 Mindretallsanke

Medlem som tilhører mindretallet i en avstemning, kan bringe saken inn for formannskapet. Ved avstemninger i formannskapet, kan to medlemmer fra mindretallet i fellesskap bringe saken inn for kommunestyret. Anke må framsettes før møtet heves.

Ankeadgangen gjelder ikke enkeltvedtak som i følge særlov kan påklages til statlig organ.

§ 4-3 Lovlighetskontroll

Tre eller flere medlemmer av kommunestyret kan sammen bringe en avgjørelse truffet av et folkevalgt organ eller rådmannen inn for departementet til lovlighetskontroll i samsvar med kommuneloven § 59. Det samme gjelder avgjørelser om hvorvidt møter skal holdes for åpne eller lukkede dører, og avgjørelser om habilitet. Fristen for å fremme krav om lovlighetskontroll er tre uker fra det tidspunkt avgjørelsen ble truffet.

Kapittel 5 Forespørsler

§ 5-1 Interpellasjon fra kommunestyremedlem

Interpellasjon er en skriftlig forespørsel til ordfører som gjelder et prinsipielt spørsmål. Interpellasjonen skal være kort, og den skal ikke inneholde begrunnelse eller kommentarer ut over det som er nødvendig for å klargjøre interpellasjonen. Interpellasjon kan ikke gjelde saker som allerede ligger til behandling i kommunale folkevalgte organer, eller ha samme innhold som en allerede framsatt interpellasjon som ennå ikke er besvart.

En interpellasjon skal være meddelt ordfører senest 17 dager før et kommunestyremøte (registrert innkommet innen fredag kl. 12.00), slik at den kan sendes ut sammen med sakskartet. Interpellasjoner skal behandles etter de andre sakene som er ført opp på sakskartet.

Kommunestyret avgjør med alminnelig flertall om interpellasjonen skal behandles, avvises, eller om realitetsbehandlingen skal utsettes. Det kan også beslutte at saken først skal utredes av rådmannen, og legges fram med innstilling på et senere møte.

Dersom saken tas opp til behandling, får den som har innmeldt interpellasjonen anledning til å begrunne interpellasjonen. Ordfører kan besvare interpellasjonen selv, eller la en annen med møte- og talerett gjøre det.

Ved behandling av interpellasjonen skal taletiden begrenses til 5 minutter første gang for interpellanten og den som svarer. Ellers er taletiden begrenset til 3 minutter. Interpellanten og den som svarer kan få ordet to ganger. Kommunestyrets øvrige medlemmer kan få ordet én gang.

En interpellasjonsdebatt må ikke vare lenger enn 30 minutter, om kommunestyret ikke vedtar noe annet.

Forslag som fremmes i tilknytning til interpellasjoner kan ikke realitetsbehandles hvis ordfører eller 1/3 av forsamlingen motsetter seg dette. Forslag som framsettes skal være utformet slik de skal lyde.

§ 5-2 Grunngitt spørsmål fra kommunestyremedlem

Grunngitt spørsmål er en skriftlig forespørsel til ordfører som gjelder konkrete forhold eller saker. Et medlem av kommunestyret kan ikke melde inn mer enn ett grunngitt spørsmål til hvert kommunestyremøte.

Grunngitt spørsmål skal være meddelt ordfører senest 7 dager før et kommunestyremøte (registrert innkommet innen kl 12.00 tirsdag). Spørsmål som meldes etter fristen eller i møtet, kan ikke forventes besvart før i neste møte, jf. § 5-3.

Ordfører refererer til spørsmålet ved møtets begynnelse. Representantene skal også ha spørsmålet framlagt skriftlig. Grunngitt spørsmål skal besvares etter de sakene som er ført opp på sakskartet, og også etter eventuelle interpellasjoner.

Ordfører avgjør rekkefølgen på behandlingen av innmeldte spørsmål. Er ikke spørreren til stede, kan et annet medlem av organet ta opp spørsmålet som sitt. Hvis så ikke skjer, regnes spørsmålet som bortfalt.

Ordfører avgjør om han/hun vil besvare spørsmålet selv, eller overlate det til en annen med møte- og talerett. Det tillates ikke debatt i forbindelse med framsatte spørsmål. Når spørsmålet er besvart, har spørreren lov til å stille ett tilleggsspørsmål. Hvis ordfører finner at dette tilleggsspørsmålet har sammenheng med det opprinnelige spørsmålet, skal også dette besvares.

Forslag som fremmes i tilknytning til grunngitte spørsmål kan ikke realitetsbehandles hvis ordfører eller 1/3 av forsamlingen motsetter seg dette. Forslag som framsettes skal være utformet slik de skal lyde.

Grunngitte spørsmål skal refereres til i protokollen.

§ 5-3 Alminnelig forespørsel

Et hvert medlem av et folkevalgt organ kan rette forespørsler til lederen i møte, også om saker som ikke står på dagsorden, jf. kommuneloven § 34 pkt 2.

Leder avgjør om forespørselen skal besvares på møtet, eller på et senere møte.

Kapittel 6 Ikrafttreden

Dette reglementet trer i kraft 1. oktober 2011.

Samtidig oppheves reglement vedtatt av kommunestyret 19.06.2002, med senere endringer vedtatt 05.10.2004.

Reglementet kan endres av kommunestyret selv.

Formannskapet har fullmakt til å avgjøre tolkingsspørsmål i tilknytning til reglementet.