Bærekraftige anskaffelser i Asker

Forord

Asker kommune anskaffer årlig varer og tjenester for ca. 1,7 milliarder kroner (2022). Verdien av investeringer i bygg og anlegg på ca. 1,3 milliarder kroner (2022), totalt ca. 3 milliarder kroner årlig. I tillegg kommer verdien fra kommunens selskaper. Totalt anskaffer offentlig sektor i Norge for rundt 600 milliarder kroner årlig. Klimafotavtrykket av dette er beregnet til 16 millioner tonn CO2 . Beregnet etter folketall tilsvarer dette ca. 60 000 tonn CO2 for Asker.

Asker kommune har, gjennom sin markedsmakt og ved aktiv bruk av bestillingskompetanse i anskaffelsene, en stor mulighet for å nå egne mål og påvirke sine omgivelser. Dette skjer ved å sette krav som bidrar til utvikling av bærekraftig næringsliv, gunstig miljøpåvirkning og gode sosiale samfunnsforhold.

Stor markedsmakt innebærer også et stort ansvar. Asker kommune skal være i forkant av en bærekraftig utvikling og dette setter store krav til innretting av anskaffelsene. Flere av kommunens temaplaner beskriver hvor viktig anskaffelsene er og hvordan en gjennom disse skal oppnå fastsatte mål og tiltak.

Gjennom næringsplanen er det vedtatt at Asker kommune gjennom innkjøp og anskaffelser skal stimulere til grønn omstilling i leverandørmarkedet samt stimulere til innovasjon og utvikling av nye lokale produkter og tjenester. Klimaplanen viser videre hvordan vi skal nå lavutslippssamfunnet og gå over til en mer sirkulær økonomi. Flere temaplaner finnes og flere kommer etter hvert. I hele anskaffelsesprosessen er det derfor viktig at planer omsettes til praksis.

Både store og små anskaffelser inngår i kommunens totale forbruk av varer og tjenester. Derfor må bevissthet rundt konsekvenser av alle anskaffelser innarbeides i prosesser i hele kommuneorganisasjonen. Noen ganger må det prioriteres mellom ulike mål som skal nås, men like ofte kan ulike mål henge sammen og bidra til at resultater kan nås og forsterkes på flere områder samtidig. For eksempel kan avtale om leveranse av kortreiste varer og tjenester bidra både til å nå klimamål gjennom mindre transport og samtidig gi økonomisk bærekraft gjennom å stimulere lokalt næringsliv.

Bevissthet i anskaffelser innebærer å vurdere egne behov og alternative måter for behovsdekning. Må vi kjøpe nytt, kan vi dele på utstyr og ressurser? Også utfasing- og avhendingsfasen av det som anskaffes må vi være bevisste på. Sirkulærøkonomi og realisering av restverdi må ivaretas.

Bevissthet i anskaffelser innebærer å planlegge leveranser slik at hastebestillinger unngås og at kritiske varer og tjenester er tilgjengelig når vi trenger dem.

Bevissthet i anskaffelser innebærer også å sikre at utelekeapparatene i skoler og barnehager er trygge i bruk, og at leker og formingsmateriell er uten miljøgifter. Maten i institusjonene skal være sunn og god og samtidig gjerne være kortreist og i sesong, lyskilder skal gi godt lys, men bruke lite strøm. Leverandører av bank- og forsikringstjenester skal investere miljøriktig og sosialt rettferdig. Bygg, produkter og IKT-løsninger skal være universelt utformet. For alle områder er det mulig å styre mot en stadig mer bærekraftig ressursbruk.

Innledning

Formål med anskaffelsesplattformen

Asker kommune skal ha en omforent plattform for hele kommunens organisasjon og ansatte. Den gjelder for alle kommunale anskaffelser knyttet til egen drift/tjenesteproduksjon og investeringer. Dokumentet gir føringer for håndtering av varekjøp, tjenestekjøp, entrepriser innen bygg/anlegg og ulike former for samarbeid som innebærer anskaffelser.

Kommunens anskaffelsesplattform er også styrende eller retningsgivende for kommunens selskaper gitt den enkelte selskapsform og innretning.

Anskaffelsesplattformen understøtter og medvirker til at kommunens sentrale målsettinger og mål inntatt i plansystemet ellers kan nås innenfor rammen av anskaffelsesregelverk, markedsmuligheter og innovasjonsbehov. Plattformen viser hvordan kommunen håndterer sine anskaffelser gjennom økt bevissthet rundt gitte rammebetingelser og nødvendige prioriteringer og veivalg.

Grunnleggende for alle planaktiviteter er bærekraft og spesielt de utvalgte bærekraftsmålene inntatt i kommuneplanen. Miljømessig, sosial og økonomisk bærekraft er forutsetning for en samlet bærekraftig utvikling.

Anskaffelsesplattformen gir også grunnlag for videre utvikling av berørte reglementer, rutiner, underordnede kategoristrategier, tilrettelegging av systemer, malverk, interne veiledere og opplæring. Med utgangspunkt i overordnet anskaffelsesplattform utarbeides det administrativt mer detaljerte kategoristrategier og anskaffelsesplaner innenfor definerte anskaffelseskategorier.

Sammendrag

Alle anskaffelser i Asker kommune skal skje med bevissthet rundt hvordan anskaffelsen kan gjøres mest mulig miljømessig, sosialt og økonomisk bærekraftig.

Krav

Anskaffelser skal være knyttet til kommunens avklarte behov. Krav knyttet til varer, tjenester og leverandører skal være i tråd med gjeldende lover og forskrifter samt retningslinjer nedfelt i overordnet anskaffelsesplattform og detaljert strategi for anskaffelseskategorien leveransen inngår i.

Ansvar

Sentral anskaffelsesenhet (seksjon for Anskaffelser) er ansvarlig for utarbeidelse og oppdatering av kategoristrategiene og tilknyttede rutiner. Alle som anskaffer og kjøper inn til kommunen er ansvarlig for å sette seg inn i og følge opp strategier og rutiner slik at lovlighet, ansvarlighet og målsettinger oppfylles. Kommunens anskaffelser skal inngi tillit hos alle.

Gode anskaffelser sikres ved

• Avklare behov og mulighetsrom
• Følge rutiner og standarder for anskaffelsesprosess
• Følge opp leveransen og kontraktsvilkårene

Anskaffelser og økonomisk bærekraft

Overordnede hensyn

Regelverket om offentlige anskaffelser skal sikre at det offentlige gjør effektiv bruk av samfunnets ressurser. Dette oppnås gjennom at kontrakter tildeles etter konkurranse og at leveranser og vilkår aktivt følges opp. Kommuneplanen har som mål at Asker er en økonomisk robust og bærekraftig kommune. Dette innebærer at Asker kommune har god økonomisk bærekraft, god økonomistyring og effektiv tjenesteproduksjon.

Gevinstrealisering kan her oppnås både gjennom å oppnå lave priser og ved riktig kvalitet. God planlegging, god anskaffelsesprosess og god kontraktsoppfølging er vesentlig for å sikre at mål oppnås og tiltak gjennomføres.

• Alle anskaffelser skjer i henhold til lov og forskrifter om offentlige anskaffelser
• Konkurranse er anskaffelsesformen ved de aller fleste anskaffelser

Hvordan sikrer vi økonomisk bærekraft i praksis?

Kompetanse og organisering

Økt forståelse av anskaffelsene som en strategisk og aktiv del av tjenesteutvikling og måloppnåelse er nødvendig å innarbeide i hele kommuneorganisasjonen. Dette innebærer også å identifisere og gi tydelige ansvar og rammer for ulike roller i anskaffelsesprosessen.

• Øke kompetansen i hele organisasjonen, spesielt om gjennomføring av de enkleste anskaffelsene under utlysningsverdi, bruk av inngåtte rammeavtaler og hvordan bærekraft hensyntas i anskaffelser.
• Bevisst vurdering av anskaffelsesbehovet skal inn i alle plan- og utviklingsprosesser
• Anskaffelser over terskelverdi for utlysning og der det benyttes frivillig kunngjøring koordineres av sentral anskaffelsesseksjon.
• Innhenting av tilbud uten behov for utlysning kan ivaretas av annet kompetent personell i tilrettelagte systemer for dette.

Anskaffelsesprosessen og kontraktsoppfølging

Anskaffelsesprosessen består av blant annet planlegging, konkurransegjennomføring, kontraktsoppfølging og kontraktavslutning. Et godt og helhetlig resultat krever innsats fra ulike kompetanser og kapasiteter i kommunen gjennom hele prosessen.

For å sikre god totalstyring må også styring av anskaffelsesprosesser prioriteres.

• Arbeidet med kontraktstyring skal videreutvikles gjennom ytterligere styrking av opplæring, rutiner, prosesser og verktøy.
• For alle anskaffelser er det avklart tilgjengelige ressurser og hvem som er ansvarlige i definerte anskaffelsesroller og for kontraktsoppfølging.
• Ansvaret til kontraktseier skal spesielt tydeliggjøres for å sikre at oppfølgingen av kontrakter ivaretar virksomhetens og kommunens interesser.
• Alle avtaler om anskaffelser og forpliktende samarbeid som skal følges opp registreres i felles avtaleforvaltningssystem og tilgjengeliggjøres for de som berøres.
• Oppfølging av leverandører og bidrag til å opprettholde sunne markedsforhold prioriteres.
• Alle krav og vilkår i avtaler skal være mulig å kontrollere og skal aktivt følges opp.
• Internkontrollen omfatter også anskaffelsene og innebærer oppfølging av prosesser, avtalelojalitet, vilkår og resultater.

Analyser

Å sikre riktig datagrunnlag og foreta rette analyser er en forutsetning for å bedre kommunens anskaffelser. Egen utvikling og sammenligning med andre må kunne måles.

• Analyser av anskaffelsesbehov innenfor ulike kategorier sikres og det utvikles kategoristrategier for bedre prioriteringer, planlegging og styring.
• Det utarbeides egen anskaffelsesplan ved anskaffelser over nasjonal terskelverdi for utlysning og for alle anskaffelser med større strategisk betydning.
• Kommunen skal bidra til, og ta i bruk, felles løsninger for nasjonal offentlig anskaffelsesstatistikk.

Standardisering

Leverandører sier at en av hovedutfordringene ved å levere til offentlig sektor er at det er liten grad av standardisering av krav på tvers av oppdragsgivere. Standardisering av krav på tvers av oppdragsgivere vil bidra til å redusere ressursbruken i de enkelte anskaffelsene for leverandørene. Dette vil særlig være gunstig for små og mellomstore virksomheter og kan bidra til større konkurranse. Det er ikke nødvendigvis strenge krav som gjør at små- og mellomstore virksomheter ikke kan delta, men ressursbruk knyttet til å tilpasse og dokumentere at de ulike kravene oppfylles. Standardisering reduserer også ressursbruken for oppdragsgivere og kan bidra til at større deler av markedene er i stand til å oppfylle ønskede krav. Det er derfor hensiktsmessig å benytte standarder for maler, krav og vilkår.

• I størst mulig grad medvirke til og benytte hensiktsmessige standarder for anskaffelsesprosesser, dokumentmaler og kontrakter.
• Bruke etablerte nasjonale verktøy og veiledere der disse finnes for å sikre standardisering og forenkling.

Digitalisering

Digitalisering forenkler anskaffelsesprosessen for kommunen som oppdragsgiver og for tilbyderne. God digital støtte forebygger feil og sikrer god oppfølging.

• Hele anskaffelsesprosessen skal være støttet digitalt, være sømløst integrert og lett å bruke både for leverandører og kommunen som oppdragsgiver.

Avtaledekning og leveransesikkerhet

På anskaffelsesområder der det er behov for gjentagende leveranser av store volum eller som dekker behov innen kritiske funksjoner er det viktig å sørge for leveransetrygghet. Leverandører som tildeles rammeavtaler eller inngår i ulike former for strategisk partnerskap skal derfor være robuste og ha en trygg leveransekjede. Den siste tidens utfordringer som f.eks. pandemi, krigsutbrudd, klimaendringer og energikrise kan gi varige utfordringer knyttet til råvaretilgang, produksjon og transport. Varehandelen er i stor grad global, og det vil være behov for å sikre alternative løsninger og kanskje større grad av selvforsyning.

• Kommunen benytter rammeavtaler for alle identifiserte gjentagende anskaffelsesbehov.
• Ensidig avhengighet av enkeltmarkeder søkes unngått.
• Avklare om det finnes kortreiste alternativer og ved behov foretrekke dette der det er mulighet etter regelverket.

Markedsstimulering

Regelverket setter krav til fri konkurranse og tilgang til at tilbydere likeverdig kan konkurrere over kommune og landegrenser om offentlige leveranser. Allikevel kan kommunen aktivt tilrettelegge og gi økt mulighet for at også små/mellomstore bedrifter og lokale bedrifter kan delta i konkurransene. Dette innebærer også å legge bedre til rette for at nystartede, oppstarts- og innovasjonsbedrifter kan delta. Å bidra til utvikling av leverandørmarkedene lokalt, regionalt og nasjonalt gir økt konkurransekraft som igjen gir bedre tilbud til kommunen.

De senere års erfaring med pandemi, transportkrise og tiltagende verdensuro kan gi varige produksjons- og leveranseutfordringer innen viktige anskaffelseskategorier.

• Vi er offensive med å tydeliggjøre fremtidige behov og anskaffelsesplaner for lokalt næringsliv og samarbeidspartnere.
• Åpen dialog med leverandørmarkedet og andre i en tidlig fase av anskaffelsesprosessen gir kontakt med leverandørenes utfordringer og muligheter, samt er en forutsetning for å sette riktige mål, krav og prioriteringer.
• Større anskaffelser deles i mindre anskaffelser eller deltilbud der det er mulig og hensiktsmessig.
• Økonomiske kvalifikasjonskrav til tilbydere settes ikke strengere enn nødvendig.
• Leveransesårbarhet vurderes i alle kategoristrategier.

Innovasjonsbehov

For å kunne fortsette å levere fremtidsrettede tjenester av god kvalitet, må arbeidet med systematisk innovasjon styrkes i tjenesteutvikling og tilhørende anskaffelser. Miljøteknologi og velferdsteknologi er eksempler på dette. Evnen til å ta i bruk og skalere inn nye løsninger må utvikles i nær tilknytning til anskaffelsene. For å lykkes med dette, må kommunen blant annet etablere partnerskap og samarbeide med ulike nettverk både lokalt, regionalt, nasjonalt og/eller globalt.

• Velge anskaffelsesprosedyrer som tilstrekkelig ivaretar definerte innovasjonsbehov og utvikling.
• Benytte ytelses- og funksjonskrav som beskriver hva en ønsker å oppnå fremfor å peke på løsningen/produktet stimulerer utvikling og bedre løsninger.
• Kommunen skal gjennom innkjøp og anskaffelser stimulere til innovasjon og utvikling av nye lokale produkter og tjenester.

Anskaffelsessamarbeid

Å delta i større fellesavtaler egner seg i hovedsak best når behovet er likt på nasjonalt nivå, leverandørmarkedet er internasjonalt/nasjonalt og det er store transaksjonskostnader å spare. Det krever en god analyse av konkurransesituasjonen i markedet i forkant av en slik avgjørelse, og det bør ikke inngås store fellesavtaler i bransjer der offentlig sektor er for dominerende som kunde til å kunne opprettholde en sunn konkurranse.

• Kommunen søker å delta i ulike operative anskaffelsessamarbeid lokalt, regionalt og annet for å oppnå volumfordeler og redusere ressursforbruk der det er hensiktsmessig og ikke kommer i konflikt med hensynet til opprettholdelse av fungerende konkurransemarked, eller ivaretagelse av små og mellomstore bedrifters adgang til markedet.
• Kategoristrategiene skal inneholde føringer på hvilke typer kjøp som kan gjøres lokalt, regionalt eller nasjonalt.

Eksterne aktører og samarbeid

Utvikling av verktøy, veiledningsmateriell, standarder med mer som er relevant for utviklingen innenfor offentlige anskaffelser ivaretas i Norge av definerte aktører innenfor ulike forvaltningsnivå, men også av andre med offentlig oppdrag/formål, stiftelser, interesseorganisasjoner og andre naturlige samarbeidspartnere. Eksempler på dette er Næringsdepartementet (NFD), direktoratet for økonomistyring (DFØ), KS og KS Innkjøpsforum, Standard Norge, Miljømerking Norge, Fairtrade Norge, arbeidslivets organisasjoner med flere. Det er i kommunens interesse å kunne samarbeide med disse og andre for å benytte hverandres unike tilbud og kompetanse for å fremme bedre anskaffelser.

• Kommunen bidrar aktivt i egnede eksterne faglige samarbeid og søker å utnytte deres egenart til å skape et fungerende helhetlig anskaffelsesmiljø.
• Kommunen kan inngå i forpliktende samarbeid rundt utvikling av offentlige anskaffelser og vurderer medlemskapsordninger der dette finnes hensiktsmessig.

Anskaffelser og miljømessig bærekraft

Overordnede hensyn

Asker kommune har gjennom en rekke besluttede tiltak etablert et systematisk arbeid for at kommunens handlinger skal være miljømessig bærekraftige. Spesielt relevant er kommunens temaplan Handling mot klimaendringer.

Kommunen skal styrke arbeidet med miljøvennlige anskaffelser. Det skal stilles miljø- og klimakrav ved alle vesentlige kommunale innkjøp av varer og tjenester.

Kommunen har også betydelig påvirkningskraft på markedet gjennom sine investeringer i bygg og anlegg, og skal benytte sin rolle som en stor offentlig byggherre til å redusere klimafotavtrykket fra kommunens bygg- og anleggsprosjekter, og være pådriver for at private utbyggere gjør tilsvarende.

Hvordan sikrer vi miljømessig bærekraft i praksis?

For å nå kommunens og samfunnets bærekraftmål er det nødvendig å utvikle kompetansen og kapasiteten på prosjektgjennomføring, utvikling og innovasjon av bærekraft i anskaffelsene. Det er behov for å systematisere og forsterke miljø- og klimakrav som stilles. For å oppnå bred effekt bør krav til leverandører i større grad samordnes av offentlige oppdragsgivere.

I tillegg til de anskaffelsesfaglige og regelverksmessige utfordringene blir anskaffelsesprosessene dermed mer komplekse ved innarbeidelse av flere typer krav og vilkår. Det er ikke nok å sette mål, disse skal omsettes i praksis og må kunne følges opp.

• Vi vil som hovedmål etterspørre klima- og miljøvennlige løsninger i alle våre anskaffelser som bidrag til klimagassreduksjon.
• Søke opp og benytte relevante verktøy, veiledere og tilbud for miljøkrav i anskaffelser, eksempelvis anskaffelser.no, Miljømerking, Viken fylkeskommunes rådgivingstjeneste om klimavennlige anskaffelser og lignende.
• For å oppnå effektivitet og lovlighet må krav settes ut fra kunnskap om modenhet av bærekraft i de ulike markedene. For modne markeder og produkter kan absolutte krav settes til tilbydere og produkter for å kunne delta. For mindre modne markeder så må vi av og til nøye oss med å sette kravene som bør-krav og premiere dette som tildelingskriterier.

Analyse og målinger av miljøbidrag fra anskaffelser

Kommunen ønsker å få oversikt over klimafotavtrykket av varene og tjenestene som anskaffes.

• I kommende anskaffelser skal det vurderes om det er mulig å dokumentere klimafotavtrykket for varen/tjenesten, og om klimafotavtrykket for varen/tjenesten kan benyttes som en del av tildelingskriteriene.
• Det etableres målinger av andelen kommunale anskaffelser hvor klima/miljø er vektet enten i tildelingskriterier, kvalifikasjonskrav eller absolutte krav til produktet/tjenesten.
• Resultater av målingene innarbeides i klimaregnskapet.
• Taksonomimodellen (KS/SSB/EU) for måling av bærekraft er også aktuell her.

Aktuelle forpliktelser og prosjekter som skal følges opp i anskaffelsene

Asker kommune har satt i gang og deltar i en rekke prosjekter som har betydning for hvordan kommunen også må innrette sine anskaffelser. Ved anskaffelser må en derfor orientere seg og tilpasse seg til disse. Eksempler på slike prosjekt er:

• kommunens ombruksprosjekt
• prosjektet for grønn mobilitet
• varelogistikkprosjekt i E18 Vestkorridoren (VIV)
• felleserklæringen fra Viken-kommuner for omstilling til transport på elektrisitet, hydrogen og biogass i anskaffelser av varer og tjeneste.r

Sirkulærøkonomi

Kommunen skal i størst mulig grad sette søkelys på miljøvennlig forbruk og være pådriver for sirkulær økonomi. Dette omfatter også å la være å kjøpe noe, ombruk og gjenvinning.

• Kommunen skal alltid vurdere ombruk og reparasjon før det kjøpes noe nytt
• Ved alle anskaffelser vurdere om det kan stilles krav som gir leverandører insentiv til å gjøre produktet eller tjenesten mer sirkulær, og bistå i å holde ressurser i et kretsløp der gjenbruk og resirkulering fører til mindre behov for å ta ut nye råvarer.
• Søke å redusere avfallsmengdene ved alle leveranser.
• Legge inn forbehold i aktuelle anskaffelser at estimater på innkjøpsvolum kan nedjusteres dersom kommunen har mulighet til å anskaffe brukt fra annet hold.

Materialretur/emballasje

Kommunen skal redusere emballasje i sine varekontrakter, og sørge for at emballasje som benyttes kan ombrukes eller gjenvinnes.

• Kommunens leverandører av produkter som omfattes av produsentansvaret skal være medlem i offentlig godkjent returordning for å sikre at avfall håndteres riktig.
• Krav til emballasje – skal kunne materialgjenvinnes.
• Kommunen har selv kontrollmedlemskap i Grønt Punkt Norge og følger opp forpliktelser som følger av dette.

Miljøsertifisering av leverandører

Kommunen skal være pådriver for miljøsertifisering av lokale og andre bedrifter, blant annet gjennom å stille krav i kommunens anskaffelser.

• I alle vare- og tjenesteavtaler skal det som hovedregel stilles som kvalifikasjonskrav at leverandørene har et miljøledelsessystem.
• Bidra til flest mulig leverandører gjennomgår sertifisering i en tredjeparts sertifiseringsordning.
• Der det er mulig, sette kvalifikasjonskrav til at leverandøren er miljøsertifisert etter tredjeparts sertifiseringsordning, i enkelte kategorier sette kontraktkrav til forpliktelse om slik sertifisering.

Bruk av miljømerker

I alle anskaffelser skal det vurderes hvordan det kan stilles miljø- og klimakrav til selve produktene og tjenestene som leveres på avtalen.

• Stimulere til at flere produkter og tjenester blir miljømerket, gjennom samarbeid med sekretariater til merkeordninger og med leverandørmarkedet.
• Hvor det er tilgjengelig, alltid benytte miljømerker type I (ISO 14024), dvs. merker som er livsløpsbaserte tredjepartsmerker og med det sikrer effektive miljø- og klimakrav.
• For å sikre ønskede egenskaper, skal miljømerker type I som hovedregel stilles som minstekrav eller kontraktkrav i anskaffelser hvor dette er mulig. Benyttes miljømerker som tildelingskriterium, skal det gis lavere score til miljømerker som er mindre relevante eller omfattende.
• Graden av innslag av miljømerkede produkter fastsettes i hver kategoristrategi og måles.
• Miljømerkede produkter synliggjøres i kommunens ehandelskataloger.

Spesielt om kjøretøy, transport og maskiner

Kommunen skal gjennomgå en systematisk utskifting av sine kjøretøy og maskiner. Utskiftningen skal sørge for at unødvendig innkjøp unngås og skal sørge for en fossilfri kjøretøy- og maskinpark på elektrisitet, hydrogen og biogass.

• Kommunen velger utslippsfritt i sine anskaffelser av kjøretøy
• Kommunen stiller krav om at alle transportoppdrag skal skje med biogass eller utslippsfri kommersielt tilgjengelig teknologi.
• Kommunen velger utslippsfritt i sine anskaffelser av maskiner og ikke-veigående kjøretøy der disse er kommersielt tilgjengelige.
• Kommunen stiller krav om utslippsfrie bygg- og anleggsplasser i sine bygg- og anleggsprosjekter, der det finnes kommersielt tilgjengelig teknologi.
• Kommunen skal tilrettelegge for redusert bilbruk til og i arbeid for sine ansatte, bl.a. gjennom å legge til rette for digitale møter og hjemmekontor, mobilitetsavtaler, elsykler og kampanjer.

Transport og logistikk som spesielt utviklingsområde

Transport av varer og tjenester i alle distribusjonsledd har betydelig påvirkning på utslipp og er en stor kostnadsdriver. I rammeavtaler spesielt er det viktig å ha oppmerksomhet på logistikk og hvordan både utslipp og økonomiske kostnader kan reduseres.

Kommunene Drammen, Asker, Bærum og Oslo har sammen med Viken fylkeskommune og Statens vegvesen etablert det regionale prosjektet Effektiv og fremtidsrettet Varelogistikk i E18 Vestkorridoren (VIV-prosjektet). Prosjektet har som mål å bidra til en bærekraftig varelogistikk på strekningen Oslo-Drammen.

• Samordne bestillinger, redusere antall leveransedager og fylle opp kjøretøy.
• Medvirke til prosjektet om felles bylogistikk / oppsamlingshuber / samkjøring.

Anskaffelser og sosial bærekraft

Overordnede hensyn

Vi skal vise og ta sosialt samfunnsansvar i våre anskaffelser. Alle våre anskaffelser skal ha like konkurransebetingelser, og vise gjennomsiktighet, forutsigbarhet og åpenhet.

Gode anskaffelser skal bidra til å gi kommunen et godt omdømme og tillit blant innbyggere, leverandører, overordnede myndigheter, andre kommuner med flere.

Hvordan sikrer vi sosial bærekraft i praksis?

Kommunen har nulltoleranse for arbeidslivskriminalitet, korrupsjon og sosial dumping. Å tillate useriøse aktører og kriminalitet i kontrakter har store konsekvenser. Svart økonomi og arbeidslivskriminalitet undergraver rettferdig konkurranse, arbeidstakernes rettigheter og finansieringen av velferd. Svart økonomi er også uforenlig med et godt tjenestetilbud. Svart økonomi skaper ikke verdier og velferd, men finansierer kriminell virksomhet.

Sosialt utenforskap handler om at enkeltpersoner eller grupper står utenfor samfunnet på viktige arenaer. Kommunens anskaffelser kan også påvirke muligheter for flere til å ta del i samfunnslivet gjennom aktiviteter og arbeid.

Sosialt ansvar

Kommunen skal ivareta sin anskaffelsesforvaltning i tråd med allmenngyldige etiske verdier og normer. Alle anskaffelser i kommunen skal gjennomføres med integritet.

• I alle anskaffelser skal det vurderes hvordan det kan stilles sosiale krav til utforming av produktene og tjenestene som leveres på avtalen.
• Asker kommune skal ha egnede rutiner for å fremme respekt for menneskerettigheter ved offentlige anskaffelser der det er risiko for brudd på slike rettigheter.

Seriøst arbeidsliv – motvirke arbeidslivskriminalitet

For å hindre svart økonomi og arbeidslivskriminalitet følger kommunen de 10 strategiske grep, som er utarbeidet av arbeidslivsorganisasjonene gjennom samarbeidsavtalen:

1. Ta et klart standpunkt: Vi skal ikke ha svart økonomi eller arbeidslivskriminalitet i våre anskaffelser
2. Rett innsatsen inn der risikoen er størst
3. Gå konkret til verks – Sjekk at leverandører faktisk har alt på plass
4. Begrens antall ledd i kontraktskjeden
5. Sett krav til fagkunnskap
6. Vit hvem som arbeider for oss
7. Vit hvem vi betaler til
8. Krev innsyn i relevante skatteopplysninger
9. Gjennomfør kontroller
10. Bruk de gode verktøyene som finnes

Regjeringen har startet arbeidet med en ny Norgesmodell for seriøsitet i arbeidslivet. Asker kommune vil ta opp og følge denne modellen når den foreligger.

• Kommunen støtter opp om og benytter omforente seriøsitetsbestemmelser.
• Kommunen skal ta forholdsregler for å hindre svart økonomi og arbeidslivskriminalitet.

Lønns- og arbeidsvilkår

For konkurransefasen har kommunen som målsetting å forhindre at det inngås kontrakter hvor brudd på konvensjonene har foregått i noen ledd av produksjonsfasen.

• Kommunen skal sette som betingelse at oppdraget skal utføres av leverandørens egne faste ansatte, eventuelt av underleverandør og deres ansatte, eller ved bruk av lovlig innleid arbeidskraft. Valgte leverandør skal som et minimum følge hovedavtalens bestemmelser.
• Kommunen skal stille krav om at produkter blir produsert og oppdrag blir utført i samsvar med arbeidslovgivningen på produksjonsstedet og med relevante folkerettslige konvensjoner som Norge har ratifisert. Ved motstrid mellom disse skal den høyeste standarden gjelde.

Lærlinger

Å stille krav om bruk av lærlinger i anskaffelser er et viktig virkemiddel for å øke tilgangen til læreplasser. Anskaffelseslovens §7 slår fast at norske kommuner skal stille krav om at leverandører i utvalgte bransjer er tilknyttet en lærlingordning, og at en eller flere lærlinger deltar i arbeidet med gjennomføringen av kontrakten. Dette kravet gjelder i bransjer hvor departementet i forskrift har definert at det er særlig behov for læreplasser.

• Asker kommune skal stille et slikt krav til leverandører i disse bransjene, og ellers oppfordre leverandører til å ta inn lærlinger.
• Asker kommune har egen handlingsplan for bruk av lærlinger i egen organisasjon.
• Krav til lærlingeplasser skal ellers vurderes aktivt i alle anskaffelser.

Antikorrupsjon

God forvaltning er viktig for at omgivelsene skal ha tillit til kommunen. Det er derfor også viktig at alle anskaffelsesprosessene er så åpne og gjennomsiktige som regelverket og god forretningspraksis kan tillate.

• Hele anskaffelsesprosessen skal være så digital som mulig.
• Åpenhet om anskaffelsene, også om de som ikke kunngjøres og allmenhetens innsyn i prosessene motvirker korrupsjon og styrker tilliten til kommunen.

Motvirke ulovlig anbudssamarbeid

Samarbeid mellom konkurrenter i forbindelse med en anbudskonkurranse kan skje på flere måter. Eksempelvis i form av prissamarbeid, markedsdeling eller informasjonsveksling i forkant av en anbudskonkurranse. Ulovlig samarbeid mellom konkurrerende virksomheter som begrenser konkurransen omtales ofte som karteller, og anses som en alvorlig form for økonomisk kriminalitet. Ulovlig samarbeid kan ta mange ulike former, men har det til felles at konkurransen i et marked begrenses og fører til høyere priser og færre valgmuligheter for forbrukerne.

• Asker kommune har en viktig rolle i å avdekke ulovlig samarbeid ovenfor konkurransemyndighetene, og bistå myndighetene i oppklaringen av overtredelser.

Sporbarhet

Det skal stilles krav til sporbarhet i hele leverandørkjeden.

• I alle vare- og tjenesteavtaler skal det som hovedregel stilles som kvalifikasjonskrav at leverandører som er omfattet kan dokumentere at de etterlever kravene i åpenhetsloven.
• I kontraktene sette vilkår om at gjeldende varegrupper som anskaffes skal være produsert i overensstemmelse med grunnleggende krav til arbeidstakerrettigheter og barns rettigheter.

Bruk av sosiale merkeordninger – etisk handel

Sosiale merkekrav retter seg som regel mot produksjonen av varene, eller utførelse av tjenestene. Sosiale krav kan knytte seg til rettferdig handel. Det vil si handel som sikrer produsentene og råvareleverandørene et minstemål av rettigheter. Det kan imidlertid også dekke rettigheter for arbeidstakere, slik som å sikre de grunnleggende ILO-konvensjonene (herunder forbud mot barnearbeid). Asker kommune er medlem av Fairtrade Norge. Som medlemskommune i KS er kommunen forpliktet til å ta hensyn til etisk handel i sine anskaffelser.

• Vi skal stimulere til at flere produkter og tjenester blir merket med sosiale merker – rettferdig handel, gjennom samarbeid med sekretariater til merkeordninger og med leverandørmarkedet.
• Hvor det er tilgjengelig, alltid benytte krav til tredjepartssertifiserte merkeordninger.
• Merkene skal som hovedregel stilles som minstekrav eller kontraktkrav i anskaffelser hvor dette er mulig. Benyttes sosiale merker som tildelingskriterium, skal det gis lavere score til sosiale merker som er mindre relevante eller omfattende.
• Graden av innslag av sertifiserte produkter fastsettes i hver kategoristrategi.
• Sosiale merkeprodukter synliggjøres i kommunens ehandelskataloger.

Universell utforming

Universell utforming og bruk av livsløpsstandard for produkter, tjenester og omgivelser skal sikre at samfunnet utformes slik at så mange som mulig kan delta aktivt uavhengig av funksjonsevne og spesiell tilpasning. Universell utforming dreier seg om å utforme og tilrettelegge produkter, omgivelser og tjenester på en slik måte at de kan brukes av alle mennesker. Universell utforming skal bidra til å gjøre samfunnet tilgjengelig for alle og forhindre diskriminering.

• Universell utforming skal hensyntas når Asker kommune velger produkter, tjenester og investerer i bygg og anlegg.
• Ved digitalisering; anskaffelser av digitale systemer, utvikling av nettsteder og mobilapplikasjoner skal disse være universelt utformet.

Lokale leverandører

Asker kommune skal jobbe aktivt for å stimulere til nye arbeidsplasser i Asker og vekst for det lokale næringslivet.

• Ved anskaffelser under terskelverdi for utlysning åpner regelverket for at vi kan skape konkurranse gjennom å forespørre flere lokale leverandører direkte.
• Dialog med lokalt næringsliv om kommunens kommende anskaffelsesplaner skal bedres.

Reservering av kontrakter

Som et alternativ til tradisjonelle leverandører kan kommunen også henvende seg til frivillige og ideelle aktører. Dette kan få frem mangfold, innovasjon og tilby en annen mobilisering av ressurser. Kontrakter om levering av helse- og sosialtjenester kan reserveres for ideelle organisasjoner. Et annet alternativ er å begrense konkurransen til virksomheter eller programmer som har som hovedformål å innlemme funksjonshemmede eller andre vanskeligstilte grupper i arbeidslivet. Stikkord er ideelle organisasjoner, sosiale entreprenører og vekstbedrifter.

• Asker kommune skal sammen med organisasjoner og næringslivet tilrettelegge for å skape arbeidsplasser for grupper som i dag har utfordringer med å komme inn i arbeidslivet.