Informasjonssikkerhet og personvern

Personvernerklæringen i Asker kommune forteller deg om hvilke opplysninger vi samler inn om deg og hvorfor vi trenger å gjøre det.

Personvernerklæring for skolene i Asker

Denne personvernerklæringen forteller deg om hvilke opplysninger vi samler inn om deg og hvorfor vi trenger å gjøre det. Den sier også noe om hvordan vi tar vare på disse opplysningene, hvor vi lagrer dem og hvor lenge.

Se også Asker kommunes generelle personvernerklæring, som er tilgjengelig her: https://www.asker.kommune.no/om-asker-kommune/personvernerklaring/

Generelt om sikkerhet og personvern for skolene i Asker

Asker kommune har gjennom sin satsing på Chromebook og digital læring, programmer og datasystemer som brukes på alle skoler i Asker. Ved bruk av noen av disse systemene må personopplysninger behandles for å kunne benytte tjenesten. Før et program eller system tas i bruk, skal vi vurdere risikoen både når det gjelder det tekniske og organisatoriske, samtidig som vi ivaretar elevenes og foresattes personvern.

Når kommunen benytter eksterne leverandører av programmer og datasystemer, inngås det også en databehandleravtale. Databehandleravtalen regulerer hvordan leverandøren behandler personopplysninger på vegne av kommunen.

Hvorfor behandler vi personopplysninger om elever og foresatte?

Asker kommune samler inn og behandler personopplysninger som vi trenger for å utføre våre lovpålagte oppgaver. I denne sammenheng betyr det å utføre undervisning etter opplæringsloven. Dette gjør vi for at elever og lærer skal kunne logge på og utføre sine oppgaver.

Dersom Asker kommune skal behandle personopplysninger som ikke er nødvendige for å utføre våre lovpålagte oppgaver, vil vi sørge for at det vil være et lovlig grunnlag for dette, for eksempel samtykke.

Hva er det rettslige grunnlaget for behandling av dine personopplysninger?

Her er noen sentrale lover og forskrifter som regulerer kommunens behandling av personopplysninger:

  • Opplæringsloven inneholder regler om blant annet innsamling, bruk og lagring av opplysninger til bruk i grunnskolen.
  • Personopplysningsloven og personvernforordning (GDPR) regulerer kommunens behandling av personopplysninger.
  • Arkivloven inneholder blant annet regler for hvordan dokumenter lagres, samt avlevering til arkivinstitusjon.

Hvor henter vi opplysninger fra?

Når vi tilbyr lovpålagte tjenester til våre innbyggere, kan vi, om nødvendig, hente opplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter eller offentlige registre, som for eksempel Folkeregisteret. Du har alltid rett til å få vite hvor vi henter opplysningene fra i forbindelse med dine tjenester og ytelser i kommunen.

Hvilke personopplysninger behandler vi?

Kontaktopplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse.

  • Opplysninger om dine relasjoner til andre, eksempelvis navn på ektefelle, samboer, barn og sivilstatus.
  • Opplysninger knyttet til de tjenester som du som innbygger benytter, i dette tilfellet skole.

Eksempler på systemer vi henter personopplysninger fra

Vigilo

Elev: Fødselsnummer, fornavn, etternavn, adresse, telefon, foreldreansvar, morsmålsopplysninger, nasjonalitet, skoletilhørighet, klasse, timeplan, karakterer, orden/oppførsel, fravær, vitnemål, fakturainformasjon (SFO), SFO-tilhørighet, kommunikasjon skole/hjem, hva foreldre har samtykket til.

Foresatte: Fødselsnummer, navn, adresse, telefon, epost-adresse, relasjon til barn, eventuelt informasjon om betalingsmoderasjon (SFO).

Google Workspace

Fornavn, etternavn, epostadresse, skole, elevarbeider, kommunikasjon elev/lærer, vurderinger, resultater, videokommunikasjon. Eleven kan selv legge inn profilbilde om ønskelig.

Blocksi (nettfilter)

Fornavn, etternavn, epostadresse. Her kan vi begrense hva elever har tilgang til på internett. Blokkering av uønsket trafikk på internett for elever. Dette kan være pornografi, hatefulle nettsider, osv. 

Læremidler

Fornavn, etternavn, epostadresse, organisasjon, organisasjonsenhet, elevproduksjon – elevens arbeider i læremidlet.

Klassetrivsel

Klassetrivsel er et digitalt, pedagogisk verktøy utviklet til å kunne gjennomføre trivselsundersøkelser i skoler. Det kan gi læreren viktig kunnskap som bør følges opp i elevsamtaler og utviklingssamtaler. Undersøkelse er kun et supplement for samtale og personlig kontakt med elevene. Personopplysninger som behandles er fornavn, etternavn, skole, klasse. 

Conexus Engage

Conexus Engage henter opplysninger fra utdanningsdirektoratet om nasjonale prøver og kartleggingsprøver. Her behandles elevens fornavn, etternavn, skole, klasse og resultater.

Bibliofil – elevutlån

Bibliofil – elevutlån bruker elevene for å kunne låne bøker ved sin skole sitt Skolebibliotek.  Eleven logger på ved hjelp av sin FEIDE-bruker.  Fornavn, etternavn, epostadresse, organisasjon og organisasjonsenhet hentes inn slik at eleven blir riktig registrert.

Hvordan får foresatte innsyn?

Du har rett til innsyn i de personopplysningene som vi behandler om deg. Nærmere informasjon om innsyn fremgår av kommunenspersonvernerklæring: https://www.asker.kommune.no/om-asker-kommune/personvernerklaring/

Du kan også få innsyn i opplysningene gjennom elevsamtaler eller utviklingssamtaler.

Rett til å få korrigert uriktige personopplysninger

Dersom våre opplysninger om deg ikke er riktige, har du rett til å få korrigert disse. Det gjelder også dersom vi ikke har fullstendige opplysninger om deg. Nærmere informasjon om retting og korrigering fremgår av kommunens personvernerklæring: https://www.asker.kommune.no/om-asker-kommune/personvernerklaring/

Når slettes opplysningene?

Avhengig av system, slettes dataene etter mellom 0-12 måneder. Dersom dataen er arkivverdig, lagres de etter arkivloven.

Digital dømmekraft

Opplæring av lærere og skoleledere

Asker kommune skal sørge for at skoler og ansatte er i stand til å gjennomføre god opplæring i digital dømmekraft.  Skoleledere skal sørge for at rutiner som gjelder for personvern i skolene er godt kjent for elever, foresatte og ansatte. Skoleledere får sin opplæring gjennom rektormøter. Lærere får opplæring via nettverket for ressurslærere og gjennom arbeidet beskrevet i kompetanseplanen.

Opplæring av elever

Skolene skal systematisk arbeide med elevene om digital dømmekraft. Tema skal også være knyttet til personvernrelaterte spørsmål, hva er personopplysninger, hvorfor datasystemer bruker personopplysninger og hvordan eleven selv kan sikre trygg bruk. Skolene skal også ha spørsmål knyttet til elevenes rettigheter som tema.