Personvernerklæring Google og Google workspace
I Asker kommune har alle elever og ansatte i skolene tilgang til en Chromebook, med nettleseren Chrome OS og de mest sentrale verktøyene i Google Workspace for Education Plus (Google Workspace). Elever og lærere har også tilgang til noen av tilleggstjenestene i Google Workspace, samt et bredt utvalg av digitale læremidler og ressurser. Det er underskrevet databehandleravtale med Google, slik at vi har oversikt over hvordan opplysninger om den enkelte elev og ansatt behandles. Det er gjennomført vurdering av personvernkonsekvenser.
Formålet med å bruke Chromebook og de digitale verktøyene, er å gi elevene en digital kompetanse som de vil ha bruk for i samfunnet i dag og i et fremtidig yrkesliv. Skolehverdagen handler om å gi elever mulighet til å lære gjennom å utforske, skape, reflektere, samarbeide og å være kritiske. Bruk av digitale verktøy åpner for nye måter å oppnå dette på, og bidrar til å utvikle digital dømmekraft, medborgerskap og forståelse for rollen teknologi har i samfunnet.
Når Asker kommune samler inn opplysninger om elever, har kommunen ansvar for disse opplysningene. Da heter det at Asker kommune er “behandlingsansvarlig”. Det finnes en egen lov som beskriver dette. Den heter “Personopplysningsloven”. Denne loven sier hva Asker kommune plikter å gjøre og hvilke rettigheter elever og foresatte har. Dette står i artikkel 6 pkt.c «behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler den behandlingsansvarlige» (Personopplysningsloven.) Det er Opplæringsloven med forskrifter og læreplan som bestemmer dette.
Google Workspace for Education Plus
Google Workspace for Education Plus (heretter: Google Workspace) er en samling med skybaserte programmer som er spesielt beregnet for læring og undervisning. Google Workspace er uavhengig av fag, og gjør det derfor enkelt å jobbe tverrfaglig. Alle elever og lærere i askerskolen har tilgang til Google Workspace gjennom sin skolekonto. Verktøyene legger til rette for samarbeid, produksjon, kommunikasjon og organisering. Du kan lese mer om de mest sentrale verktøyene (“kjernetjenestene”) litt lenger ned på siden.
Google-konto
Når du logger deg inn med din Google-konto på Chromebook, er du automatisk logget inn i alle Google-verktøyene for skole. Hver gang du gjør dette, blir det samlet inn opplysninger om deg. Disse opplysningene har vi oversikt over, og vi har avtale med Google om hva disse opplysningene kan brukes til. Du kan derfor trygt bruke din Google-konto til skolearbeid. Du har tilgang til din Google-konto gjennom Chrome nettleser, og du kan logge deg med en nettleser på hvilken som helst enhet.
Innsamling og sletting av data
Det er Asker kommune som eier opplysningene som hentes inn når du bruker din skolekonto. Disse personopplysningene er viktige for at du skal bli riktig identifisert når du logger på og får tilgang til dine verktøy og arbeider. Google har tilgang til informasjon om hvordan du bruker verktøyene. Under kan du se eksempler på opplysninger som samles .
- Fornavn, etternavn, e-postadresse og hvilken skole du går på. Dette er opplysninger om deg som hentes inn fra Vigilo, og som oppdateres hvert døgn.
- Du har mulighet til å legge inn profilbilde hvis du vil
- Opplysninger om bruken av verktøyene:
- Hvordan du bruker verktøyen
- Alt du leverer i Classroom, lagrer på Disk, sender eller mottar i Gmail og alt du produserer i kjerneverktøyene som for eksempel Dokumenter, Regneark, Presentasjoner og Nettsteder.
Når du slutter som elev eller ansatt i askerskolen, vil din skolekonto med alle dine data bli slettet etter 90 dager. Når du slutter, har du mulighet til å ta med deg alt ditt innhold fra Google Disk før det slettes. Ta kontakt med skolen din for å få hjelp til dette.
Servicedata
Når du logger på ulike verktøy i din Google skolekonto, henter Google inn noen opplysninger om deg som kalles servicedata. Dette er opplysninger om ditt brukernavn og din e-postadresse, og disse opplysningene er viktige for at du skal kunne bruke Google sine verktøy og tjenester.
Innsamling av servicedata betyr blant annet at:
- innleveringer i Classroom og e-post i Gmail sendes fra og kommer til riktig mottaker,
- at du kan dele filer fra Disk til andre programmer som Dokumenter, Regneark, Presentasjoner og Nettsteder.
- du har beskyttelse mot virus, hacking og reklame.
- du får riktige oppdateringer i programvaren.
Avtale om bruk av innsamlet data
Avtalen Asker kommune har med Google sier at:
- All lagring av opplysninger og arbeider skjer innenfor EU/EØS.
- Ingen opplysninger eller arbeider kan selges videre til andre
- Ingen opplysninger kan brukes til reklameformål. Dette betyr at du ikke skal motta reklame når du bruker din skolekonto
- Alle data er kryptert, slik at ingen andre enn Asker kommune eller Google skal kunne få tilgang til dataene dine.
- Asker kommune har rett til å begrense innsamling av servicedata. Asker kommune har blant annet skrudd av posisjonsdeling og muligheten for å handle på nett med en skolekonto.
- Asker kommune har rett til å se, rette, slette og hente ut servicedata når kommunen ber om det.
Kjernetjenester i Google Workspace for Education Plus
Følgende kjernetjenester har fått utført individuell vurdering av personvernkonsekvenser (DPIA).
Gmail - Du kan sende og motta e-post innenfor askerskolen – til medelever og lærere. Du kan i tillegg sende til kjente e-postadresser.
Google Disk - er et område for å lagre, overføre og dele filer. Hver skolekonto har sitt eget område (Min Disk) som er brukerens eget private område. Du kan velge å dele filer og du kan også opprette egne disker for å invitere andre brukere inn. Eieren av en disk kan også dele dokumenter og gi rettigheter til filer med andre brukere. Elevene kan ikke dele utenfor askerskolen.no. Alle filer du oppretter i Google Workspace sine kjernetjenester lagres automatisk i Google Disk. Det opprettes automatisk mapper i tilknytning til Google Classroom hos hver bruker, som lærer har tilgang til. Ansatte har tilgang til Delte Disker og sømløst samarbeid med andre ansatte i skolen og kommunen.
Google Classroom - er en plattform (LMS) der elever kan levere inn arbeider og delta i diskusjoner. Elever kan se oppgaver gitt av læreren, få tilgang til materiell og ta stilling til vurderinger fra læreren. Google Classroom har flere innebygde verktøy som gjør det mulig å legge ut og levere inn filer, og at læreren kan bruke plagiatkontroll på innleverte oppgaver.
Google Nettsteder – brukes til å samle og publisere innhold. Elevene får øve seg i å lage nettsider eller samle ulike læringsprodukter fra Google Disk.
Google Meet og Google Chat - er tjenester for kommunikasjon og samarbeid mellom brukere i askerskolen. For deg som elev kan du delta i videomøter i Google Meet som læreren din har opprettet. Google Chat er stengt for elever inntil innstillinger for sikker administrasjon er på plass fra Google.
Følgende kjernetjenester har fått utført samlet vurdering av personvernkonsekvenser (DPIA).
Google Jamboard – er en digital tavle, som gir elever og lærere mulighet til å samarbeide i sanntid, ved å skape, endre, dele, samarbeid, tegne, eksportere og bygge inn innhold. Tavlen kan også brukes individuelt til ulike prosesser knyttet til lesing, skriving og regning.
Google Dokumenter, Google Regneark, Google Presentasjoner og Google Skjemaer – gjør det mulig å skape, endre, dele, undersøke, samarbeide, tegne, koble sammen og legge inn innhold i dokumenter, regneark, presentasjoner og skjemaer.
Google Keep - her kan du opprette, endre, dele notater, lister, tegninger og påminnelser - også i samarbeid med andre. Tegnefunksjonen muliggjør en digital whiteboard ved bruk av penn eller finger, med blankt ark, rutenett, linjer eller på et bilde. Påminnelser legger seg automatisk i Google Kalender.
Google Kalender - er kalenderverktøy der eleven kan legge opp dagen sin med avtaler og lignende. Alle oppgaver fra Classroom legger seg automatisk i Kalenderen. Lærer kan opprette tidsavtaler for elev- og foresatte. Google Oppgaver er en del av Kalenderen, og du kan velge å vise enten Oppgaver eller Påminnelser (Google Keep).
Google Admin – er verktøyet Asker kommune bruker for å administrere bruken av Google Workspace. Det er dedikerte ansatte som jobber med IKT-drift som har tilgang til verktøyet. Med Google Admin har Asker kommune tilgang på rask brukerstøtte fra Google og kryptering av data.
Chrome OS og Chromebook
Det er gjennomført vurdering av personvernkonsekvenser for Chrome OS og Chromebook
- En Chromebook er ifølge Opplæringsloven et læringsverktøy
Hver Chromebook er registrert i askerskolens domene. Det betyr at Asker kommune har kontrollen og at elevens maskin blir tilpasset trygg og hensiktsmessig bruk. - Chrome OS er operativsystemet som gjør at hver Chromebook fungerer.
- Chrome nettleser er en del av Chrome OS på Chromebook, i tillegg til hjelpemidler og programmer.
Tilleggstjenester fra Google
Følgende tjenester fra Google, som ikke er en del av Google Workspace for Education Plus, er tilgjengelige for Asker kommune. For disse er det gjennomført vurdering av personvernkonsekvenser.
Youtube - en tjeneste med videoer. Det er satt restriksjoner på bruk for elever under 13 år og 18 år. Tjenesten skal brukes til undervisningsformål – læremiddel.
Youtube på 1. - 4.trinn
For elevene på 1. -4.trinn er Youtube stengt. Læreren kan gi elevene tilgang til bestemte filmer når det er behov for det i undervisningen.
Youtube på 5. - 7.trinn
Yotube er åpent med begrenset innhold for barn under 13 år. Forøvrig gjelder innstillinger som er nevnt under.
Youtube på 8. - 10.trinn
Youtube er åpent med moderat begrensning
I alle tilfeller gjelder følgende:
- Reklame i tilknytning til bruk av tjenesten.
- Elevene vil likevel få forslag til videoer
- Tilgang til innhold beregnet for voksne.
- Lage kanaler, spillelister, historier, programmet Youtube Shorts eller
- laste opp videoer
- Se eller opprette livestream arrangementer
- Se eller legge ut kommentarer
- Delta i live chat
- Kjøpe kanalmedlemskap, skapervarer, filmer og TV-programmer,
- Superchat og Super Stickers, eller delta i innsamlinger av YouTube Giving
- Bruke apper, inkludert YouTube Go, YouTube Music, YouTube Studio, YouTube TV og YouTube VR
- Få tilgang til andre funksjoner, inkludert:
- Motta de fleste varslene
- Sett på TV
- Koble til spillkontoer
- Bruk inkognitomodus
- Aktiver eller deaktiver begrenset modus
- Lærere kan likevel godkjenne enkeltvideoer til undervisningsformål.
Google Maps - et interaktivt kartverk som elevene kan arbeide med kart.
Følgende funksjoner er skrudd av for elever i askerskolen:
- Få tilgang til funksjoner som krever betaling.
- Lage offentlige innlegg, for eksempel kommentarer og anmeldelser.
- Delta i funksjonen Local Guides (dele anmeldelser av steder og bedrifter).
- Få tilgang til tidslinjen for Google Maps.
- Dele posisjonen sin.
- Posisjonsdeling er slått av i Chrome nettleser og i Google Workspace for Education.
Google Søk
Sikkert Søk er aktivert for brukere under 18 år. Selv om Sikkert Søk ikke er 100 % nøyaktig, filtrerer funksjonen bort mye ikke-barnevennlig innhold i Googles søkeresultater for alt du søker etter, inkludert bilder, videoer og nettsteder. Posisjonsdeling er slått av i Google Søk for elever.