Spørsmål fra Janne Grøttumsbråten:
På bakgrunn av oppslag i RHA, har jeg selv sjekket de digitale postlistene.
Per i dag ser det fortsatt ut til å være problemer med innsyn i postlister fra 2020, og saker i postlistene før 2020 er ikke arkivert i kronologisk rekkefølge (fra når de er behandlet).
Det er meget alvorlig at Asker kommune ikke oppfyller kravene i offentlighetsloven. Når kan vi forvente at dette er oppe og går?
Vh Janne Grøttumsbråten
Svar fra ordfører Lene Conradi:
Takk for din henvendelse om innsyn i forvaltningen.
Asker kommune jobber for å ha en korrekt og ajour postjournal tilgjengelig på internett til enhver tid. Postjournalen på internett omtales gjerne som kommunens postlister.
Kommunene er i henhold til lovverket, offentlighetsloven og arkivloven, ikke pliktige til å ha postjournalen tilgjengelig på internett. For at Asker kommune skal kunne utøve den offentligheten kommunen ønsker, er det derimot viktig for Asker kommune med tilgjengelige og oppdaterte postlister på internett.
Offentlighetsloven eller arkivloven/arkivforskriften har ikke føringer som uttrykkelig regulerer når journalføring skal finne sted. Journalføring skal skje kontinuerlig – det vil si daglig. Det er ikke lovbrudd å ha noen dagers forsinkelse på registrering av inn og utgående post i postjournalen med tilhørende publisering på postlistene på internett.
Noen ganger skjer det uforutsette hendelser som gjør at kommunen får noe forsinkelser på registreringen. Det kan være tekniske problemer, eller en periode med ekstra stor pågang av inngående og utgående post.
I forbindelse med overgangen fra de tre gamle kommunene Hurum, Røyken og Asker kommune til den nye kommunen Asker kommune, var det noen tekniske utfordringer som resulterte i et etterslep av kommunens publisering av postlistene på internett. Registrering og publisering er nå i full produksjon og etterslepet er i ferd med å bli innhentet.
Postlistene på internett vises etter registreringsdato
På Asker kommune postlister på internett publiseres en oversikt over det som er registrert inn og ut per dag, og vises som standard etter registreringsdato. Dokument- eller brevdato er ofte en annen dato enn registreringsdato. På kommunens ordinære postliste er det mulig å sortere både på registreringsdato eller dokument-/brevdato. På den teknisk postlisten (Plan- og byggesaker) er det kun mulighet til å sortere på registreringsdato, mens det her er mulighet for å søke på gårds- og bruksnummer (Gnr/Bnr).
Datoene på postlistene har ikke direkte med arkiveringen å gjøre, som foregår etter egne regler og følger arkivloven.
Se gjerne detaljer fra Norsk Arkivråd:
Offentleglova gjelder for kommunen og kommunen har dermed plikt til å ha offentlig postjournal, jf. offentleglova § 10 første ledd: ”Organet skal føre journal etter reglene i arkivlova med forskrifter”.
I denne paragrafen står det også at det kan gis forskrift om at visse organ skal publisere offentlig postjournal på Internett. Slik forskrift er gitt, og i offentlegforskrifta § 6 står det listet opp hvilke statlige organ som har plikt til å publisere offentlig postjournal i OEP. Denne plikten gjelder altså ikke for kommunen siden vi ikke er et statlig organ.
I offentlegforskrifta § 7, som gjelder for alle som er underlagt offentleglova, står det at kommunen kan publisere dokumenter på Internett, men med noen unntak. Det betyr at kommunen kan publisere journalen hvis kommunen selv ønsker det.
Alle kan imidlertid be om å få se offentlig postjournal, jf. offentleglova § 3.
Konklusjon: Kommunen har ikke plikt til å publisere offentlig postjournal på Internett.
Se mer på Norsk Arkivråd – Offentlighetslovern-Innsynsretten - sammenstilling fra databaser § 9 m.m.