Skriveråd for ulike sjangre

Retningslinjene i språkprofilen gjelder for alle typer tekster. Vi skal skrive klart, enkelt og godt uansett hvem vi skriver til og hva vi skriver om. Samtidig trenger hver enkelt teksttype spesiell oppmerksomhet for at den skal bli virkelig god.

Her er råd og tips om hva som er særlig viktig å tenke på når du skriver brev, e-poster, politiske saker, strategier, planer og nettsider.

Brev og vedtak

Det å få innvilget eller avslått sin søknad vil ofte ha stor betydning for en innbygger, så når vi skriver vedtaksbrev er det ekstra viktig å sette seg i leserens sted. Det som er viktigst for leseren må komme tidlig i teksten.

  • Bruk brevmalen i ditt relevante saks- og arkivsystem eller fagsystem når du skriver brev og vedtak. Asker kommune skal være en tydelig avsender.
  • Bruk direkte tiltaleform som du/deg og Asker kommune / vi.
  • Lag en god overskrift som får fram hovedbudskapet. I et vedtaksbrev skriver du hva kommunen har besluttet allerede i overskriften.
  • Det bør komme tydelig fram hva kommunen forventer at mottakeren skal gjøre eller vite etter å ha lest brevet.
  • Forklar ord og uttrykk som ikke er velkjente for leseren. I et vedtaksbrev må det komme klart fram hva vedtaket innebærer for mottakeren, og hvilke rettigheter og plikter hun eller han har.
  • Begrunnelsen for et vedtak skal gjøre det lettere for mottakeren å forstå hvorfor beslutningen ble som den ble. Plasser gjerne begrunnelsen for vedtaket i et eget avsnitt, slik at det er lett for leseren å finne den.
  • Bruk mellomtitler i alle brev over en halv side.
  • Henvisninger til lover og paragrafer kan gjøre det vanskelig for leseren å forstå hva som er vedtatt. Disse bør du derfor sette i et eget avsnitt til slutt i brevet.
  • Gi leseren en mulighet til å få mer informasjon og svar på eventuelle spørsmål, for eksempel ved å opplyse om et telefonnummer hun eller han kan ringe.
  • Les brevet høyt for deg selv som en siste kvalitetssjekk, og få gjerne også en kollega til å lese igjennom.

E-post

E-post er et kjapt medium, og av og til kan det gå litt for fort når vi skriver dem. Hvis e-posten er eller kan bli en del av en saksbehandling, skal du ta den like alvorlig som du ville gjort hvis du sendte et brev. Les gjennom innholdet før du sender, og forsikre deg om at innholdet er korrekt både faglig og språklig.

Folk forventer raske svar på e-post. Hvis det ikke er mulig å svare raskt, bør du sende en foreløpig e-post og informere om at det kommer et fullstendig svar etter hvert.

Lag en logisk struktur

Det er viktig at leserne, blant alle e-postene i innboksen, raskt kan se hva nettopp din e-post handler om. Lag derfor en god overskrift som viser hovedbudskapet.

Start med en innledningshilsen, for eksempel Hei. Det skal stå på egen linje, uten punktum eller komma bak.

Mange leser e-poster raskt, de skumleser. Derfor er det ekstra viktig at hovedbudskapet eller konklusjonen kommer aller først i teksten. Bruk mellomoverskrifter for å strukturere teksten og gjøre den lett å skanne, og lag avsnitt så e-posten får en luftig visuell utforming.

Lim gjerne inn lenker slik at det er lett for leserne å finne mer informasjon. Lag selvforklarende lenketekster som forteller leserne hva som venter bak lenken. En lenke skal aldri si bare «her» eller «les mer her».

Politiske saker

Politiske saker er mer formelle enn mange andre kommunale tekster, og trenger ikke følge rådet om personlig tone med bruk av «vi» og «oss».

Saksfremlegg til politiske utvalg skal som hovedregel inneholde

  • innstilling / forslag til vedtak
  • sammendrag
  • bakgrunn og saksopplysninger
  • problemstillinger og alternativer
  • rådmannens anbefalinger

Husk at saksfremleggene ofte leses av langt flere enn politikerne, for eksempel saksbehandlere i andre kommuner, fylkeskommuner eller statlige etater, journalister og innbyggere. Bruk derfor et klart og forståelig språk og unngå uttrykk og forkortelser som ikke er kjent for alle.

Gi saken en tittel som klart viser hva den gjelder. Tenk på at det skal være enkelt for politikerne, journalistene og andre interesserte å finne saken fra nettsidene våre (både fra møtekalenderen og ved søk i saker og sakspapirer).

Sørg for at det er en konsekvent bruk av ord- og bøyningsformer gjennom hele dokumentet. Det er særlig viktig å sjekke dette når du får tekstbidrag fra andre. Pass på at tegnsettingen er korrekt og konsekvent.

Del opp teksten i avsnitt, for å ordne innholdet og skape bedre oversikt. Avsnitt markeres med en blank linje.

Ta bare med det som er viktig for saken, og som gir politikerne et godt grunnlag for å treffe vedtak. Vurder nøye hva som skal med og hva du ikke behøver å ta med. Dersom det er behov for mer utfyllende redegjørelser eller vurderinger av faglig eller teknisk karakter, kan du skrive dette som et vedlegg til saken.

Alle saksframlegg på over to sider skal ha et sammendrag. Sammendraget skal være på maksimum en halv side og gi en kort innføring i hva saken handler om.

Strategier og planer

Dette er ofte lange dokumenter der det er ekstra viktig med en god struktur. Skriv sammendrag, gjerne for hvert kapittel. Bruk mellomtitlene til å formidle viktige budskap i teksten, og bruk punktlister for å skape oversikt. Bruk maler i de tilfellene der dette finnes, som for handlingsprogrammer og årsrapporter.

Husk at strategier og planer ofte leses av mange ulike personer. Bruk et klart og forståelig språk og unngå uttrykk og forkortelser som ikke er kjent for alle.

Sørg for at det er en konsekvent bruk av ord- og bøyningsformer gjennom hele dokumentet. Det er særlig viktig å sjekke dette når du får tekstbidrag fra andre. Pass på at tegnsettingen er korrekt og konsekvent.

Når vi refererer til tidligere vedtatte saker viser vi til løpenummer og ikke til ESA-nummer, og vi viser til hvilket utvalg som har behandlet saken.

Bruk egne oppslagsverk for dette dersom du skal henvise, sitere eller lage en referanseliste. For eksempel er Søk & skriv en tjeneste som flere av de største utdanningsinstitusjonene i Norge står bak.

Nettsider

Når vi leser på nett, er vi som regel ute etter å finne helt konkret informasjon og leter ved å skanne teksten. Øyet fanger opp overskrifter, mellomtitler, punkter og lenker. 

  • Sett deg i lesernes sted når du formulerer teksten.
  • Bruk informative, meningsbærende og søkbare overskrifter.
  • Vær bevisst på hvilke begreper du bruker. Velg de ordene som er mest logiske for innbyggerne, og varier med synonymer. Mange finner fram til kommunens nettsider via Google eller andre søkemotorer. For eksempel bruker vi i kommunen ordet avfall, mens mange innbyggere søker på ordet søppel. En nettside om avfallshåndtering bør gi treff både ved søk på avfall og søppel.
  • Si det viktigste først – det vil si det som er viktigst for leserne.
  • Skriv kort, konkret, klart og relevant.
  • Si én ting om gangen.
  • Avsnittene bør være korte.
  • Bruk mellomtitler og eventuelt punktlister.
  • Bruk bilder bare dersom de illustrerer og/eller underbygger de viktige poengene i teksten.
  • Unngå skrivefeil. Det er ekstra viktig i en nett-tekst, fordi skrivefeil gjør at en bruker ikke får treff ved søk.
  • Bruk gjerne lenker til aktuell, relevant informasjon. Lag selvforklarende lenketekster som forteller leserne hva som venter bak lenken. En lenke skal aldri si bare «her» eller «mer».
Lenketekster
Ikke skriv lenketekster slik Skriv lenker slik
Les mer her Les mer om de nye parkeringsreglene