Det er definert fem satsningsområder som er gjennomgående for alle tjenesteområder:

  • Medborgerskap og samskaping
  • Forebygging og tidlig innsats
  • God helhet og samhandling
  • God kvalitet
  • Nødvendig kompetanse

Medborgerskap og samskaping

Kommunen er et lokalt fellesskap der innbyggerne involveres aktivt som ressurs og samarbeidspartner gjennom økt fokus på medborgerskap og samskaping.

Tjenesteområde Eiendom vil arbeide for å styrke samarbeidet med innbyggerne gjennom å finne løsninger som sikrer at kommunens formålsbygg i større grad kan benyttes utover kjernetiden. Utearealene på skoler og barnehager bør for eksempel i større grad kunne benyttes til lek på ettermiddager og i helger, og nabolagene må få informasjon om dette. Som en del av oppfølgingen av folkehelseplanen vil det vurderes nærmere hvordan dette kan gjennomføres. 

Innbyggerne blir i dag involvert og tatt med på råd (brukergrupper) når nye investeringsprosjekter skal gjennomføres.

Vevstua – NaKuHel

Det er avsatt 6 mill. kroner til restaurering av Vevstua og leiekontrakt er inngått med NaKuHel. Planleggingen av restaureringen vil skje i samarbeid mellom kommunen
som eier og NaKuHel som leietaker. Leieavtalen sikrer at også andre frivillige lag og foreninger skal kunne bruke lokalene

Samfunnsutvikling

Den økte befolkningsveksten gir utfordringer knyttet til blant annet utvikling av formålsbyggene og gode bomiljøer. Tjenesteområde Eiendom vil sikre at folkehelse blir integrert i all planlegging, jf. plan- og bygningsloven. Lovens formålsparagraf vektlegger en bærekraftig utvikling, medvirkning for alle, langsiktige løsninger, konsekvenser for miljø og samfunn, hensyn til barn og unges oppvekstvilkår og universell utforming. Dette er
alle indikatorer som inngår i rutinene for gjennomføring av eiendomsprosjekter.

Eiendom vil delta aktiv i arbeidet med å sikre trygge og trivelige bomiljø for alle, og ulike virkemidler skal bidra til gode og heterogene bomiljøer.

Miljø og energi

Asker kommunes egen virksomhet har gjennom energi- og klimaplanen definerte mål for å redusere klimagassutslipp og energibruk i kommunens bygg. Målene omfatter eksisterende og eventuelt nye bygg som bygges i perioden.

Et definert tiltak er at kommunen ved planlegging og gjennomføring av nye bygg og rehabilitering av eksisterende, aktivt skal prøve ut nye former for fornybar energi. 

Den største utfordringen for å oppnå redusert energibruk er likevel eksisterende bygningsmasse som utgjør hoveddelen av byggene. Gjennom prosjektet Enøk fase 2 er det
gjennomført ulike energitiltak i en rekke av kommunes bygg. Det vil i andre kvartal 2016 rapporteres på utviklingen i energibruk for hele driftsåret 2015. Når erfaringene
fra Enøk fase 2 er gjennomgått og vurdert, vil rådmannen eventuelt fremme ny sak med plan for ytterligere tiltak for å sikre at eksisterende bygningsmasse og nybygg er tilstrekkelig energieffektive. Det omfatter også oppfølging og drift av byggene.

Det skal fremmes sak om tiltak for energieffektivisering av den kommunale bygningsmassen.

Kommunens bygg skal tilrettelegges for redusert bilbruk gjennom gode sykkelparkerings-muligheter og etablering av ladepunkter for elbiler.

Forebygging og tidlig innsats

Strategi for kommunal eiendom

Rådmannen har i 2015 startet arbeidet med å utarbeide en strategi for kommunal eiendom. Strategien vil være tjenesteområdets strategiske styringsdokument, og skal sikre en tjenesteutvikling i tråd med nasjonale føringer og lokale behov.

Styringsdokumentet vil definere overordnede og helhetlige strategier og tiltak for å sikre at tjenesteområdet leverer fremtidsrettede formålsbygg, gir optimale forutsetninger for god tjenesteutøvelse, samt tilbyr en boligmasse som dekker befolkningens behov i dag og i morgen.

Når den strategiske planen blir vedtatt, vil det blant annet utarbeides egne temaplaner for:

  • Eiendomsutvikling
  • Vedlikehold og utvikling av kommunale boliger og formålsbygg
  • Arealforvaltning i eksisterende bygg
  • Enøk/energitiltak i kommunale formålsbygg

Samfunnet er i stadig endring. Tjenesteområde Eiendom har ansvar for å balansere innbyggernes og kommunens behov for gode og funksjonelle arealer. Det er et løpende
behov for god eiendomsutvikling som følge av befolkningsutvikling, boligpolitikk og boligsosiale utfordringer.

Det skal fremmes sak om strategi for kommunal eiendom.

Omstilling og effektivisering

For å opprettholde kommunens økonomiske handlingsrom, legger rådmannen opp til en årlig omstilling og effektivisering på 20 mill. kroner, totalt 80 mill. kroner i fireårsperioden. Tjenesteområde Eiendom videreføres på dagens nivå, og det foreslås ingen reduksjoner i 2016.

Tjenesteområdet har imidlertid et løpende ansvar for å sikre at kommunens bygningsmasse utnyttes på en effektiv og god måte. Rådmannen vil foreta en gjennomgang av effektiviseringspotensialet knyttet til interne og eksterne leieforhold. Som en del av dette arbeidet vil det vurderes å utarbeide normer (areal per ansatt) for kontorarbeidsplasser, jf. arbeidsmiljølovens krav. Det er videre et mål å redusere antallet eksterne leieforhold.

Rådmannen vil komme tilbake til aktuelle omstillingstiltak for eiendomsområdet i perioden.

Planlagt vedlikehold av eiendommene

Det systematiske arbeidet med å gjennomgå og kartlegge teknisk status på de kommunale eiendommene videreføres i 2016. Målet er at det planlagte vedlikeholdet skal utgjøre omkring 70 prosent av det totale vedlikeholdsbudsjettet. Nivået i 2015 ligger på omkring 70 prosent. Et slikt nivå vil sikre at bygningsmassen opprettholder sin tekniske standard og verdi, og at behovet for ikke planlagt vedlikehold reduseres.

For å kunne realiseres målet om at det planlagte vedlikeholdet skal utgjøre omkring 70 prosent av det totale vedlikeholdsbudsjettet, bør 1 prosent av investeringskostnaden ved nybygg og 0,75 prosent av investeringskostnaden ved rehabiliteringsprosjekter avsettes til drift og vedlikehold, jf. vedtak i sak 65/13.

Det skal fremmes sak om disponering av midler til drift og vedlikehold av eiendommer.

Kartlegging av eksisterende bygningsmasse

Rådmannen vil i 2016 videreføre arbeidet med å kartlegge behovet for utskiftning og utvikling av eksisterende eiendommer. Arbeidet vil sees i sammenheng med skolebruksplaner, barnehageplaner, boligsosial utbygging og føringer i kommuneplanen.

God helhet og samhandling

Brukermedvirkning


Brukermedvirkning knyttet til investeringer krever stor grad av forventningsavklaring. For i større grad å sikre enhetlig standard på kommunens bygg, må valgte standarder, normer og løsninger kommuniseres til brukerne på en hensiktsmessig måte. Det må også kommuniseres
tydelig på hvilket tidspunkt i investeringsprosjektet brukermedvirkning kan finne sted.

Det er viktig med et godt samarbeid med virksomhetene for at renholdet skal bli best mulig. Det vil arbeides videre med å tydeliggjøre hvilken kvalitet brukerne kan forvente. Dette gjelder både brukerne av den kommunale tjenesten og de som benytter seg av de private leverandørene.

Kapasitet og variasjon i kommunal boligmasse

Tjenesteområdet har ansvar for drift og vedlikehold av de kommunale boligene til innbyggere, som på grunn av økonomiske, sosiale eller helsemessige forhold er vanskeligstilte i boligmarkedet, inkludert førstegangsbosetting av flyktninger. Det kreves tilstrekkelig kapasitet og variasjon i de boligene kommunen har til disposisjon.

Det vil i 2016 arbeides med å styrke Eiendomsdrift og forvaltning sin evne til å registrere og utnytte eksisterende eiendomsinformasjon, gi gode nøkkeltall og styringsparametere. Asker kommune vil delta i et nyopprettet KS-nettverk for nøkkeltall for boliger. I tillegg vil det
foretas en gjennomgang av dagens forvaltningssystem for å bedre kvaliteten på informasjonen som er lagret der.

Arbeidet med innføring av gjengs leie ble påbegynt i 2015 og videreføres i 2016, jf. formannskapets vedtak i sak 89/15.

Boligsosial utbygging

Det boligsosiale arbeidet er komplekst og forutsetter god koordinering og samhandling med tjenesteområde Helse og omsorg, som er ansvarlig for å yte tjenester til boligsosiale målgrupper, plan- og bygningsavdelingen og tjenesteområde Eiendom. Det er etablert strukturer som sikrer dette.

Tjenesteområde Eiendom har ansvar for anskaffelse (kjøp og/eller bygging) av 60 nye boenheter til definerte målgrupper innen utgangen av 2017. Til dette er det avsatt 30 mill. kroner årlig i investeringsmidler til boligsosiale formål, jf. sak 86/14 til formannskapet.

Det er foreslått avsatt ytterligere 30 mill. kroner i bevilgning for årene 2018 og 2019 til videre boligsosial utbygging.

Det skal fremmes sak om videre gjennomføring av den boligsosiale utbyggingen i perioden 2018-2019.

I tillegg pågår det et kontinuerlig arbeid med å skaffe boliger til andre målgrupper med behov. Dette skjer ved direkte kjøp av eksisterende boliger i markedet, kjøp av andeler i nye byggeprosjekter fra private eiendomsutviklere eller bygging av egne boliger.

Boligstrategi

Asker kommune skal tilrettelegge for profesjonell eiendomsutvikling for å sikre fremtidsrettede formålsbygg og kommunale boliger. Tjenesteområdet forvalter en
betydelig eiendomsportefølje med flere store eiendommer som egner seg til boligutvikling.
Det er en målsetning at Asker kommune skal være en offensiv eiendomsaktør som gjør strategiske eiendomsdisposisjoner for å ivareta en helhetlig samfunnsutvikling og
boligpolitiske føringer.

Øvre Sem - muligheter og bruk av eiendommen

Kommunens kjøp av eiendommene Øvre og Nedre Sem gir mange muligheter for videre utvikling, og flere ulike bruksformål har vært aktuelle. Øvre Sem er en strategisk eiendom hvor kommunen har et langsiktig perspektiv. Formannskapet har i sak 123/15 besluttet at deler av eiendommen skal søkes videreført til hotell- og konferansevirksomhet og at nødvendige avtaler skal inngås med privat part. Ved den videre utviklingen vil allmenhetens tilgang til området bli sikret og kommunen skal også sikres forkjøpsrett.

Drift og tilsyn av skoler og idrettsbygg

Arbeidet med å gjøre kommunale skoler, haller og anlegg mer tilgjengelig for flerbruk av skolen, kulturskolen og det frivillige organisasjonslivet videreføres.

Kommunens tilsynsvakter vil i 2016 bli overført fra tjenesteområde Oppvekst til tjenesteområde Eiendom. Videre vil det iverksettes organisatoriske tiltak for å sikre en effektiv organisering av drift og tilsyn i byggets åpningstider. Som et ledd i dette arbeidet vil IKT-basert system for booking av lokaler videreutvikles.

God kvalitet

Styring av investeringsprosjektene

Rådmannen foreslår i perioden et investeringsprogram på omkring 2,1 mrd. kroner. Høye ambisjoner og betydelige innmeldte behov tilsier at det er viktig med riktig prioritering og god politisk og administrativ styring av investeringsprosjektene. Det ble i 2014 etablert et styringssystem for å sikre god styring og oppfølging av investeringsprosjektene. Dette systemet er nå videreutviklet på samme IKT-plattform som den øvrige prosjektstyringen i Asker, og vil løpende tas i bruk. De første anleggsprosjektene legges inn sommeren 2015, og deretter byggeprosjektene i 2015/2016. Systemet sikrer at rådmannen vil kunne følge opp prosjektene på et overordnet nivå.

Det vil fortsatt bli rapportert tertialvis på prosjekter over 100 mill. kroner. For å bedre presisjonsnivået både på budsjett- og fremdriftsangivelser i rapporteringen, inndeles
prosjektene i fire ulike faser fra investeringsforslag (F0), gjennomført mulighetsstudie og rom- og funksjonsprogram (F1), gjennomført forprosjekt (F2) og gjennomført
anbudskonkurranse (F3).

I løpet av 2015 har eksisterende prosesser for planlegging og gjennomføring investeringsprosjekter for bygg blitt revidert og utvidet til å omfatte hele prosessen fra
mulighetsstudie til garantiperioden. Det tas i bruk ulike anskaffelsesmodeller og samarbeidsformer for å sikre kostnadseffektive investeringer.

Mulighetsstudier

Tjenesteområdet har ansvar for gjennomføring av en rekke mulighetsstudier knyttet til vedtatte investeringsprosjekter. 

Nedenfor gis en oversikt over de mest sentrale mulighetsstudiene som skal gjennomføres i perioden (ikke uttømmende liste):

  • Søndre Borgen helsehus – mulighetsstudie må utføres
  • Solgården sykehjem – mulighetsstudie må utføres
  • Nedre Sem gård – mulighetsstudie gjennomført
  • Ny sentrumsskole og barnehage – mulighetsstudie må gjennomføres
  • Ny ishall på Risenga/Askerhallen – mulighetsstudie er gjennomført. Videre arbeides det med valg av ulike alternativer for utbygging (ny ishall og/eller ombygging av Askerhallen) og finansieringsmodeller

Enhetlig standard

Rådmannen har fokus på bruk av enhetlige standarder for kommunale formålsbygg, både når det gjelder bygningsmessig kvalitet, arealeffektivitet og rom- og funksjonsprogram.
Dette er viktig for å sikre at innbyggerne tilbys lik kvalitet, og at planleggings- og gjennomføringsfasen effektiviseres. En nøktern og god nok standard vil også bidra til en forsvarlig kommuneøkonomi, jf. handlingsregelen for investeringer.

Det vil høsten 2015 bli lagt frem sak om enhetlig standard for kommunale formålsbygg. Dette arbeidet videreføres og implementeres i nye investeringsprosjekter fra 2016.

Det ble i 2011 vedtatt at alle nye kommunale bygg skal ha passivhusstandard, og Asker kommune var med dette en av de første til å vedta et slikt ambisiøst mål. Det jobbes nå med en revisjon av teknisk forskrift som legger opp til passivhusnivå som minimumsstandard fra
2016, samt et mål om nær nullenergibygg innen 2020. Fremtidig energistandard for bygg i Asker kommune bør derfor vurderes på nytt.

Asker kommune deltar i FutureBuilt-programmet. Kistefossdammen barnehage, som vil stå ferdig i 2016/2017, er det første prosjektet som bygges etter de krav som stilles i dette programmet. Kistefossdammen blir Norges første kommunale plusshus. Det skal i forbindelse med formålsbygg vurderes om bygget skal etableres som FutureBuilt-prosjekt. 

Det er i samarbeid med Husbanken utarbeidet en standard boligmodul for bygging og etablering av boliger til boligsosiale formål. Dette vil forenkle planleggingen av nye prosjekter, effektivisere fremdriften og redusere byggekostnadene. De nye modulbyggene vil bli benyttet i prosjektet på Sem i 2015/2016 og i Skustadgata i 2016.

Renhold og praktisk bistand

Renhold er av stor betydning for å sikre god kvalitet og godt vedlikehold av eksisterende eiendomsmasse. Kommunalt renhold er dokumentert gjennomgående bedre enn den standarden for kvalitet som er bestemt for kommunens bygg. Det pågår et kontinuerlig arbeid med å tilpasse omfanget av det renholdet som blir levert til denne standarden. Det kan bli en utfordring at brukerne vil kunne oppfatte dette som et dårligere renhold enn de har hatt tidligere.

Praktisk bistand står overfor utfordringer med hensyn til fritt brukervalg. Det har vært en gradvis økning av brukere som har valgt private leverandører, mens den kommunale
tjenesten har flest brukere med sammensatt behov. En del av vedtakene omhandler blant annet mindre daglige gjøremål flere ganger i uken.

For å gi brukerne en bedre og mer effektiv tjeneste, er det viktig å legge til rette for et tettere samarbeid mellom de ulike tjenesteyterne, slik som for eksempel tjenestetildelingen,
hjemmesykepleien, psykisk helse og booppfølgingsteamet. Det vil vurderes ulike løsninger for å utvikle mer innovative arbeidsformer innen praktisk bistand.

Utskiftning og utvikling av eksisterende bygningsmasse

Det er behov for en forlenget levetid og utnyttelse av kommunens eiendommer. Tjenesteområdet vil derfor vurdere behovet for utskifting av bygningsdeler for å
opprettholde byggverkets verdi, samt utviklingstiltak for å imøtekomme nye krav.

Kommunens eldre bygningsmasse har behov for oppgradering av eksisterende installasjoner. I kommunens vedlikeholdsplaner og planer for utvikling av eiendommene, må det tas høyde for nye funksjonaliteter som ikke har vært i bygget tidligere, samt endringer i behov eller
lovpålagte krav.

Nødvendig kompetanse

Kompetanse er et viktig område for eiendomsfunksjonen generelt, og har hatt stort fokus i den gjennomførte organisasjonstilpasningen innen tjenesteområdet. Obisoft er kommunens verktøy for kompetansestyring.

Det pågår et arbeid med å vurdere hvilken kompetanse som bør være i egen organisasjon og hvilken som bør leies inn ved behov. Det legges opp til at Prosjekt og utbygging fortsatt skal ha egne prosjektledere med kjernekompetanse, men at kommunen i større grad enn
tidligere leier inn prosjektlederkompetanse ved behov.

Tjenesteområde Eiendom skal utvikle kompetanseprofilen for å bli gode på:

  • å utarbeide anbudsdokumenter og vurdere bruk av ulike entrepriseformer
  • å inngå rammeavtaler for å kunne være mer fleksible ved innleie av spisskompetanse
  • å utvikle arbeidet med og bruken av livssyklusanalyser (LCC-analyser)
  • kunnskap om OPS-kontrakter/-samarbeid for å kunne vurdere dette mer aktivt som finansieringsform i fremtidige investeringsprosjekter.
  • å tilpasse organisasjonen for å imøtekomme fremtidens teknologiske utforming med mer teknisk avanserte bygg for blant annet å sikre energieffektiv drift.

Kommunen har etablert kontakt med Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI) for å øke kunnskapen om offentlige anskaffelser. Dette er viktig for å sikre at kommunen
utnytter de mulighetene som finnes innenfor dagens regelverk for å oppnå effektive og kostnadsbesparende anskaffelser, og samtidig fremme innovasjon i forbindelse
med anskaffelsesprosessene.