Overordnet beredskapsplan

1. Innledning

Kommunen har et grunnleggende ansvar for å ivareta befolkningens sikkerhet og trygghet innenfor sitt geografiske område. Den skal ha oversikt over risikoforhold, være pådriver og arbeide systematisk og helhetlig med beredskap og samfunnssikkerhet.

Overordnet beredskapsplan skal beskrive hvordan beredskapen i kommunen er organisert ved alvorlige uønskede hendelser som rammer kommunen som helhet, eller som er av en karakter som krever sentral koordinering og ledelse. Planen skal være en hjelp for kriseledelsen til å fatte viktige beslutninger, iverksette tiltak, innkalle ressurser og personell for best mulig å kunne håndtere situasjonen. Den skal også sikre at alle som har en rolle i håndteringen av beredskaps- og krisesituasjoner kjenner hvilket ansvar, hvilke oppgaver og fullmakter de har.

I tillegg til den overordnede beredskapsplanen skal hvert enkelt direktørområde ha beredskapsplaner for alle nivåer innenfor sitt ansvarsområde.

Kommunal beredskapsplikt er nedfelt i Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) kapittel V, §§ 14-15, som trådte i kraft 1.1.20111. Her beskrives kommunens ansvar for å kartlegge hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen, vurdere sannsynligheten for at disse inntreffer og hvordan de kan påvirke kommunen. Særlovgivningen regulerer andre kommunale virksomhetsområder der det gis pålegg om beredskapsforberedelser.

Kommunen skal foreta en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse og resultatet av denne skal danne grunnlaget for utarbeidelse av kommunens beredskapsplan. Dette er gjort i Asker kommune: Helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) 2020 for Asker og Bærum gir kommunen oversikt over hvilke risikoer og trusler som vil utfordre kommunen mest, og danner hovedgrunnlaget for kommunens overordnede beredskapsplan. 

Planen følger også aktuelle nasjonale veiledere fra Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB).

Overordnet beredskapsplan er et dynamisk dokument og oppdateres kontinuerlig på bakgrunn av erfaringer fra uønskede hendelser og øvelser, innspill fra andre samvirkeaktører samt nasjonale føringer. Kommunens kriseledelse skal ha en årlig gjennomgang av beredskapsplanen.

Beredskapssjef har ansvaret for å oppdatere planen.

Lover som regulerer kommunens beredskapsarbeid og –plikter:

• Sivilbeskyttelsesloven (2010)
• Forskrift om kommunal beredskapsplikt (2011)
• Helseberedskapsloven, sist endret i 2017
• Sikkerhetsloven, sist endret 2018
• Kommuneloven, sist endret 2018

Begrepet beredskap er definert som planlegging og forberedelser av tiltak for å begrense eller håndtere kriser eller andre uønskede hendelser på best mulig måte. Kommunen er i en krise når det oppstår en situasjon som truer eller kan true liv og helse, materielle verdier og/eller kommunens troverdighet. En krise kan være en hendelse, større ulykke eller katastrofe som går ut over det omfang kommunen normalt er i stand til å håndtere.

Hensikten med samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet i kommunen er å redusere risiko for kriser og sørge for at kriser som likevel oppstår, håndteres på best mulig måte.

2. Formål og hensikt

Samfunnssikkerhet kan beskrives som den evne samfunnet har til å opprettholde viktige samfunnsfunksjoner og ivareta borgernes liv, helse og grunnleggende behov under ulike former for påkjenninger.

Samfunnssikkerhetsbegrepet brukes bredt og dekker sikkerhet innenfor hele spekteret av utfordringer, fra begrensede hendelser via større krisesituasjoner som representerer omfattende fare for liv, helse, miljø og materielle verdier, til sikkerhetsutfordringer som truer samfunnet.

Asker kommunes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap er basert på prinsippene om likhet, nærhet, ansvar og samvirke. Hensikten med overordnet beredskapsplan er å kunne etablere en kriseledelse som raskt kan iverksette de tiltak som er nødvendige når en uforutsett hendelse inntreffer.

Ansvarsprinsippet

Den organisasjonen som har ansvar for et fagområde i en normalsituasjon, har også ansvaret for nødvendige beredskapsforberedelser og for å håndtere ekstraordinære hendelser på området.

Likhetsprinsippet

Den organisasjonen man opererer med under kriser, skal i utgangspunktet være mest mulig lik den organisasjonen man har til daglig.

Nærhetsprinsippet

Kriser skal organisatorisk håndteres på lavest mulig nivå.

Samvirkeprinsippet

Myndigheter, virksomheter og etater har et selvstendig ansvar for å sikre et best mulig samvirke med relevante aktører og virksomheter i arbeidet med forebygging, beredskap og krisehåndtering.

Beredskapsplanen er en sentral og koordinerende del av kommunens beredskap, og kommer i tillegg til planer for håndtering av kriser som de enkelte kommunale tjenester har utarbeidet

God kriseberedskap er å:

• være bevisst mulige kriser
• ha planer for håndtering av mulige kriser
• ha tilstrekkelig basislager av utstyr til å håndtere de første fasene av en krise
• gjennomføre øvelser både av kriseledelse og de enkelte virksomheter
• iverksette tiltak for å redusere sårbarheten innen samfunnets infrastruktur, samt livs- og krigsviktige næringsvirksomheter
• redusere skadevirkningene av en krise- eller krigssituasjon og sikre befolkningens liv, helse og velferd
• bidra til å dekke sivilbefolkningens og Forsvarets behov for viktige varer og tjenester under kriser og krig
• utnytte beredskapsressursene effektivt i fredstid
• ha oversikt over risiko og sårbarhet i kommunens enheter.
• ha definerte mål for beredskapsarbeidet
• ha planer for krisehåndtering
• øve, evaluere og samhandle med nødetatene, Sivilforsvaret og andre beredskapsaktører
• sørge for at arbeidet er forankret i organisasjonen
• følge opp beredskapsarbeidet i enhetene

Å jobbe systematisk med beredskap mellom hendelser, vil skape tillit og forutsigbarhet knyttet til håndtering når en hendelse oppstår. Det må også sikres at beredskapsarbeidet og håndtering av hendelser kommuniseres ut til hele organisasjonen. Dette skal være en del av tjenestenes årshjul for å sikre kontinuitet, og at alle i organisasjonen er kjent med sitt planverk.  

3. Ansvar og ledelse

Kommunens ledelse er ansvarlig for at kommunens virksomheter har tilfredsstillende beredskapsplanverk, og for at det foreligger en plan for hvordan kommunen skal opprettholde sin virksomhet i en krisesituasjon slik at rasjonelle beslutninger kan tas i rett tid.

Her følger en oversikt over noen viktige aktørers ansvar:

• Helse- og sosialomsorg. Med hjemmel i Lov om helsemessig og sosial beredskap påligger det alle deler av helse- og sosialsektoren å planlegge og gjennomføre tiltak for å opprettholde et tilstrekkelig tilbud også under ulykker og katastrofer. Kommunen har ansvar for å utarbeide beredskapsplaner for den samlede helsetjenesten – herunder smittevern / pandemi.
• Brannvern. Brannvernloven med forskrifter gir både generelle og spesifikke beredskapskrav rettet mot kommunene. Brannvern er et kommunalt ansvar, og kommunen skal være i stand til å yte hjelp til de hendelser som kan tenkes å oppstå, enten ved eget brannvesen, eller i samarbeid med andre. Asker har et interkommunalt brannvesen i samarbeide med Bærum kommune; Asker og Bærum brann og redning (ABBR).
• Kommunalteknisk virksomhet. Innenfor tekniske virksomhetsområder er det behov for planer for å møte ulike hendelser. Dette gjelder bl.a. innenfor områder som vann, avløp og vei.
• Kraftforsyning. Det stilles krav i lovverket om å sikre forsyningen av elektrisitet til forbruker. For å kunne møte disse kravene skal det foreligge beredskapsplaner.
• Kommunens ansvar ved strømbrudd. For å redusere skadevirkningene ved strømbrudd må kommunale virksomheter i tillegg selv forberede tiltak for å redusere konsekvensene av et langvarig brudd i strømforsyningen. Virksomheter som er særlig avhengig av stabil strømforsyning bør sikres gjennom alternative strømkilder.
• Vern mot akutt forurensning. Forurensningsloven setter de juridiske rammene for kommunens arbeid med beredskap mot akutt forurensning. Alle kommuner plikter å sørge for nødvendig beredskap mot akutt forurensning som kan inntreffe eller medføre skader innen kommunen, og som ikke dekkes av privat beredskap. I praksis er det de lokale brannvesen som står for denne beredskapen, til sjøs i samarbeide med Kystverket.
• Radioaktiv forurensning. Kommunene er lovmessig pålagt planleggingsplikt i forhold til atomulykker og andre strålingsulykker.
• Rasjonering. Bestemmelser om kommunalt ansvar for å kunne håndtere en rasjoneringssituasjon er fra og med 2004 opphevet.
• Kommunikasjon. Å håndtere økt informasjonsbehov internt i kommunen, og i forhold til media og publikum, vil være en viktig del av kommunens oppgaver. (Den nye kommuneloven fått et eget kapittel 4 som omhandler kommunal informasjonsplikt).
• Fylkesmannen er i egen instruks gitt ansvaret for å samordne og føre tilsyn med all sivil beredskapsplanlegging i fylket, samt å bistå statlige, fylkeskommunale og kommunale organer med planleggingsarbeidet. Fylkesmannen har mulighet for å fastsette prioriteter for støtteinnsats fra Sivilforsvaret.
  
  Fylkesmannen presiserer at det skal veldig alvorlig situasjon til (sikkerhetspolitisk krise eller krig) før det blir aktuelt for Fylkesmannen å gå inn å prioritere ressurser. Fylkesmannen presiserer at det er kommunens oppgave å ha oversikt over de ressurser som kan benyttes i krise og beredskapssituasjoner – slik som anleggsmaskiner, strømaggregat osv.
• Politiet/redningstjenesten/LRS. Asker kommune inngår i Oslo politidistrikt. Politiet har i henhold til politiloven § 27 første ledd ansvar for å iverksette og organisere redningsinnsats der menneskers liv eller helse er truet, hvis ikke en annen myndighet er pålagt ansvaret.   Hvert politidistrikt utgjør en lokal redningssentral (LRS) og det er politiet som avgjør når LRS skal opprettes (gjøres sjelden). Selv om LRS etableres i forbindelse med en ulykke, har kommunen fortsatt et ansvar for å begrense de materielle skadene.
  
  Kommunen har også ansvar for å skaffe til veie de ressurser politiet ber om, og ta hånd om mennesker som rammes, herunder sørge for innkvartering av husløse dersom dette blir nødvendig. LRS iverksetter, organiserer og leder redningsaksjoner når liv og helse er truet. Materielle verdier faller utenfor ansvarsområdet. Redningstjenesten kan disponere samtlige ressurser innenfor et ulykkeutsatt område. Beredskapssjefen er Asker kommunens representant i LRS.

Kirken og øvrige trossamfunn

Den norske kirke er en samarbeidende aktør som i stor grad kan, og ønsker å bistå kommunen i beredskap og krisesituasjoner. Den kirkelige beredskapsplanen skal bli samordnet med Asker kommune sine kriseplanverk. Aktuelle områder for samvirke kan være kommunens psykososiale krisegrupper, bemanning av Evakuert- og pårørende senter (EPS), åpne kirker og minne/sørgeseremonier. Menighetene har dessuten mange egnede bygg for å samle mennesker etter ulykker eller katastrofer.

Kirken har også et betydelig nettverk i andre religiøse samfunn og menigheter – og kan bistå med kontakt med disse.

Gravferder

Det er Asker kirkelige fellesråd som utøver gravferdsmyndighet i Asker. Denne ordningen er videreført med grunnlag i ny trossamfunnslov fra 1.1.2020. Ansvaret for gravferd og gravlund innebærer et behov for samarbeid om beredskap knyttet til for eksempel gravferdsareal, kjølekapasitet, gravferdskapasitet. 

Gravplassdekning i Asker er pr i dag på 8,8 % av kommunens befolkning (pr høsten 2020) – lovkravet er 3 %.

Kommunens kriseledelse

Kommunedirektøren har ansvar for at det arbeides systematisk med samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid, og krisehåndtering i kommunen, og er kommunens overordnede kriseleder. 

Kommunens kriseledelse består av:

• Ordfører og eventuelt varaordfører ved behov
• Kommunedirektør
• Medlemmene av kommunedirektørens ledergruppe (direktørene)
• Kommunikasjonssjef
• Beredskapssjef
• Kommuneoverlege

Kommunens kriseledelse vil, avhengig av typen krise, kunne suppleres med liaisoner fra samarbeidende etater og virksomheter. Dette kan for eksempel være brannvesen eller politi – men det kan også være en berørt virksomhet.

Kommunens kriseledelse etableres når situasjonen er truende, med fare for at ekstraordinære situasjoner kan oppstå eller en ekstraordinær situasjon har oppstått.

Det er ordfører eller kommunedirektør som beslutter at kriseledelsen skal etableres. Dersom disse ikke er tilgjengelig kan varaordfører eller kommunedirektørens stedfortreder beslutte at kriseledelsen settes.

I krisesituasjoner av større omfang har kommunedirektøren eller definert stedfortreder, i samråd med ordfører, fullmakt til å iverksette de kommunale tiltak som vurderes å være nødvendige for at kommunen skal kunne gjenopprette sine normale funksjoner og drift. I kommunedirektørens fravær skal det alltid være en stedfortreder med beslutningsmyndighet, som skal kunne overta lederfunksjonene i beredskapssituasjoner.

Oversikt over kriseledelsen (med telefonnummer) og øvrige sentrale aktører – med oversikt over stedfortredere – ligger tilgengelig i kommunens kvalitetssystem og i CIM.

Når det gjelder stabs og støttefunksjoner: Se eget kapittel.  

Krisekvarter: Lokalene for kommunal kriseledelse er normalt i første etasje i Asker rådhus (møterom Asker). Hvis disse lokalene ødelegges, eller av andre grunner må evakueres, må kriseledelsen og de øvrige kommunale virksomheter benytte andre lokaler. Kriseledelsen benytter da i prioritert rekkefølge: 1. Røyken gamle rådhus – formannskapssalen. 2. Hurum gamle rådhus – kommunestyresalen. Brannstasjonen i Røyken har også nødaggregat og kan benyttes om de foran nevnte er uten strøm.

Det kommunale beredskapsrådet er et forum for gjensidig informasjon og dialog om beredskap. Medlemmene er beredskapsrådet er de samme som kriseledelsen sammen med eksterne samarbeidspartnere.  Asker har et slikt råd i samarbeide med Bærum kommune.

4. Økonomi

Kommunen er normalt ansvarlig for de utgifter som påløper i forbindelse med kriseinnsats som den selv har igangsatt. Dersom disse utgifter er betydelige, er det mulighet i ettertid å søke om delvis dekning av utgiftene fra staten.

Kommunen er, iht. Direktiv for redningstjenesten, pliktig til vederlagsfritt å stille ressurser til disposisjon for statlige myndigheter når den blir anmodet om det. Dersom kommunen selv, f.eks. i en situasjon hvor ikke redningstjenestens organer (LRS) er etablert anmoder om støtte fra andre organer, vil den være ansvarlig for økonomisk oppgjør for disse tjenestene. Normalt vil støtte fra andre offentlige organer skje vederlagsfritt med unntak av faktiske medgåtte utgifter, f. eks. til drivstoff og tapt materiell.

Kommunelovens §§ 11-8 og 13-1 gir rådmann (kommunedirektør) og/eller ordfører fullmakter delegert fra kommunestyre til å omprioritere ressurser for å verne om liv og helse, miljø og kritisk infrastruktur/samfunnsfunksjoner i krisesituasjoner.

Ekstraordinære kostnader i forbindelse med håndtering av en hendelse skal i utgangspunktet dekkes innenfor budsjettet til berørt tjeneste. Dersom kostnadene er større enn fullmaktene på nivået, må saken omgående bringes til høyere nivå.

Dersom situasjonen krever umiddelbare tiltak for å verne om liv og helse, miljø eller materielle verdier, og omstendighetene hindrer beslutning på riktig nivå, må riktig beslutningsnivå informeres så raskt som mulig.

Dersom kommunens ledelse ikke kan fatte vedtak innenfor budsjettrammen, må kommunestyret behandle saken.

Ved anmodning om bistand fra nabokommuner refunderes utlegg av Asker kommune. 

Andre, private aktører og organisasjoner, får dekket sine utgifter av rekvirent. Dersom en organisasjon selv foretar en rekvirering uten klarering fra kommune eller politi, kan rekvirenten ikke påregne og få dekket de påløpte kostnadene. 

Kostnader knyttet til bruk av lokaler eller ressurser i Asker, bekostes av nabokommunen som benytter tilbudet.

5. Beredskapshåndteringsverktøyet DSB-CIM

Overordnede beredskapsplaner og tiltakskort skal foreligge i beredskaps- og krisehåndteringsverktøyet DSB-CIM og i kvalitetsstyringssystemet.

Kriseledelsen benytter DSB-CIM i håndteringen av alle beredskaps- eller krisesituasjoner, herunder hendelser som har potensial til å bli det og akutte hendelser, eller der kommunens omdømme utfordres i betydelig grad.  

Beredskapshåndteringsverktøyets CIM har også funksjoner for å gi støtte i kriseledelsens struktur og dynamikk; første møte, statusmøte, loggføring, beslutninger, oppgavefordeling, rapportering mm.

Beredskapsplaner og tilhørende tiltakskort som skal foreligge i ajourførte utgaver i DSB-CIM:

• Overordnede beredskapsplaner: Overordnet beredskapsplan, Beredskapsplan for Evakuerings- og pårørende senter (EPS), plan for atomberedskap.
• Overgripende planer, uavhengig av kommunalområde – disse er: Krisekommunikasjonsplan, Beredskapsplan for IT, Vann og avløp, Psykososialt kriseteam, Legevakten, Smitte- og pandemi, Barnehager, Skole, Helsetjenester Barn og unge og Eiendom.

6. Varsling

Enhver ansatt som får kjennskap til en uønsket hendelse skal gjennomføre nødvendige strakstiltak for å begrense skaden. Mindre uhell forutsettes løst av det daglige driftsapparat uten innkalling av kommunens kriseledelse.

Alle enheter skal utarbeidet varslingslister som skal være tilgjengelige i kommunes elektroniske kvalitetsstyringssystem, samt i papirversjon. Plassering av perm med beredskapsplan og varslingslister skal være gjort kjent for ansatte.

Ved potensielt større kriser skal ordfører, kommunedirektør, kommunikasjonssjef og beredskapssjef varsles så hurtig som mulig. Kommunedirektøren er ansvarlig for å varsler medlemmene i kriseledelsen dersom kriseledelsen skal aktiveres. Varsling kan skje via varsling i CIM.

Kriseledelsen skal varsles også om man er i tvil om situasjonen defineres som krise. Dette for å unngå tap av tid i den kritiske førstefasen. Varsling aktiviserer kompetanse som bistår innsatsen i førstelinjen.

Befolkningsvarsling

Asker kommune benytter sms/talevarsling per telefon til å informere eller varsle innbyggerne i beredskap og krisesituasjoner. Man kan varsle de som befinner seg i kommunen (lokasjonsbasert varsel) og man kan varsle adressebasert. Beredskapssjef og beredskapsrådgiver kan benytte de førstnevnte systemer – kommunalteknisk kan benytte de sistnevnte.  

• Nettsider, sosiale media/Facebook/Workplace.
• Hastemelding på NRK (i kombinasjon med Sivilforsvarets varslingsanlegg)
• Høytalerbiler (politi har bilmonterte høyttalere)
• Legevakta
• Bemannede knutepunkter
• Drosjer
• Ved å oppsøke husstander 
• Informasjonsmøter i forsamlingslokaler
• Informasjon i postkasser
• Via skolene
• Via barnehagene
• Ved plakatoppslag, løpesedler på for eksempel kjøpesentre, legekontor og bibliotek.

7 Intern bistand – stab

Kriseledelsen har som utgangspunkt alle kommunens interne og eksterne ressurser å trekk på i en hendelse. Avhengig av krisens karakter, omfang og tid vil disse være blant annet:

• Beredskapssjef / beredskapsrådgiver
• Kommunikasjonssjef - kommunikasjonsavdeling
• Kommuneoverlege
• Kommunikasjonsavdeling
• GIS analyse/beredskapskart
• Loggførere som bistår kommunal kriseledelse
• HR for omprioritering av personell og oppfølging av pårørende
• IT-støtte
• Sekretærfunksjon

Staben skal også sikre mat og drikke fra kantina i rådhuset eller andre til involverte aktører og at beredskaps rom/situasjonssenter er funksjonelt og tilpasset aktørenes behov.

Dersom krisen tilsier det kan det etableres et eget krisesekretariat med som kan ivareta sekretærfunksjoner, loggføring og utreding.

8. Rapportering

Dersom krisen tilsier det, eller det kommer krav fra statlige myndigheter, skal kommunen jevnlig rapportere til Fylkesmannen og/eller øvrige statlige myndigheter/departement.

Rapportene følger oppsatt mal for situasjonsrapport og skal si noe om situasjonsbilde, mediebilde og budskap, hvilke tiltak som er iverksatt, forventet utvikling og hvilke tiltak som vurderes iverksatt.

De de involverte virksomheter (direktørområder) rapporterer til kriseledelsen for å sikre et samordnet og bekreftet situasjonsbilde.

Situasjonsrapportene kan deles med Fylkesmannen i DSB-CIM.

9. Samvirke

Kommunens liaisoner (kontakt med andre myndigheter og virksomheter) skal være tilretteleggere for bedret kommunikasjon, koordinering og samhandling mellom kommunen og andre relevante samvirkeaktører. Liaisoner kan benyttes både i krise- og beredskapssituasjoner, og i andre situasjoner der det er behov for tett samarbeid.  Asker kommune kan ved behov etablere liaisontjeneste mot følgende samvirkeaktører:

• Brann
• Politi
• AMK (Akuttmedisinsk kommunikasjonssentral)
• Brannvesen (ABBR)
• Sykehuset i Drammen og sykehuset i Bærum
• Legevakt
• Oslo og Drammen havner
• Bane NOR
• Fylkeskommune
• Forsvaret / HV
• Sivilforsvaret
• Fylkesmannen i Oslo og Viken
• Redningsselskapet
• Kirken

Kommunen har løpende og godt kontakt med de ovenfor nevnte. I tillegg har man konkrete avtaler om samarbeide med Røde Kors, Norsk Folkehjelp og Sanitetskvinnene.

10. Hendelsesområder

Kommunens helhetlige ROS-analyse 2020 har tatt for seg 20 uønskede hendelser som kan skape store problemer for utførelsen av kommunens oppgaver. Disse er:

1. Storbrann – ved en institusjon 
2. Skogbrann – Kolsåstoppen 
3. Eksplosjon – industriområde 
4. Tunnelbrann – Oslofjordtunnelen 
5. Tunnelbrann – Lieråstunnelen 
6. Transportulykke – buss – Klokkarstua/Sætre 
7. Transportulykke – ferge – indre Oslofjord 
8. Svikt i bygning og konstruksjoner – idrettshall
9. Akutt forurensing – skip i Oslofjorden 
10. Flom – Østre Bærum 
11. Stormflo – fra Holmen til Fornebu 
12. Skred / ras – Engerjordet 
13. Bortfall av vannforsyning og avløpshåndtering – ABV-Toverud og Kattås  
14. Bortfall av kraftforsyning – Asker sentrum 
15. Bortfall av elektronisk kommunikasjon – internett i Bærum 
16. Smitte og pandemier – pandemisk influensa 
17. Svikt i medisinforsyning – nasjonal mangel på livsviktige medisiner 
18. Atomulykke – stort luftbårent utslipp fra utlandet 
19. Digitalt angrep – kommunenes IT-infrastruktur, utilgjengelige tjenester 
20. Pågående livstruende vold – skoleskyting

Hendelser hvor kommunen er spesielt sårbar

Sammenstilling av analysene synliggjør at kommunen er mest sårbare for følgende hendelser:

• Bortfall av elektronisk kommunikasjon
• Digitalt angrep
• Legemiddelmangel
• Bortfall av kraftforsyning
• Smitte og pandemier
• Atomulykke

Alle kommunalsjefområder skal ha plan for håndtering av hendelsesområder som er relevante for deres tjenesteområder og de hendelsesområdene som kommunen er mest sårbare for.

11. Krisekommunikasjon

Informasjonsbehovet hos innbyggere, ansatte, folkevalgte og media er ekstra stort i en krise. Her følger overordnede føringer for Asker kommunes kommunikasjon i en krise.

Kommuneloven (§4) påpeker kommunens plikt til å aktivt informere om egen virksomhet og om virksomhet som andre utfører på vegne av kommunen.

Hovedmål for kommunikasjon

Kommunikasjon er et strategisk virkemiddel, og Asker kommunes kommunikasjon er basert på kommunens verdier og visjon.

Hovedmålet for kommunens kommunikasjon er: «Asker kommune opptrer som én aktør og kommuniserer helhetlig og åpent med omverdenen». Dette gjelder også i kriser.

Prinsipper for Asker kommunes krisekommunikasjon

• Vi opptrer koordinert, samlet, tydelig og faktabasert.
• Vi tydeliggjør tidlig «Hva har skjedd, hvem er berørt og hvilke tiltak er satt inn?»
• Vi viser empati og forståelse for de som er berørt
• Vi bidrar til at innbyggere, tjenestemottakere, foreldre og pårørende, ansatte, folkevalgte, media og andre samarbeidspartnere får relevant informasjon
• Vi bidrar til å trygge befolkningen og til å begrense eventuell unødig frykt og bekymring
• Vi understøtter eventuelle tiltak/råd/anbefalinger fra nasjonale, regionale og lokale myndigheter
• Vi bidrar til at ansatte, tillitsvalgte og folkevalgte er informerte om situasjonen og krisehåndteringen
• Vi bidrar til at mediene raskt får nødvendig informasjon og kontakt med talspersoner
• Gjennom godt kommunikasjonsarbeid, styrker vi tilliten til kommunen
• Vi legger vekt på (1) mennesker, (2) miljø, (3) materielle skader i prioritert rekkefølge

Ansvar for kommunikasjon i kriser

Det er ansvarlig myndighet for krisehåndteringen som har hovedansvaret for informasjon om hendelsen. Krisens art avgjør hvem som eier krisen og har informasjonsansvar:

• Ulykker, kriminelle handlinger, terror: politiet
• Brann: politiet/brannvesen/helse
• Pandemi, smittevern: Kommunen /helse (kommuneoverlege hvis det er lokale hendelser)
• Atomulykker: Statens strålevern/helse
• Flom, ekstremvær: Norges vassdrags- og energidirektorat, meteorologisk institutt, kommunalteknisk/politiet/brannvesen
• Strømstans: Ansvarlig strømleverandør

Ansvar for koordinering av kommunikasjon

Det er kommunikasjonssjefen som, på vegne av kriseledelsen, har ansvar for å koordinere og legge til rette for informasjon til innbyggere, ansatte, folkevalgte og media. Informasjon til Fylkesmannen og andre samarbeidspartnere/berørte går gjennom beredskapssjef.

Kommunikasjonssjefen har ansvar for å koordinere, forberede og kalle inn til og organisere pressekonferanse i situasjoner der det er nødvendig. Ulike kommunikasjonstiltak overfor ansatte ivaretas fra kriseledelsen i samarbeid med kommunens øvrige politiske og administrative ledelse.

Leder på ulike nivåer har ansvar i linjen for å holde sine ansatte orientert om krisesituasjonen og -håndteringen.

Talspersoner:

• Ordfører er talsperson på vegne av kommunen i krisesituasjonen. Ordfører avklarer med andre instanser (eks. politiet) hvilke faktaopplysninger ordfører kan bringe videre. Ordfører uttaler seg først om fremst om hvordan kommunen håndterer situasjonen og viser empati og medfølelse med berørte parter.
• Dersom ordfører ikke er tilgjengelig, trer varaordfører inn i denne rollen.
• Kommunedirektøren uttaler seg om overordnede forhold, krisehåndtering etc.
• Kommunikasjonssjefen er kontaktperson for media og sørger for at pressen og befolkningen får nødvendig og oppdatert informasjon. Kommunikasjonssjefen kan i enkelte tilfeller uttale seg på vegne av kommunen.
• Avhengig av krisen og varighet av denne, vil også direktører, virksomhetsledere kunne uttale seg om faglige saker. Dette skal alltid være koordinert med kriseledelsen/kommunikasjonssjef.

I situasjoner som berører fare for liv og helse, som ulykker, straffbare forhold og naturkatastrofer, er det politiet som uttaler seg om faktiske forhold.

Kommunens eksterne kommunikasjonskanaler i krise

Kommunens egen nettside er hovedkanalen og nav for informasjon under kriser. Aktueltsaker/ pressemeldinger som legges ut her, blir også delt på kommunes Facebook-side etter faglige vurderinger.

Kommunikasjonskanaler i en krise:

• kommunens nettside
• kommunens sosiale medier (Facebook,e.l)
• innbyggertorg
• telefontjenester/pårørendetelefon etc.
• media
• varsling via sms (kun for å varsle i forbindelse med alvorlige hendelser)

I noen tilfeller, for eksempel ved langvarig strømstans og bortfall av nettilgang/telefon, kan det være nødvendig å ta i bruk andre og analoge kanaler:

• analoge brev/flyers
• plakater på skoler, knutepunkt, kjøpesentre, forsamlingslokaler etc.
• informasjonsmøter
• oppsøke husstander med informasjon
• o.l

Internkommunikasjon

Ansatte er alltid en viktig ressurs i enhver krisehåndtering, selv om krisen ikke skulle omfatte interne forhold. Kanaler for interninformasjon er:

• intranett
• Viva Engage
• lederlinjen
• allmøter
• e-post

Språk

Det er behov for god informasjon til hele befolkning. Derfor vurderes kontinuerlig tilrettelegging for informasjon på flere språk da det i kommunen er et mangfold av språkgrupper som bør ivaretas i krisekommunikasjonen. For overordnede og langvarige kriser som f.eks pandemi, foreligger det oftest informasjon på flere språk hos nasjonale myndigheter.

Kommunen har avtale med tolketjenester for å sikre oversettelser og tolking ved behov.

Ved en større hendelse vil både riksmedia og internasjonale medier kunne komme på banen og kreve kommunikasjon på minimum engelsk.

Egen krisekommunikasjonsplan

En egen plan for kommunens krisekommunikasjon vil også bli utarbeidet og lagt i kvalitetssystemet.  

12. Evakuerte og pårørende senter (EPS)

I forbindelse med akutte, uønskede hendelser og kriser av et visst omfang som rammer flere, har politiet og kommunen et felles ansvar for at de involverte og deres pårørende blir godt ivaretatt.

Politiet eller kommunedirektøren beslutter opprettelse av EPS.

Kommunen har ansvar for å drifte EPS.

• Det er inngått avtaler med Thon Hotell Oslofjord og Quality Hotel Expo om etablering av EPS.
• Asker kommune har også utstyr for etablering av EPS på Midtbygda skole. 

Et EPS vil i en tidlig fase være et sted der involverte og pårørende kan få informasjon, emosjonell førstehjelp og samtaler; et samarbeid mellom Politiet og kommunens ledelse.

EPS ledes av en definert gruppe ledere i kommunen, og samvirker med politi/ nødetater og kommunenes kriseledelse. EPS styres fra kommunens kriseledelse.

Egen beredskapsplan er utarbeidet. Avtale om roller og ansvarsdeling mellom kommunen og politiet foreligger. Håndteringen reguleres gjennom tiltakskort.

Dersom lokalene for evakueringssenteret ødelegges eller av andre grunner ikke kan benyttes, må evakuering skje til annet sted. Nærliggende hoteller kan være aktuelle å benytte til dette formål.

13. Øvelser og evaluering

Kommunens kriseledelse øver minimum en gang i året - diskusjonsøvelse og/eller spilløvelse. Det forutsettes at alle som har beredskapsfunksjoner eller -oppgaver, har innsikt i, og kan utnytte relevante beredskapsplaner med tilhørende tiltakskort. 

De skal kunne benytte beredskapsplanverket og systematikken for krisehåndtering - også for håndteringen av situasjoner som har et potensiale til å utvikle seg til en krise. Herunder kommer også omdømmekriser. 

Ferdigheter i utnyttelse av beredskaps- og krisehåndteringsverktøyet DSB-CIM må øves og vedlikeholdes.

Hendelse i beredskapsplanen skal øves hvert annet år. Det skal foreligge en plan for opplæring som sikrer at alle som er tiltenkt en rolle i beredskaps- og krisehåndtering har tilstrekkelige kvalifikasjoner. Beredskapsansvarlig og beredskapsrådgiver kan bidra til opplæring. I tillegg har Direktoratet for Samfunnssikkerhet og Beredskap (DSB) ulike kurs i krisehåndtering

Det er forventet at alle som har en funksjon i beredskaps- og krisehåndtering er kjent med DSB-CIM.

14. Tiltakskort

Tiltakskortene skal fungere som planenes operasjonelle vedlegg. De skal utfylle beredskapsplanen slik at lovens krav blir ivaretatt. 

Tiltakskortene består av sjekklister for utøvelsen av roller og oppgaver i håndtering av krevende hendelser, eller fra ROS-analyser.

15. Arkivering

Beredskapsplaner og tilhørende tiltakskort skal lagres i kvalitetssystemet og i DSB-CIM.

Kommunens overordnede beredskapsplan er offentlig tilgjengelig. Tiltakskort og ressurslister er ikke offentlig tilgjengelig.

Referater og øvrige arbeidsdokumenter fra kriseledelsens møter arkiveres i Sharpoint.

Inn og utgående post vedrørende beredskapssituasjoner arkiveres i kommunens ordinære postsystem, eventuelt med begrensinger for innsyn som følge av gjeldende lovverk.