Retningslinjer tildeling av lokaler

Retningslinjenes formål

Asker kommune definerer medborgerskap som lysten og muligheten til å delta i – og ta medansvar for – fellesskapet. Å være medborger betyr å delta. Tildeling av lokaler på innbyggertorgene skal føre til økt deltagelse der flere innbyggere bidrar med det de kan, slik at alle får et bedre lokalsamfunn å bo i. Overordnet skal retningslinjene for tildeling og bruk av innbyggertorgene bidra til at innbyggertorgene blir inkluderende og åpne møteplasser og arenaer for samarbeid mellom frivillighet, kommune og næringsliv.
Retningslinjene skal danne et godt rammeverk for virksomhet Innbyggerdialog og frivillighets forvaltning av tilskudd i form av lokaler på innbyggertorgene.

Retningslinjer under utprøving - behov for innspill

Dette er en modell for tildeling av tilskudd i form av lokaler, som prøves ut i en toårsperiode. For å finne frem til den beste løsningen fremover ønskes innspill underveis for evaluering.

Send oss gjerne dine innspill til e-post: post@asker.kommune.no merket med referansenummer 21/21257-1

Retningslinjer for tildeling og bruk av lokaler på innbyggertorgene

1.Tildeling og prioritering

Det er to måter å få tildelt lokaler på:

a) Arrangør tildeles faste tider og datoer etter søknad, ett år framover i tid.
Arrangørene som får tildelt plass til åpne arrangementer blir en del av innbyggertorgenes program. Kommunale aktører som bruker innbyggertorgene til aktivitet, kan tildeles faste lokaler på lik linje med andre arrangører.

b) Arrangør legger inn forespørsel om reservasjon fortløpende.
Dette anbefales for møter og nye konsepter. Disse forespørslene behandles etter årlig tildeling har funnet sted.

• Søknadsfrist er årlig 1. mars. (I 2022 er søknadsfristen lagt til 1. mai).
• Behandlingstid på søknad er to måneder. Tildeling følger skoleruten.
• Aktiviteter i regi av frivillige prioriteres.
• Aktiviteter der flere samarbeider og der innholdet bidrar til konstruktiv meningsbrytning og brobygging prioriteres.
• Aktiviteter som er åpne for alle prioriteres.
• Aktiviteter som bidrar til at innbyggertorget blir et godt sted for alle, og et sted for positive opplevelser prioriteres.
• Aktiviteter som bidrar til lokal identitet prioriteres.
• Kampanjer og aktiviteter som bidrar positivt i å fremme miljøvennlige ideer og holdninger prioriteres.
• Aktiviteter som bidrar til balanse mellom aktørene, på tvers av kulturer, kjønn, alder og interesser prioriteres.
• Aktiviteter med religiøs forkynning og ensidig partipolitisk formidling prioriteres ikke.
• Innbyggertorgene forbeholder seg retten til å utøve skjønn i prioritering av arrangementer innenfor disse rammene.
  
  Spørsmål som identifiserer arrangementer som skal prioriteres:
  
• Har arrangøren lokal tilknytning?
• Treffer aktiviteten en målgruppe som mangler et lignende tilbud i nærmiljøet?
• Retter aktiviteten seg mot en gruppe med særlige behov?
• Bidrar aktiviteten til å fremme miljøvennlige ideer og holdninger?
• Er aktiviteten et samarbeid mellom flere ulike aktører?
• Bidrar aktiviteten til innhold som representerer mangfold i befolkningen både når det gjelder morsmål, livsstil og legning?
• Egner aktiviteten seg for å skape større forståelse mellom ulike grupper eller kulturer?
• Kan aktiviteten fremme god folkehelse?
• Er aktiviteten åpen for alle?
• Fremmer aktiviteten medborgerskap?

2. Leietaker/arrangør

Leietaker/arrangør skal være representert med en kontaktperson som står ansvarlig for leieforhold og aktivitet. Denne omtales videre som «arrangør». Du må være over 18 år og legitimere deg for å være arrangør.

3. Sikkerhet og gjennomføring

• Arrangør er ansvarlig for brannvern under sitt arrangement. Arrangør plikter å sette seg inn i lokalets branninstruks, rømningsveier og brannvernrutiner, og formidle disse til sine deltakere.
• Arrangør står ansvarlig for at aktiviteten gjennomføres etter gjeldende lover og regler.
• Det forutsettes at det tilrettelegges for universell utforming i så stor grad det lar seg gjøre.
• Arrangør står ansvarlig for alt som formidles i forbindelse med arrangementet og markedsføring av dette.
• Arrangør må sikre at det foreligger rettigheter til bruk av bilder og film.

4. Krav til markedsføring

• Alt som skjer på innbyggertorgene, skal inngå som en del av innbyggertorgenes utadrettede program. Unntak er møtevirksomhet.
• Arrangører har ansvar for å legge inn sine aktiviteter i aktivitetskalenderen hvaskjeriasker.no i god tid før arrangementsdato. Ved behov for bistand, kontakt det aktuelle innbyggertorget.
• Alle aktiviteter som foregår på et innbyggertorg, skal omtales som at de skjer på stedet innbyggertorg i regi av aktuell arrangør.
• Bruk av Asker kommunes visuelle profil, bilder og logo kan kun skje i overensstemmelse med, og etter godkjenning av, Asker kommune.

5. Mat/servering

Arrangør har ansvar for bestilling av servering til eget arrangement, der dette er ønskelig. Innbyggertorgenes kafe og samarbeidspartnere kan benyttes ved behov.

Ta kontakt med det enkelte innbyggertorget for informasjon om mulighetene.

6. Teknikk

Tekniker må ha gjennomgått kurs i bruk av teknikken i våre lokaler, eller bestilles via innbyggertorget (kostnad tilkommer ved leie av teknikker).

Ved interesse for kurs ta kontakt med det aktuelle innbyggertorget.

7. Rett til å flytte på fast øving/aktivitet til fordel for viktige/store arrangementer

Innbyggertorgene kan i særlige tilfeller, ved å gi varsel innen tre uker, flytte en fast øving/aktivitet til fordel for et prioritert arrangement.

8. Erstatningskrav

Dersom det forekommer skader på eiendom eller utstyr plikter leietaker/arrangør å gi beskjed. De kan da bli erstatningspliktige. Eventuell erstatning blir basert på hva det koster å reparere skaden. Ved tyveri eller hærverk utført av andre må saken meldes til politiet i samråd med kommunen.

9. Dersom reservert lokale ikke benyttes

Arrangør må selv avbestille lokalet dersom det ikke skal benyttes. Dersom det gjentatte ganger ikke blir benyttet, kan innbyggertorgene avvise allerede godkjente reservasjoner. Kommersielle aktører som betaler for leie må avbestille senest en uke i forveien. Ved senere avbestilling faktureres full pris.

10. Orientering om klageadgang på vedtak om tildeling av lokale

Etter forvaltningsloven § 2 bokstav b er vedtak om tildeling av lokaler et enkeltvedtak som kan påklages. Vedtak som er fattet i medhold av disse retningslinjene kan påklages, jf. forvaltningsloven § 28 andre ledd. Klagefristen er 3 uker fra den dato vedtaket er kommet fram. Klage sendes til Asker kommunes e-postadresse: post@asker.kommune.no merket med referansenummeret fra vedtaksbrevet.

11. Kategorier og priser

Arrangører deles inn i to kategorier: ikke-kommersielle aktører og kommersielle aktører.

• Ikke-kommersielle aktører omfatter frivillige organisasjoner, frivillige enkeltpersoner og grupper. Andre aktører som har sosiale og ideelle mål, i motsetning til økonomisk gevinst, kan også falle inn under denne kategorien. Dette vurderes og avgjøres av innbyggertorgene under tildeling. Kommunale aktører omfattes også av denne kategorien.
• Kommersielle aktører omfatter aktører som tar betalt for deltagelse og drifter med mål om økonomisk gevinst.

• Se og forespør lokaler