Forebygging og tidlig innsats

Planlagt vedlikehold av eiendommene

I 2015 var det flere leietakere enn planlagt som flyttet ut fra leiligheter med store behov for oppgradering. I tillegg påløp ekstra, ikke planlagte driftsutgifter til blant annet innleie av lokaler. Ved å omdisponere midler fra planlagte vedlikeholdstiltak, kunne driftstiltakene gjennomføres innenfor budsjettrammen. Kommunen gjennomførte i 2015 totalt 74,3 prosent av de planlagte vedlikeholdstiltakene.

Det fremmes årlig en sak om vedlikehold av kommunens bygninger, sist i formannskapet i juni 2015 (sak 111/15).

Kartlegging av eksisterende bygningsmasse

Eiendomsdrift og forvaltning har i 2015 kartlagt alle innleide lokaler som kommunen benytter til sin tjenesteproduksjon, samt lokaler kommunen selv eier og som leies ut til eksterne leietakere.

Tettstedsutvikling

Det ble overført 5 mill. kroner til prosjektet Heggedal torg og park fra prosjektet tettstedsutvikling. Det er også startet mulighetsstudier for Høn/Landås og Drengsrudjordene.

Energi og klima

Sammenlignet med basisåret 2007, er energibruken i 2015 totalt 26 prosent lavere. Det vurderes som sannsynlig at kommunen når målet om 30 prosent redusert kjøpt energi innen 2020.

Den viktigste årsaken til reduksjonen er en rekke vellykkede energieffektiviseringstiltak i kommunens bygg. Kommunen har inngått avtaler med private om garanterte besparelser (Energy Performance Contract – EPC) av energiforbruket, forutsatt at angitte tiltak iverksettes. Asker kommune var en av de første kommunene i landet som tok i bruk en EPC-kontrakt. 

Fase 1 av dette arbeidet handlet om tiltakene som hadde størst effekt vurdert opp mot investeringen. I ettertid har imidlertid energibruken for disse tiltakene økt igjen. Dette skyldes endret bruk av byggene, flere bygg i porteføljen, økte krav til ventilering på grunn av radon, samt manglende intern oppfølging av energimessige tiltak i driften. 

I 2015 iverksatte kommunen følgende tiltak for å bedre måloppnåelsen for de tiltakene som er gjennomført i fase 1:

  • Fast ukentlig oppfølging av energibruket på alle bygg som har automatisk energiovervåking (totalt 95 bygg). Forbruket er sammenlignet fra uke til uke, samt med tilsvarende periode foregående år.
  • Økt fokus på optimalisering av driften, blant annet gjennom å slå av ventilasjonen, redusere ventilasjonen på kveldstid og når det er få brukere i byggene, samt å senke temperaturen når byggene ikke er i bruk.

I fase 2 av energieffektiviseringsarbeidet i 2015 er det oppnådd en betydelig reduksjon i bruken av energi på Risenga idrettspark. Kommunen følger ENØK-tiltakene i EPC-kontraktene frem til ca. 2020.

Som KOSTRA-tallene viser, har Asker kommune redusert sine kostnader til energi per m2 med 23 kroner fra 2013 til 2015. Asker ligger likevel 31 kroner per m2 over KOSTRA-gruppe 13. Når det gjelder forbruket, bruker imidlertid Asker kommune 149 kWh per m2, mens gjennomsnittet for KOSTRA-gruppe 13 er 163 kWh per m2. Rådmannen vil i 2016 fremme sak om årsakene til at Asker kommune bruker mindre kWh per m2 enn sammenlignbare kommuner, men har høyere kostnader.

God helhet og samhandling

Eiendomsdrift og forvaltning samarbeider med Voksenopplæringen, som har et introduksjonsprogram for flyktninger og holder kurs i hvordan bo i kommunens boliger. Programmet tar for seg renhold av boligene, bruk av tekniske innretninger og avfallssortering. Kommunens boligkonsulenter bistår også flyktningene i boligene etter innflytting. Programmet har en direkte effekt på det verdibevarende vedlikeholdet, og kommunen har fått gode tilbakemeldinger på dette arbeidet fra flyktningene. 

Tjenesteområde Eiendom har inngått et samarbeid med NaKuHel om rehabilitering av Vevstua på Øvre Sem. Arbeidet er i planleggingsfasen. I tillegg kjøper Asker kommune grønne skjøtselstjenester fra NaKuHel på Tveter gård. 

Eiendomsdrift og forvaltning har jevnlige møter med boligtildelingen, for å sikre god kommunikasjon, samarbeidsrutiner og «rett beboer i rett bolig». Dette arbeidet er viktig for å hindre konflikter mellom beboere og naboer. 

Videre deltar Eiendomsdrift og forvaltning i «Trygg hjemme», som er et kommunalt samarbeid mellom Asker og Bærum kommuner og brannvesenet. Målet er å trygge bosituasjonen for beboere i kommunale boliger og private hjem. Aktuelle tiltak kan være å sette inn vanntåkeanlegg eller hjelpe «samlere» til å rydde i hjemmene sine.

Brukermedvirkning 

Eiendomsdrift og forvaltning har i 2015 hatt en tett dialog med brukerne ved gjennomføring av drifts- og vedlikeholdstiltak. Dette arbeidet fortsetter i 2016.

Renhold og praktisk bistand fikk i 2015 lavere score på renholdet i brukerundersøkelsen enn tidligere år. For å avklare forventningene til periodisk renhold, vil enheten ha dialogmøter med brukerne i 2016.

Kapasitet og variasjon i kommunal bygningsmasse

Tjenesteområdet har ansvar for drift og vedlikehold av de kommunale boligene til innbyggere som på grunn av økonomiske, sosiale eller helsemessige forhold er vanskeligstilte på boligmarkedet. Dette inkluderer også førstegansbosetting av flyktninger.

Som følge av kommunens deltakelse i Boligsosialt utviklingsprogram (BOSO), har tjenesteområde Eiendom ansvar for å kjøpe og/eller bygge 60 nye boenheter til definerte målgrupper innen utgangen av 2017. Til dette er det avsatt 30 mill. kroner årlig i investeringsmidler til boligsosiale formål, jf. sak 86/14 i formannskapet.

I perioden 2014-2015 klarte kommunen å skaffe 31 av de 60 boligene, og ligger dermed godt an i forhold til å nå målet.

God kvalitet

Eiendomsfunksjonene – videreutvikling

Som en videre oppfølging av arbeidet med å videreutvikle eiendomsfunksjonene, vil rådmannen i løpet av første halvår 2016 legge frem en strategiplan for Eiendom. Den vil blant annet ta utgangspunkt i Kommuneplan for Asker 2014-2026 og Boligpolitisk strategi for Asker 2015-2026.

Strategiplanen skal inneholde mål og strategier for utvikling av tjenesteområdet og eiendomsfunksjonene de neste fem årene, samt ha et langsiktig perspektiv i tråd med føringer i kommuneplanen og øvrige strategiplaner.

Styring av investeringsprosjektene

Det rapporteres internt på alle investeringsprosjekter hver måned. For investeringsprosjekter med en ramme på over 100 mill. kroner, rapporteres det politisk gjennom tertialrapportene og i note 12 i årsberetningen og regnskapet.

Renhold

Asker kommune bruker samme kvalitetsstandard på renholdstjenester uavhengig av om renholdet utføres av private leverandører eller kommunens egne ansatte. Dette gjør det mulig å sammenligne kvaliteten.

I 2015 begynte planleggingen av et prosjekt for å ta i bruk et digitalt renholdsprogram basert på byggetegninger. Prosjektet vil starte opp i 2016, og vil føre til riktig arealberegning på renholdet. Renholderne vil få renholdsplanen på nettbrett. Her er det mulig å melde avvik, få melding om tilleggsoppgaver, samt påminnelse om arbeidsoppgaver i de ulike rommene. Programmet bygger på kvalitetsstandarden NS Insta 800.

I tillegg skal kommunen prøve ut robotstøvsugere i områder med mye teppegulv. Dersom dette fungerer etter intensjonen, kan renholdstiden reduseres. I tillegg støvsuger robotstøvsugerne teppene grundigere, noe som gir bedre inneklima.

Nødvendig kompetanse

I 2015 kartla tjenesteområdet eksisterende kompetanse og fremtidig behov. Det skal i 2016 utarbeides en langsiktig kompetanseplan for tjenesteområdet.