Del 1: Fem prinsipper for klart og forståelig språk

1. Vær bevisst hvorfor du skriver, og hvem du skriver til

Hva er målet med teksten din, og hvem skal bruke den? Hva vil du at leseren skal vite eller gjøre etter å ha lest den? Vi må alltid starte skriveprosessen med å finne ut hvem leseren er, og hva leseren skal bruke teksten til. I tekster med flere mottakere er det viktig at vi har klart for oss hvem som er hovedmottakeren.

Tilpass språket og innholdet til leseren. Det er forskjell på om du skriver til en kollega, til et politisk utvalg eller til innbyggerne. Vi må tenke på hva målgruppen har av kunnskap om saken fra før, og hvilke forutsetninger de har for å skjønne teksten. Ikke alle kjenner til regelverket og fagordene vi bruker. Derfor må vi i mange tilfeller forklare både saken, regelverket og fagordene slik at folk forstår dem.

2. Legg til rette for både kjapp og grundig lesning med det viktigste først, tydelige overskrifter, mellomtitler og punktlister

Når vi skriver, må vi sørge for at leseren får med seg viktige beskjeder og relevant informasjon. Leseren skal få med seg hovedbudskapet raskt og forstå teksten uten å måtte lese den flere ganger. Vi må også ta høyde for at leserne skanner teksten og ikke alltid leser hvert ord. Derfor må vi strukturere teksten slik at den kan leses effektivt:

Skriv det viktigste tidlig i teksten

Det som er viktigst for leseren, bør komme tidlig i teksten. Det kan for eksempel være et vedtak, en frist eller en annen viktig beskjed. Fakta, bakgrunnsinformasjon og regelverk kan komme senere i teksten. Ta dessuten bare med det som er relevant for leseren, og stryk resten.

Gjør teksten lett å skumlese med korte avsnitt og punktlister

Teksten blir lettere å skumlese når vi deler opp teksten i passelige avsnitt og bruker punktlister der det passer. Det er ekstra viktig når teksten skal gi en god brukeropplevelse også på små skjermer.

Bruk overskriften godt

Tydelige overskrifter gir verdifull informasjon. Derfor er det lurt å bruke overskriftsplassen godt. Korte overskrifter gir lite informasjon, så bruk gjerne setninger og spørsmål. I tillegg må vi ta hensyn til at overskriftene skal være søkbare i fagsystemene og på nettsidene våre.

Gjør det enkelt å finne fram i teksten med tydelige mellomtitler

Tekstene våre blir lettere å orientere seg i hvis vi bruker informative mellomtitler. Mellomtitlenes oppgave er ikke bare å inspirere leseren til å lese avsnittet, de skal også hjelpe leseren til å finne fram til de mest relevante delene av teksten og til å velge bort det som ikke er like interessant. Vi kan bruke mellomtitler til å gi viktige beskjeder til leseren.

3. Få fram ansvar og roller med et aktivt språk. Bruk du, dere og vi når det passer

Det har mye å si hvordan vi omtaler leseren, og hvordan vi selv er til stede i tekstene. Disse tipsene bidrar til forståelige, tydelige og imøtekommende tekster:

Snakk med, ikke om

Vi bør tenke på at vi skal snakke med og ikke til mottakeren, også når vi skriver. For å gi teksten en mer imøtekommende og personlig tone bør vi bruke du og dere når vi skriver. Unngå så langt som mulig å omtale leseren i tredjeperson (tiltakshaver, mottaker, søker, bruker, hjemmelshaver) eller ved hjelp av ubestemt pronomen (man og en). Bruk heller ikke høflighetsformene De eller Dem som tiltaleform. Disse oppleves stive og skaper avstand.

Bruk vi

Det skal være lett å se hvem som er avsender av teksten. Vi skal derfor introdusere Asker kommune tidlig i teksten og bruke navnet når vi sier noe om kommunens rolle og oppgaver. Videre i teksten er det greit å variere med vi. Da blir det også enklere for leseren å forstå rollene i teksten – hva som er forventet av leseren, og hva leseren kan forvente av kommunen.

Få fram hvem som gjør hva

Passivformuleringer kan skjule hvem som er aktøren i setningene. Da kan det bli uklart hvem som skal gjøre hvilke oppgaver, og hvem som har ansvar for hva.

4. Skriv så flest mulig forstår. Bruk et konkret og oppdatert språk. Forklar fagord og forkortelser om du må bruke dem

Noe av det som skaper omveier i kommunikasjonen, er at vi ofte bruker formuleringer som er fremmede for leseren, og abstrakte og gammelmodige uttrykksmåter. I stedet bør vi bruke et oppdatert språk med ord og setninger flest mulig forstår:

Velg ord leserne våre kjenner, og forklar fagbegreper

Vi vinner ofte mye på å lene oss mer mot måten vi uttrykker oss muntlig, og velge formuleringer alle leserne kjenner fra før. Velg bort ord og uttrykk som forbindes med umoderne byråkratspråk, som hvorledes, angående og vedrørende. I flere av tekstene våre trenger vi likevel fagbegrepene eller ord fra regelverket. Da bør vi alltid forklare dem.

For å gjøre teksten lettere å lese kan det også noen ganger være greit å bruke interne forkortelser, for eksempel hvis du mange ganger må gjenta navnet på en avdeling med veldig langt navn. I så fall er det enklest å gjøre det ved å sette forkortelsen i parentes første gang du bruker den.

Bruk verb i stedet for substantiver når vi uttrykker handling

Når vi skriver, har vi lett for å gjøre verb om til substantiver fordi det kan virke mer formelt eller saklig. Problemet er at det gjør språket tyngre og mer abstrakt – og dermed vanskeligere å forstå.

5. Les gjennom teksten din, og få gjerne innspill fra en kollega

Les teksten høyt for deg selv. Det du ikke klarer å si, bør du heller ikke skrive.

Få også gjerne en kollega til å lese gjennom teksten din når det er mulig, og særlig hvis du er i tvil om en formulering er forståelig. Det er lett å se seg blind på egen tekst.

Når alt kommer til alt, er det leserne våre som kan avgjøre om teksten er klar og forståelig. Derfor bør vi involvere innbyggerne og andre målgrupper når vi jobber med spesielt viktige tekster, bearbeider maler og på andre måter jobber med å forbedre tjenestene våre.