Ti råd for klart og forståelig språk

Det klare, tydelige og målgruppetilpassede språket er den nye normen for tekster fra det offentlige. Klarspråk handler ikke først og fremst om riktig eller feil språkbruk, men om å være språkbevisst og velge de formuleringene som er mest brukervennlige.

Disse ti retningslinjene for klarspråk tar for seg både hvordan vi tenker om tekst, og konkrete grep for formuleringer og setninger i tekstene våre.

1. Stopp opp og reflekter over språket ditt

Vi må bli mer bevisste på tekstene vi skriver, og tørre å stille spørsmål ved dem. Dette er kanskje den viktigste forutsetningen for å lykkes med å skrive klart. Det første skrittet mot de gode tekstene er derfor å bli mer kritiske til måten vi «alltid» har skrevet på. Hvis tekstene våre skal bli bedre, må vi også ta oss bryet med å endre dem.

Ikke la veiledninger, vedtakstekster, brev og skjemaer bare passere. Vi skal fortsatt bruke malene og standardbrevene våre, men samtidig skal vi tenke etter og vurdere ordene vi bruker, måten vi lager setninger på, og hvordan vi strukturerer tekstene våre.

2. Definer hvorfor du skriver, og hvem du skriver til

Hva er poenget med teksten din? Hva vil du at leseren skal vite eller gjøre etter å ha lest teksten din? Dersom budskapet kommer tydelig fram, er det større sjanse for at leseren gjør det du forventer og ønsker. Da slipper du å bruke tid på å oppklare og forklare i etterkant.

Ved å være bevisst på hvem du skriver til, kan du tilpasse innhold og formuleringer slik at det passer for mottakeren. Det er forskjell på om du skriver til en kollega, til et politisk utvalg eller til innbyggerne.

Vi må tenke på hva målgruppen har av kunnskap om saken fra før, og hvilke forutsetninger de har for å skjønne teksten. Ikke alle kjenner til regelverket og fagordene vi bruker. Derfor må vi i mange tilfeller forklare både saken, regelverket og fagordene slik at folk forstår.

3. Henvend deg direkte til mottakeren

Bruk en hyggelig tone når du skriver. Hvis innbyggerne skal oppleve at vi er til stede for dem, må vi henvende oss direkte når vi skriver. Vi må tenke på at vi skal snakke med og ikke til mottakeren. For å gi teksten en mer imøtekommende og personlig tone bør vi bruke du og dere når vi skriver.

Unngå så langt som mulig å omtale mottakeren din i tredjeperson (tiltakshaver, mottaker, søker, bruker, hjemmelshaver) eller ved hjelp av ubestemt pronomen (man og en). Bruk heller ikke høflighetsformene De eller Dem som tiltaleform, fordi det er stivt og skaper avstand.

Det skal dessuten være lett å se hvem som er avsender av teksten. Vi skal derfor introdusere Asker kommune tidlig i teksten og bruke navnet når vi sier noe om kommunens rolle og oppgaver. Videre i teksten er det greit å variere med vi. Da blir det også enklere for mottakeren å forstå rollene i teksten – hva som er forventet av mottakeren, og hva mottakeren kan forvente av kommunen.

Velg en imøtekommende tone
Ikke skrivSkriv heller
Ved overgang til ny arbeidsgiver kan arbeidstaker ved ev. sykdom først bruke egenmelding etter to måneder. Når du skifter arbeidsgiver, kan du bruke egenmelding ved sykdom først etter to måneder.
Manglende dokumentasjon må innsendes innen tre uker. Dere må sende inn dokumentasjonen som mangler innen tre uker.
Søker er selv ansvarlig for å sjekke ledningers plassering. Du har selv ansvaret for å sjekke hvordan ledningene er plassert.

Måten vi skriver på må være tilpasset situasjonen og budskapet, og vi må prøve å sette oss inn i hva mottakeren tenker og føler. Eksempel: Dersom en innbygger sender oss en fortvilet klage etter å ha fått avslag på en søknad om sykehjemsplass, kan (ellers hyggelige) fraser som «ha en god dag» oppleves som upassende og som om vi ikke tar klageren på alvor.

4. Skriv det viktigste først

Begynn alltid med det som er viktigst for leseren, altså det som det er helt avgjørende at leseren får med seg.

Det betyr at hovedbudskapet, for eksempel vedtaket i et vedtaksbrev, må komme først i teksten, etter en kort innledning som setter teksten inn i en sammenheng. Faktagrunnlag, vurdering og informasjon om klagemuligheter er tekstdeler som kan komme senere i teksten.

Ta dessuten bare med det som er relevant for leseren, og stryk resten.

5. Gjør det enkelt å finne fram i teksten

Tekstene våre blir lettere å orientere seg i hvis vi bruker informative overskrifter og flere mellomtitler. Gode overskrifter kan romme mye informasjon. Bruk derfor denne plassen til å gi mottakerne verdifull lesehjelp.

Overskrifter

Overskrifter som bare består av ett stikkord, gir lite informasjon, så bruk gjerne setninger og spørsmål. Pass på å spisse overskriftene, og unngå tomme fraser som lett sniker seg inn i overskrifter, som i henhold til, vedrørende og angående.

Vi må også ta hensyn til at overskriftene skal være søkbare/synlige i fagsystemene og på nettsidene våre. Det er også viktig at overskriftene vi bruker i politiske saker, er tydelige, selvforklarende og søkbare.

Velg en overskrift som gir mye informasjon
Disse overskriftene eller mellomtitlene er for generelle eller utydelige:Her får leseren tydeligere informasjon gjennom overskriftene eller mellomtitlene:
Vedtak Du har fått innvilget omsorgslønn
Igangsettingstillatelse på søknad om tiltak uten ansvarsrett for riving og oppføring av tilbygg Tillatelse til å rive og sette opp tilbygg
Forhåndsvarsel vedrørende separering av avløpsledninger Varsel om at du må bytte avløpsledninger
Plan for OU Plan for organisasjonsutvikling for skolene i Asker kommune

Mellomtitler

Mellomtitlenes oppgave er ikke bare å inspirere leseren til å lese avsnittet, de skal også hjelpe leseren til å finne fram til de mest relevante delene av teksten, og til å velge bort det som ikke er like interessant.

Mellomtitler er også en uutnyttet ressurs. Vi er vant til å bruke mellomtitler i rapporter og andre lengre tekster, men vi bør bruke mellomtitler i alle typer tekster – også i vedtak, brev og e-poster. Presise, informative mellomtitler gjør godt både for oss som skriver, og de som skal lese teksten vår.

Bruk luft - lag avsnitt

Det er også fint å bruke luft for å gjøre en tekst mer lesbar og mindre visuelt massiv. Lag avsnitt.

6. Tydeliggjør ansvar og roller ved å bruke et aktivt språk

Få fram hvem som gjør hva! Passivformuleringer kan skjule hvem det er som handler i setningene.

Den største ulempen med tekster som er preget av passive i stedet for aktive verb, er at det kan være vanskelig få et klart bilde av hvem som skal gjøre hvilke oppgaver, og hvem som har ansvar for hva.

Vær derfor på vakt mot unødvendige passiver – og fordel ansvar og roller ved å bruke et aktivt språk og konkretisere hvem det er som handler.

Få fram hvem som gjør hva
Unødvendig passivBruk heller aktiv
Fullmakt vedlegges. Vi legger ved en fullmakt.
Søknaden er behandlet. Vi har behandlet søknaden din.
Det anbefales at naboer underrettes før tiltaket igangsettes. Kommunen anbefaler at dere informerer naboene før dere setter i gang utbyggingen.

7. Skriv konkret, pass på substantivuttrykk, fremmedord og forkortelser

Noe av det som skaper omveier i kommunikasjonen, er at vi velger å bruke abstrakte uttrykksmåter. Det er særlig to språktrekk som gjør tekster abstrakte: substantiveringer og bruk av unødvendige fremmedord.

Når vi skriver, har vi lett for å gjøre verb om til substantiver, fordi det kan virke mer formelt eller saklig. Problemet er at det gjør språket tyngre og mer abstrakt – og dermed vanskeligere å forstå. Et av de mest effektive grepene for å gjøre en tekst mer konkret er derfor å bruke verb i stedet for substantiver når vi uttrykker handling.

Bytt ut ord som slutter på -ing eller -else med verb
Det blir tyngre og mer abstrakt med substantiveringerDet er lettere å forstå med verb eller hvis vi skriver om setningen
Endring i inntekt skal meldes barnehagen for ny betalingsfastsetting. Hvis inntekten din endrer seg, må du melde fra til barnehagen slik at vi kan fastsette ny betaling.
Vi har nå foretatt beregning av egenbetaling for opphold på sykehjemmet for brukeren. Vi har nå beregnet egenbetalingen for opphold på sykehjemmet for brukeren.
Plan- og bygningsavdelingen vil foreta en vurdering av det innsendte materialet. Plan- og bygningsavdelingen vil vurdere materialet dere har sendt oss.

Vi har også lett for å bruke avanserte fremmedord som tilsynelatende har større tyngde enn begrepene fra hverdagsspråket. Dette kan gjøre at vi snakker litt over hodet på mottakerne og være med på å gjøre teksten komplisert og vanskelig å forstå.

Unngå eller forklar fremmedord
Eksempler på fremmedord som kan gjøre teksten tung og abstraktGode alternativer
adekvat passende, dekkende, fullgod
dimensjonere tilpasse
disponere bruke
forestå lede, ha ansvaret for
initiere ta initiativ til, begynne, sette i gang
innovativ fornyende, ny
kasus tilfelle
komplettere fullføre, gjøre ferdig
konsensus enighet
konstatere slå fast
koordinere samordne
lokalisering plassering, sted
potensial mulighet
relokalisering Flytting

Skriv ord og navn helt ut

Unngå forkortelser og skriv heller ord og navn helt ut. Dersom en forkortelse er hensiktsmessig, må du forklare hva den betyr første gang du bruker den i teksten.

8. Bruk et oppdatert språk, unngå kansellistil

Vi er nødt til å bruke ord og begreper leserne våre forstår og kan forholde seg til. Vi skal derfor skrive oppdatert norsk, og unngå formuleringer som kan oppleves som fremmede.

Vi vinner ofte mye på å lene oss mer mot måten vi uttrykker oss muntlig. Vi må også unngå lange og kompliserte setningsstrukturer. Sett punktum. Del opp lange setninger, og unngå særlig innskutte leddsetninger (bisetninger).

Velg bort ord og uttrykk som forbindes med umoderne byråkratspråk eller såkalt kansellistil. Eksempler på dette er hvorledes, angående og vedrørende.

Andre konstruksjoner vi bør luke vekk, er partisippformer (foreliggende, hjemmehørende, gjeldende) og substantiver med enkel eller ingen bestemmelse (sakfører, denne lov, dette dokument).

Skriv moderne norsk
Dette oppfattes fort som stivt og upersonligUttrykk flere kjenner og er vant til
Vi ber om deres snarlige svar, senest fire uker etter dette brevs dato Vi ber om at du svarer raskt, senest fire uker etter datoen på dette brevet.
Ovennevnte tok kontakt for å få hjelp vedrørende sin økonomiske situasjon Du / Ole Olesen tok kontakt med oss for å få hjelp til å kartlegge din / sin økonomiske situasjon
De er således klageberettiget. Du har dermed rett til å klage.
Bruk bestemt form
Enkel eller ingen bestemmelse av substantivene skaper en stiv og formell toneMed bestemmelse flyter språket mer naturlig
Oppdragsgiver har gått gjennom klagen. Oppdragsgiveren har gått gjennom klagen.
Klagers firma oppfyller ikke kravene. Klagerens firma oppfyller ikke kravene.
på dette grunnlag på dette grunnlaget

9. Bytt ut moteuttrykk og språklige klisjeer for et mer presist og variert språk 

Mange irriterer seg over «forhold-ismen», og upresise og vage uttrykk som «i forhold til» og «fokus» stiller seg lett i veien for et klart og tydelig språk.

«I forhold til» betyr «sammenliknet med» og skal derfor egentlig bare brukes ved sammenlikninger, for eksempel her: «Denne andelen har økt med 5 prosent i forhold til i fjor.»

Vi kan også gjerne «fokusere» på noe, men uttrykket «fokus» blir problematisk og ulogisk når vi snakker om «stort fokus», «bredt fokus», «utvidet fokus» osv.

Så hvis det ikke er det vi mener, kan disse uttrykkene byttes ut med mer presise formuleringer, eller vi kan skrive om setningen. Hvis vi bruker moteuttrykkene mindre, oppnår vi også et mer variert språk i tekstene våre.

Bytt ut floskler og klisjeer
Dette blir vagt eller feilMer presist
Høringsuttalelse i forhold til utkast til forskrifter. Høringsuttalelse om utkast til forskrifter.
Dette innebærer en tydeliggjøring både i forhold til brukeren og i forhold til interne virksomheter som på ulikt vis er involvert i arbeidet med barnet. Dette innebærer en tydeliggjøring både overfor brukeren og overfor interne virksomheter som på ulikt vis er involvert i arbeidet med barnet.
Når skatteoppgjøret foreligger, foretar kommunen en kontrollberegning i forhold til om vederlaget for fjoråret var riktig utregnet. Når skatteoppgjøret foreligger, kontrollerer kommunen om vederlaget for fjoråret var riktig utregnet.
Asker-skolens innhold, kvalitet og utfordringer fikk ekstra fokus i en debatt i kommunestyret. Kommunestyret debatterte innholdet, kvaliteten og utfordringene i Asker-skolen.
Det har vært et vedvarende fokus omkring arbeid med sykefravær. Arbeidet med sykefravær har stått sentralt.
Det har vært og er rettet et stort fokus kryssutbedringer langs trafikkerte riksveger. Det har vært og er rettet mye oppmerksomhet mot kryssutbedringer langs trafikkerte riksveger.

10. Be en kollega om tilbakemelding på teksten

Les teksten høyt for deg selv. Det du ikke klarer å si, bør du heller ikke skrive.

Det kan også være lurt å involvere flere i skriveprosessen. Det er lett å se seg blind på egen tekst. Få en kollega til å lese gjennom teksten din før du sender den, og særlig hvis du er i tvil om en formulering er forståelig. Et nytt blikk der vi er «på parti med leseren», vil som regel gjøre en tekst bedre.